Datenschutzerklärung

Inhaltsverzeichnis

Verantwortlicher und Kontakt

Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Datenschutzrechtliche Rollen von Flatwise

Allgemeine Grundsätze

Technische Bereitstellung der Website

Kontakt, Support und Demo-Buchungen

Newsletter und Informationen per E-Mail

Webanalyse mit Google Analytics

Meta Pixel und Meta Ads auf der Website

Cookies und Einwilligungsmanagement auf der Website

Social-Media-Auftritte

Lokale Google Fonts

Registrierung, Nutzerkonto und rechtlich relevante Erklärungen

Vertrag, Tarife, Abrechnung und Stripe

Technischer Betrieb, Infrastruktur und Entwicklungsumgebungen

Vom Kunden verwaltete personenbezogene Daten

Produktanalyse mit PostHog

Fehleranalyse mit Sentry

Bankanbindung über finAPI

E-Mail- und Dokumentversand über Resend

Google Maps und Google Places

Automatisierte Auslese von Energieausweisen

KI-Assistent Walter

Einwilligungen in der App und Meta Conversions API

Ihre Datenschutzrechte

Erforderlichkeit und Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Beschwerderecht

Änderungen dieser Datenschutzerklräung

Allgemeine Informationen

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen, soweit nachfolgend nichts anderes angegeben ist, ist:

Flatwise GmbH
Gruberstraße 1/12/TOP 3
4020 Linz
Österreich

Firmenbuchnummer: FN 686084y
Firmenbuchgericht: Landesgericht Linz

E-Mail: datenschutz@flatwise.at

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte haben, können Sie sich jederzeit unter den oben angeführten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Daten im Zusammenhang mit

unseren Websites unter flatwise.at und den dazugehörigen Webseiten,
der Registrierung und Verwaltung eines Flatwise-Kontos,
der Nutzung der webbasierten Software Flatwise einschließlich ihrer Funktionen sowie
der Kommunikation mit der Flatwise GmbH

verarbeitet werden.

Zur besseren Übersicht unterscheiden wir zwischen der öffentlichen Flatwise-Website und der Flatwise-App. Einzelne Verarbeitungsvorgänge können beide Bereiche betreffen, darauf weisen wir im jeweiligen Abschnitt hin.

Für Webseiten und Dienste anderer Anbieter, die lediglich über externe Links erreichbar sind und nicht von Flatwise betrieben werden, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

3. Datenschutzrechtliche Rollen von Flatwise

Bei der Nutzung von Flatwise ist zu unterscheiden, ob Flatwise personenbezogene Daten für eigene Zwecke als Verantwortlicher verarbeitet oder personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden als Auftragsverarbeiter.

3.1 Flatwise als Verantwortlicher

Flatwise ist insbesondere selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher für Verarbeitungen im Zusammenhang mit

dem Besuch unserer Website,
Kontakt-, Demo- und Supportanfragen,
Registrierung und Verwaltung eines Flatwise-Kontos,
Vertrag, Tarif, Abrechnung und Zahlung,
eigenen gesetzlichen Verpflichtungen,
Sicherheit und technischem Betrieb,
eigenen Analyse- und Marketingmaßnahmen sowie
sonstigen Verarbeitungen, bei denen Flatwise selbst über Zwecke und wesentliche Mittel entscheidet.

3.2 Flatwise als Auftragsverarbeiter

Kunden können Flatwise verwenden, um personenbezogene Daten Dritter im Zusammenhang mit Immobilien und deren Verwaltung zu verarbeiten. Dies können insbesondere Daten von Mietern, Mitmietern, Eigentümern, Miteigentümern, Dienstleistern, Ansprechpartnern, Zahlungspartnern oder anderen vom Kunden verwalteten Personen sein.

Bestimmt der Kunde Zweck und wesentliche Mittel der Verarbeitung und verarbeitet Flatwise die betreffenden Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Software und nach Weisung des Kunden, ist grundsätzlich der Kunde beziehungsweise der hinter ihm stehende Verantwortliche Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO und Flatwise Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Z 8 DSGVO.

Ist der Flatwise-Kunde seinerseits Auftragsverarbeiter eines Dritten, kann Flatwise entsprechend als weiterer Auftragsverarbeiter beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter tätig werden.

Für diese Verarbeitung wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO („AVV“) abgeschlossen.

Der jeweilige Verantwortliche bleibt insbesondere für die Rechtmäßigkeit seiner Verarbeitung, die erforderlichen Rechtsgrundlagen und die Erfüllung seiner eigenen Informationspflichten gegenüber Mietern und anderen betroffenen Personen verantwortlich. Diese Datenschutