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Recht
Verteilungsschlüssel bei der Abrechnung
So werden Kosten richtig aufgeteilt
Verteilungsschlüssel bei Betriebskosten in Österreich: Erfahre, wann Nutzfläche, Verbrauch oder Miteigentumsanteile für die Abrechnung gelten.
Veröffentlicht von
Edwin Schneider
Mit KI zusammenfassen
Einleitung
Betriebskosten, Wasser, Heizung oder andere laufende Aufwendungen entstehen in einem Mehrparteienhaus meist für das gesamte Gebäude. Damit daraus nachvollziehbare Kostenanteile für die einzelnen Wohnungen oder sonstigen Einheiten werden, braucht es einen Verteilungsschlüssel.
Die eigentliche Schwierigkeit liegt dabei selten in der Rechnung. Entscheidend ist vielmehr, welcher Schlüssel überhaupt verwendet werden darf. Je nach Immobilie, Rechtsverhältnis und Kostenart gelten unterschiedliche Regeln. Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes spielt die Nutzfläche eine zentrale Rolle, im Wohnungseigentum werden Aufwendungen nach Miteigentumsanteilen verteilt und für Wärme oder Warmwasser können wiederum die besonderen Regeln des Heizkostenabrechnungsgesetzes gelten.
Für Vermieter:innen ist deshalb vor allem die richtige Reihenfolge wichtig, zuerst muss geklärt werden, welches Recht auf das konkrete Verhältnis anwendbar ist. Erst danach lässt sich beurteilen, nach welchem Schlüssel die jeweiligen Kosten verteilt werden dürfen.
Was ist ein Verteilungsschlüssel?
Ein Verteilungsschlüssel legt fest, welchen Anteil gemeinsamer Kosten eine bestimmte Einheit trägt. Beträgt die für eine Abrechnung relevante Gesamtfläche eines Hauses beispielsweise 400 Quadratmeter und entfallen davon 80 Quadratmeter auf eine Wohnung, trägt diese bei einem reinen Nutzflächenschlüssel 20 Prozent. Von 1.000 Euro, die nach diesem Schlüssel aufzuteilen sind, würden somit 200 Euro auf die Wohnung entfallen.
In der Praxis begegnen dabei vor allem drei Bezugsgrößen: Nutzfläche, Miteigentumsanteile und tatsächlicher Verbrauch. Welcher Maßstab zum Einsatz kommt, ist jedoch nicht einfach frei wählbar. Ein Schlüssel kann gesetzlich vorgegeben sein, sich aus einer zulässigen Vereinbarung ergeben oder, etwa bei Heizkosten, aus einer Kombination mehrerer Faktoren bestehen.
Davon zu unterscheiden ist die Abrechnungseinheit. Sie beantwortet zunächst die Frage, auf welchen Teil einer Liegenschaft eine bestimmte Ausgabe überhaupt verteilt wird. Erst danach bestimmt der Verteilungsschlüssel, in welchem Verhältnis die beteiligten Einheiten diese Kosten tragen. Diese Unterscheidung kann beispielsweise bei getrennten Gebäudeteilen, Aufzügen oder anderen Anlagen relevant werden, die nicht allen Einheiten gleichermaßen dienen.
Ein Verteilungsschlüssel entscheidet außerdem nicht darüber, ob eine Ausgabe überhaupt auf Mieter:innen überwälzt werden darf. Das ist eine vorgelagerte Frage. Eine bestimmte Rechnung kann daher gegenüber dem Eigentümer tatsächlich angefallen sein, ohne dass sie deshalb automatisch Bestandteil einer zulässigen Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter wird. Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen ist diese Trennung besonders wichtig.
Lesetipp: Wie du mit der Abrechnung von Betriebskosten verfahren kannst, erfährst du in unserem Artikel Betriebskostenabrechnung in Österreich
Der Nutzflächenschlüssel im MRG
Unterliegt ein Mietverhältnis dem Vollanwendungsbereich des MRG, gibt § 17 MRG den zentralen Ausgangspunkt für die Kostenverteilung vor. Soweit kein zulässiger anderer Schlüssel vereinbart wurde oder sich aus besonderen gesetzlichen Bestimmungen etwas anderes ergibt, richtet sich der Anteil eines Mietgegenstands an den Gesamtkosten des Hauses nach dem Verhältnis seiner Nutzfläche zur Nutzfläche aller relevanten Mietgegenstände des Hauses. Dazu zählen nicht nur aktuell vermietete Wohnungen, sondern auch vom Vermieter selbst genutzte und trotz ihrer Vermietbarkeit nicht vermietete Mietgegenstände.
Die Grundrechnung ist einfach. Verfügt ein Haus über insgesamt 500 Quadratmeter maßgebliche Nutzfläche und hat eine Wohnung davon 75 Quadratmeter, beträgt ihr Anteil 15 Prozent. Fallen beispielsweise 8.000 Euro an Kosten an, die vollständig nach diesem Schlüssel aufzuteilen sind, entfallen davon 1.200 Euro auf diese Wohnung.
Wichtig ist dabei die Formulierung „maßgebliche Nutzfläche“. Für die Abrechnung nach dem MRG sollte nicht automatisch jene Quadratmeterzahl verwendet werden, die gerade im Mietvertrag, einem alten Exposé oder sonstigen Unterlagen zu finden ist. § 17 MRG enthält eine eigene Definition: Die Nutzfläche entspricht grundsätzlich der Bodenfläche des Mietgegenstands abzüglich der Wandstärken und der im Verlauf der Wände liegenden Durchbrechungen. Keller- und Dachbodenräume bleiben außer Ansatz, soweit sie ihrer Ausstattung nach nicht für Wohn- oder Geschäftszwecke geeignet sind. Auch Treppen, offene Balkone und Terrassen zählen nicht zur Nutzfläche im Sinn dieser Bestimmung.
Damit können unterschiedliche Flächenangaben für dieselbe Immobilie durchaus nebeneinander bestehen. Die im Inserat genannte Wohnfläche, eine Nutzfläche nach anderen technischen Regelwerken, der Nutzwert im Wohnungseigentum und die Nutzfläche nach § 17 MRG sind nicht automatisch identisch. Für die Abrechnung ist daher entscheidend, ob die verwendete Fläche nach den dafür maßgeblichen rechtlichen Regeln ermittelt wurde.
Auch bei der Ermittlung selbst macht das MRG Vorgaben. Grundsätzlich wird die Nutzfläche nach dem Naturmaß berechnet. Bei Gebäuden, für die die Baubewilligung nach dem 1. Jänner 1985 erteilt wurde, ist grundsätzlich der behördlich genehmigte Bauplan heranzuziehen. Eine abweichende tatsächliche Vermessung wird insbesondere relevant, wenn eine Berechnung nach dem genehmigten Plan nicht möglich ist oder eine Abweichung von mehr als drei Prozent nachgewiesen wird.
Bauliche Veränderungen innerhalb eines laufenden Mietverhältnisses führen ebenfalls nicht zwangsläufig sofort zu einer neuen Kostenverteilung. Verändert ein Mieter durch Maßnahmen im Inneren seines Mietgegenstands dessen Nutzfläche, bleibt diese Änderung für den Schlüssel grundsätzlich bis zur Beendigung dieses Miet- oder Nutzungsverhältnisses unberücksichtigt. Das Gesetz nennt ausdrücklich auch die Verglasung von Balkonen.
Für Vermieter:innen empfiehlt es sich deshalb, nicht nur den fertigen Prozentwert eines Mietgegenstands zu dokumentieren, sondern auch dessen Grundlage. Welche Einheiten wurden berücksichtigt? Welche Nutzflächen liegen zugrunde? Aus welchem Plan oder welcher Vermessung stammen sie? Gerade wenn ein Haus später umgebaut, geteilt oder erweitert wird, lässt sich so leichter nachvollziehen, ob der bestehende Schlüssel noch stimmt.
Was passiert bei Leerstand?
Eine der häufigsten Fehlerquellen ist der Leerstand. Steht eine Wohnung einige Monate leer, erscheint es zunächst logisch, ihre Fläche aus der Berechnung herauszunehmen und die tatsächlich entstandenen Kosten nur auf die bewohnten Einheiten zu verteilen. Im Vollanwendungsbereich des MRG ist das grundsätzlich nicht zulässig.
§ 17 MRG bezieht ausdrücklich auch Mietgegenstände ein, die trotz ihrer Vermietbarkeit nicht vermietet sind. Eine vermietbare Leerstandswohnung bleibt daher Bestandteil der maßgeblichen Gesamtnutzfläche. Ihr rechnerischer Anteil wird nicht auf die übrigen Mieter:innen verteilt.
Ein Beispiel macht den Unterschied sichtbar: Ein Haus hat 400 Quadratmeter relevante Nutzfläche. Eine Wohnung mit 60 Quadratmetern steht leer, während eine andere Wohnung 80 Quadratmeter umfasst. Der Anteil der 80-Quadratmeter-Wohnung bleibt bei 20 Prozent. Würde die leerstehende Wohnung fälschlich aus der Berechnung entfernt, würde sich der Anteil auf rund 23,5 Prozent erhöhen. Die verbleibenden Mieter:innen würden damit einen Teil jener Kosten übernehmen, der eigentlich auf die Leerstandsfläche entfällt.
Wie eingangs erwähnt, sind davon allgemeine Gebäudeteile oder Räume, die objektiv gar keinen vermietbaren Mietgegenstand darstellen zu unterscheiden.
Wann darf vom Nutzflächenschlüssel abgewichen werden?
Der Nutzflächenschlüssel ist der gesetzliche Regelfall, aber nicht vollkommen unveränderlich. § 17 MRG erlaubt für einzelne Aufwendungen des Hauses ausdrücklich einen anderen Schlüssel. Die Voraussetzungen sind allerdings streng, der abweichende Verteilungsschlüssel muss schriftlich zwischen dem Vermieter und allen Mieter:innen des Hauses vereinbart werden. Eine Klausel mit nur einem einzelnen Mieter reicht daher grundsätzlich nicht aus, um den gesetzlichen Schlüssel für das Haus zu verändern.
Diese Regel ist nachvollziehbar, weil die Änderung eines Verteilungsschlüssels typischerweise nicht nur einen Vertragspartner betrifft. Wird der Anteil einer Wohnung reduziert, müssen die entsprechenden Kosten regelmäßig von anderen Einheiten übernommen werden. Deshalb kannst du als Vermieter:in nicht einseitig entscheiden, künftig beispielsweise nach Anzahl der Wohnungen, Bewohner:innen oder einem selbst gewählten Mischverhältnis abzurechnen.
Auch eine subjektiv gerechter erscheinende Lösung schafft für sich allein keine rechtliche Grundlage. Eine Abrechnung nach Bewohnerzahl kann etwa bei Wasser oder Müll auf den ersten Blick plausibel wirken, weil eine Vier-Personen-Wohnung mutmaßlich mehr verbraucht als ein Ein-Personen-Haushalt. Im Vollanwendungsbereich des MRG ersetzt diese Überlegung aber nicht die gesetzlichen Voraussetzungen für einen abweichenden Schlüssel.
Die Vereinbarung muss sich außerdem nicht zwingend auf sämtliche Aufwendungen des Hauses beziehen. Das Gesetz lässt einen anderen Schlüssel ausdrücklich für einzelne Aufwendungen zu. Damit können unterschiedliche Kostenarten grundsätzlich auch unterschiedlich verteilt werden, sofern für die jeweilige Abweichung eine wirksame Grundlage besteht. Gerade deshalb sollte eine entsprechende Vereinbarung klar festhalten, welche Kosten betroffen sind und wie der neue Schlüssel konkret funktioniert.
Verbrauchsabhängige Kosten bilden eigene Regeln
Für tatsächlich verbrauchsabhängige Aufwendungen enthält § 17 MRG eine besondere Regelung. Sind die Anteile der einzelnen Wohnungen oder sonstigen Mietgegenstände am Gesamtverbrauch mit wirtschaftlich vernünftigem Kostenaufwand durch Messvorrichtungen feststellbar, kann eine Aufteilung nach den Verbrauchsanteilen vereinbart werden. Anders als beim allgemeinen abweichenden Schlüssel ist dafür nicht die Zustimmung aller Mieter:innen erforderlich. Es genügt eine schriftliche Vereinbarung zwischen Vermieter:innen und einer Mehrheit von mindestens zwei Dritteln der Mieter:innen, gerechnet nach der Anzahl der vermieteten Mietgegenstände.
Ein typischer Fall kann ein gemeinsamer Wasseranschluss sein, wenn die einzelnen Wohnungen über geeignete Messvorrichtungen verfügen. Dann kann der gemessene Verbrauch wesentlich genauer abbilden, welchen Anteil eine Einheit an den Gesamtkosten verursacht. Der Einbau eines Wasserzählers allein ändert den bisherigen Schlüssel allerdings noch nicht. Technische Messbarkeit und rechtliche Zulässigkeit sind zwei getrennte Voraussetzungen.
Besteht eine wirksame Vereinbarung, haben Mieter:innen die Verbrauchserfassung im Mietgegenstand zu dulden. Können einzelne Verbrauchsanteile trotz zumutbarer Bemühungen nicht erfasst werden, erlaubt das Gesetz unter bestimmten Voraussetzungen eine rechnerische Ermittlung nach dem Stand der Technik. Die Nutzfläche jener Mietgegenstände, bei denen der Verbrauch auf diese Weise bestimmt wird, darf dabei insgesamt 20 Prozent der betreffenden Nutzfläche nicht überschreiten.
Verbrauchsschlüssel und Flächenverteilung
Auch ein Verbrauchsschlüssel beseitigt die Flächenverteilung nicht zwangsläufig vollständig. Entfällt ein Teil des Verbrauchs auf allgemeine Teile des Hauses, wird dieser Anteil nach dem Nutzflächenverhältnis des § 17 MRG verteilt. Das kann etwa relevant sein, wenn Wasser nicht ausschließlich innerhalb der einzelnen Wohnungen verbraucht wird. Für solche verbrauchsabhängigen Aufwendungen darfst du als Vermieter:in außerdem eine vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperiode von zwölf Monaten festlegen.
Für Vermieter:innen lässt sich daraus eine einfache Unterscheidung ableiten. Ein allgemeiner abweichender Schlüssel für einzelne Aufwendungen erfordert die schriftliche Zustimmung aller Mieter:innen. Eine pauschale Abweichung vom gesetzlichen Nutzflächenschlüssel für sämtliche Aufwendungen sollte dagegen besonders sorgfältig geprüft werden. Nach der Rechtsprechung muss bei einer solchen Vereinbarung eindeutig erkennbar sein, dass bewusst eine vom gesetzlichen Verteilungssystem abweichende Kostentragungsregelung getroffen wird. Ein gesetzlich vorgesehener Verbrauchsschlüssel für messbare Verbrauchskosten kann dagegen unter den Voraussetzungen des § 17 MRG bereits mit einer Zwei-Drittel-Mehrheit vereinbart werden.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil in der Praxis schnell von „verbrauchsgerechter Abrechnung“ gesprochen wird, obwohl noch gar nicht geklärt wurde, ob die dafür erforderliche rechtliche Grundlage besteht. Ein Zähler misst, er entscheidet aber nicht selbst darüber, welcher Verteilungsschlüssel zulässig ist.
Eine noch speziellere Form der verbrauchsabhängigen Abrechnung betrifft Wärme und Warmwasser. Dort kann das Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz ein eigenes System vorgeben, bei dem Verbrauch und Fläche miteinander kombiniert werden. Genau dort setzen wir im nächsten Teil an.
Heizkosten und Warmwasser bilden eigene Regeln nach dem HeizKG
Bei Wärme und Warmwasser reicht der allgemeine Betriebskostenschlüssel häufig nicht aus. Ist das Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz anwendbar, sieht es ein eigenes Abrechnungssystem vor, das Verbrauch und Fläche miteinander kombiniert. Vereinfacht betrifft das HeizKG insbesondere Gebäude beziehungsweise wirtschaftliche Einheiten mit mindestens vier Nutzungsobjekten, die über eine gemeinsame Anlage mit Wärme (Zentralheizung), Warmwasser oder Kälte versorgt werden und bei denen Verbrauchsanteile erfasst werden oder zu erfassen sind.
Für Heizung und Warmwasser müssen grundsätzlich mindestens 55 und höchstens 85 Prozent der Energiekosten nach den Verbrauchsanteilen verteilt werden. Der nicht verbrauchsabhängig aufzuteilende Teil wird nach der versorgbaren Nutzfläche verteilt. Wird keine zulässige andere Aufteilung festgelegt, sieht das HeizKG für die Energiekosten von Heizung und Warmwasser grundsätzlich einen Schlüssel von 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach versorgbarer Nutzfläche vor. Davon zu unterscheiden sind insbesondere sonstige Kosten des Betriebs und weitere nicht verbrauchsabhängige Kostenbestandteile, für die das HeizKG eigene Aufteilungsregeln enthält.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Prinzip, betragen die relevanten Energiekosten 10.000 Euro und gilt der Standardschlüssel, werden 7.000 Euro anhand der ermittelten Verbrauchsanteile verteilt. Die übrigen 3.000 Euro werden nach der versorgbaren Nutzfläche aufgeteilt. Eine Wohnung, in der besonders sparsam geheizt wird, trägt deshalb trotzdem einen Teil der Kosten. Gemeinschaftliche Wärmeversorgung verursacht schließlich auch Kosten, die nicht ausschließlich vom individuellen Heizverhalten einer einzelnen Einheit abhängen.
Für Vermieter:innen ist vor allem die Abgrenzung wichtig, denn ein Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler bedeutet nicht, dass sämtliche Kosten zu 100 Prozent nach seinem Messwert verteilt werden. Ist das HeizKG anwendbar, muss dessen eigenes Verteilungssystem berücksichtigt werden. Heizkosten sollten daher nicht ungeprüft gemeinsam mit den übrigen Betriebskosten nach dem allgemeinen Nutzflächenschlüssel abgerechnet werden.
Aufteilung nach Miteigentumsanteilen im Wohnungseigentum
Ein anderes System gilt auf der Ebene des Wohnungseigentums. Nach WEG tragen Wohnungseigentümer:innen die Aufwendungen für die Liegenschaft einschließlich der Beiträge zur Rücklage grundsätzlich nach dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile am Ende der Abrechnungsperiode. Diese Regel betrifft zunächst das Verhältnis innerhalb der Eigentümergemeinschaft.
Eine wichtige Ausnahme gilt bei bestimmten Alt-Mietverhältnissen. Bestand ein Hauptmiet- oder Nutzungsvertrag bereits vor der Begründung von Wohnungseigentum und läuft er danach weiter, gilt nach § 32 Abs. 1 WEG eine besondere Regel. Soweit nichts anderes rechtswirksam vereinbart wurde, werden nur die Beiträge zur Rücklage sowie Erhaltungs- und Verbesserungskosten nach den Miteigentumsanteilen verteilt. Für die übrigen Aufwendungen bleibt grundsätzlich jener Aufteilungsschlüssel maßgeblich, der bereits für das vor der Wohnungseigentumsbegründung bestehende Miet- oder Nutzungsverhältnis galt.
Häufig wird in diesem Zusammenhang vom „Nutzwertschlüssel“ gesprochen. Das ist als verkürzte Beschreibung verständlich, rechtlich aber nicht ganz präzise. Der Nutzwert dient dazu, den Wert eines Wohnungseigentumsobjekts im Verhältnis zu den übrigen Objekten der Liegenschaft zu bestimmen und ist damit eine wesentliche Grundlage für die Wohnungseigentumsanteile. § 32 WEG knüpft für die Aufteilung der Aufwendungen jedoch grundsätzlich unmittelbar an die Miteigentumsanteile an. Nutzfläche, Nutzwert und Miteigentumsanteil sollten deshalb nicht gleichgesetzt werden.
Auch dieser Schlüssel ist nicht in jedem Fall unveränderlich. Sämtliche Wohnungseigentümer:innen können schriftlich einen anderen Aufteilungsschlüssel oder eine abweichende Abrechnungseinheit vereinbaren. Bei messbaren verbrauchsabhängigen Aufwendungen genügt unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Mehrheit von zwei Dritteln der Miteigentumsanteile, um die Aufteilung nach Verbrauch festzulegen. Das Gericht kann unter den Voraussetzungen des WEG ebenfalls eingreifen. Bestehen erheblich unterschiedliche objektive Nutzungsmöglichkeiten, kann auf Antrag von Wohnungseigentümer:innen insbesondere eine gerichtliche Neufestsetzung des Aufteilungsschlüssels in Betracht kommen. Davon zu unterscheiden ist die Bildung einer eigenen Abrechnungseinheit, etwa für eine gesondert abzurechnende Anlage wie eine Waschküche, einen Personenaufzug oder eine gemeinsame Wärmeversorgungsanlage.
Vermietete Eigentumswohnungen führen oft zu zwei Abrechnungen
Für Vermieter:innen einer Eigentumswohnung ist aber vor allem eine andere Unterscheidung wichtig. Die Abrechnung der Hausverwaltung betrifft zunächst das Verhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Wohnungseigentümer. Die Betriebskostenabrechnung gegenüber Mieter:innen betrifft dagegen das Mietverhältnis. Dass eine Hausverwaltung Eigentümer:innen einen bestimmten Betrag nach dem WEG-Schlüssel vorschreibt, bedeutet daher weder automatisch, dass dieser Betrag vollständig auf die betroffenen Mieter:innen überwälzt werden darf, noch dass derselbe Verteilungsschlüssel gilt.
Das wird beispielsweise bei der Rücklage deutlich. Beiträge zur Rücklage sind Teil der Aufwendungen, die der Wohnungseigentümer gegenüber der Eigentümergemeinschaft zu tragen hat. Daraus folgt aber nicht, dass sie allein deshalb als Betriebskosten auf Mieter:innen überwälzt werden können.
Die Hausverwaltungsabrechnung ist für Vermieter:innen damit eine wichtige Ausgangsunterlage, aber nicht automatisch die fertige Abrechnung für Mieter:innen. Zuerst muss geprüft werden, welche Positionen gegenüber Mieter:innen überhaupt verrechenbar sind. Danach ist zu beurteilen, welcher Schlüssel für das konkrete Mietverhältnis gilt.
Verteilungsschlüssel nach dem WGG
Für Wohnungen gemeinnütziger Bauvereinigungen enthält das WGG wiederum ein eigenes System. § 16 WGG stellt grundsätzlich auf das Verhältnis der Nutzfläche des einzelnen Miet- oder Nutzungsgegenstands zur Gesamtnutzfläche der dafür relevanten Wohnungen und sonstigen Räumlichkeiten des Hauses ab. Das WGG enthält daneben besondere Möglichkeiten für andere Aufteilungsschlüssel und verbrauchsabhängige Verteilungen.
Für die meisten privaten Vermieter:innen spielt dieser Bereich eine geringere Rolle. Er zeigt aber nochmals, weshalb ein Verteilungsschlüssel nie allein anhand seines Namens beurteilt werden sollte. Ob Nutzfläche, Nutzwert, Miteigentumsanteil oder Verbrauch maßgeblich ist, hängt durchwegs immer vom jeweiligen Rechtsregime ab.
Lesetipp: Geneure Infos zum WGG erhält du in unserem zweiteiligen Artikel Was ist das WGG? - Teil 1 & Was ist das WGG? Teil 2
Der Vertrag rückt in Teilanwendung und Vollausnahme des MRG in den Mittelpunkt
Nicht jedes Mietverhältnis fällt in den Vollanwendungsbereich des MRG. Gerade bei neueren Gebäuden, bestimmten Eigentumswohnungen oder gesetzlichen Vollausnahmen kann das MRG nur teilweise oder gar nicht anwendbar sein. Für die Kostenverteilung hat das eine wichtige Konsequenz, denn der zwingende Nutzflächenschlüssel des § 17 MRG gilt dort grundsätzlich nicht in derselben Form.
Im Teilanwendungs- und Vollausnahmebereich richtet sich die Betriebskostenverrechnung wesentlich stärker nach der vertraglichen Vereinbarung. Die WKO weist ausdrücklich darauf hin, dass dort hinsichtlich Betriebskosten und Abrechnungsmodalitäten keine mit dem Voll-MRG vergleichbaren zwingenden gesetzlichen Vorgaben bestehen und ein Abweichen vom vereinbarten Schlüssel grundsätzlich einvernehmlich möglich ist. Fehlt eine wirksame vertragliche Überwälzung, bedeutet das allerdings nicht, dass sämtliche laufenden Kosten automatisch von Mieter:innen zu tragen wären. Als zivilrechtlicher Ausgangspunkt ist insbesondere das ABGB zu beachten, wonach bei Vermietungen grundsätzlich du als Vermieter:in die Lasten und Abgaben trägt. Welche Kosten wirksam auf Mieter:innen übertragen werden können, hängt daher vom konkreten Vertragsinhalt sowie den rechtlich zulässigen Bedingungen ab.
Mehr Vertragsfreiheit bedeutet allerdings nicht, dass der Mietvertrag beliebig offen formuliert werden sollte. Vor allem bei vorformulierten Verträgen gegenüber Verbraucher:innen müssen Klauseln transparent sein und dürfen nicht gröblich benachteiligen. Mieter:innen sollten erkennen können, welche Kosten er trägt und nach welchem Maßstab sein Anteil berechnet wird.
Wie wichtig das insbesondere bei vorformulierten Mietverträgen ist, zeigt eine OGH-Entscheidung vom 18. März 2026. Eine dort geprüfte Klausel stellte unter anderem auf „bewertete Nutzfläche“, „Nutzwerte oder sonstige Abrechnungskreise“ ab und erlaubte für einzelne Aufwendungen einen Wechsel auf einen anderen, nicht näher bestimmten Schlüssel. Der OGH beanstandete insbesondere, dass der alternative Schlüssel unbestimmt blieb und sich der Vermieter damit letztlich die einseitige Änderung des Verteilungsschlüssels zum Nachteil der Verbraucher:innen vorbehielt. Die Klausel wurde als gröblich benachteiligend beurteilt.
Für die Praxis ist die Konsequenz klar, außerhalb des Voll-MRG kann ein Mietvertrag durchaus einen eigenen Verteilungsschlüssel vorsehen. Dieser sollte aber klar bestimmbar sein. Eine Formulierung, die mehrere mögliche Maßstäbe offenlässt und die endgültige Auswahl faktisch dem Vermieter überlässt, schafft keine zusätzliche Rechtssicherheit.
So gehst du bei der Abrechnung vor
Die Wahl des richtigen Schlüssels lässt sich vereinfacht auf eine Reihenfolge reduzieren. Zuerst sollte geklärt werden, ob das konkrete Mietverhältnis dem MRG vollständig, teilweise oder gar nicht unterliegt und ob daneben Sonderregeln wie das HeizKG greifen. Anschließend wird geprüft, welche Kosten überhaupt verrechenbar sind und auf welche Einheiten sie entfallen. Dabei müssen insbesondere Leerstände, Eigennutzungen, allgemeine Teile und gegebenenfalls gesonderte Abrechnungseinheiten richtig eingeordnet werden. Erst danach folgt die Frage, welcher gesetzliche oder wirksam vereinbarte Verteilungsschlüssel anzuwenden ist.
Als Orientierung eignet sich deshalb folgende Reihenfolge:
Rechtsregime → Kostenart → Abrechnungseinheit → Verteilungsschlüssel → Berechnungsgrundlage → Kostenanteil
Bei einem Nutzflächenschlüssel müssen die richtigen Flächen hinterlegt sein, bei einem Verbrauchsschlüssel die maßgeblichen Messwerte. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kommt zusätzlich die Trennung zwischen der Eigentümerabrechnung und der Mietabrechnung hinzu. Der verwendete Schlüssel sollte außerdem nachvollziehbar dokumentiert werden, idealerweise nicht nur als Prozentwert, sondern gemeinsam mit den Flächen, Einheiten, Messwerten oder Vereinbarungen, aus denen er sich ergibt.
Wichtiger Hinweis: Welches Rechtsregime zur Anwendung kommt, sollte von dir als Vermieter:in immer zuvor abgeklärt und eingeordnet werden. So vermeidest du Fehler in der Festlegung korrekter Schlüssel bzw. in weiterer Folge in Abrechnungen selbst.
Häufige Fehler bei Verteilungsschlüsseln
Ein typischer Fehler besteht darin, die Abrechnung der Hausverwaltung bei einer Eigentumswohnung praktisch unverändert an betroffene Mieter:innen weiterzugeben. Ebenso problematisch ist es, eine leerstehende, aber vermietbare Wohnung aus der Gesamtnutzfläche herauszurechnen oder Nutzfläche, Nutzwert und Miteigentumsanteil miteinander gleichzusetzen.
Auch vorhandene Zähler führen häufig zu falschen Schlüssen. Sie machen eine Verbrauchserfassung technisch möglich, schaffen aber noch nicht automatisch die rechtliche Grundlage für einen Verbrauchsschlüssel. Umgekehrt darf ein Vermieter nicht allein deshalb nach Bewohnerzahl oder einem anderen Maßstab abrechnen, weil ihm diese Methode gerechter erscheint.
Wichtiger Hinweis: Bei einer vermieteten Eigentumswohnung darf die Abrechnung der Hausverwaltung nicht ungeprüft an Mieter:innen weitergegeben werden. Sie regelt zunächst die Kostenverteilung innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Gegenüber Mieter:innen muss gesondert geprüft werden, welche Kosten überhaupt überwälzbar sind und welcher Verteilungsschlüssel für das konkrete Mietverhältnis gilt.
Schließlich sollte ein einmal errechneter Schlüssel nicht über Jahre ungeprüft fortgeschrieben werden. Werden Einheiten geteilt oder zusammengelegt, neue Mietgegenstände geschaffen oder relevante Flächen korrigiert, ist zu prüfen, ob sich auch die Berechnungsgrundlage verändert hat.
Fazit
Der Verteilungsschlüssel ist mathematisch meist der einfache Teil einer Abrechnung. Die eigentliche Schwierigkeit liegt darin, den richtigen Schlüssel zu bestimmen.
Im Vollanwendungsbereich des MRG ist grundsätzlich die Nutzfläche maßgeblich. Vermietbare Leerstände bleiben dabei Teil der Gesamtnutzfläche. Abweichende Schlüssel setzen die dafür vorgesehenen Vereinbarungen voraus; für messbare Verbrauchskosten gibt es eine eigene Zwei-Drittel-Regel. Bei Heizung und Warmwasser kann das HeizKG einen kombinierten Verbrauchs- und Flächenschlüssel vorgeben.
Im Wohnungseigentum gilt dagegen zunächst die Verteilung innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Diese darf bei einer vermieteten Eigentumswohnung nicht mit der Abrechnung gegenüber dem Mieter verwechselt werden. Außerhalb des Voll-MRG gewinnt schließlich der Mietvertrag an Bedeutung, allerdings nur, wenn die darin enthaltene Regelung klar und rechtlich zulässig ist.
Für Vermieter:innen lässt sich daraus eine einfache Grundregel ableiten: Nicht zuerst den vermeintlich fairsten Schlüssel auswählen, sondern zuerst klären, welcher Schlüssel für genau diese Kosten und genau dieses Rechtsverhältnis vorgesehen oder wirksam vereinbart ist.
Häufig gestellte Fragen zu diesem Thema
Hier findest du alle Antworten auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.
Kann ich Betriebskosten nach Anzahl der Bewohner:innen verteilen?
Was passiert mit dem Anteil einer leerstehenden Wohnung?
Bedeutet ein Wasserzähler automatisch, dass nach Verbrauch abgerechnet werden muss?
Kann ich bei einer Eigentumswohnung (WEG) den Schlüssel der Hausverwaltung übernehmen?
Was gilt, wenn das MRG nur teilweise oder gar nicht anwendbar ist?
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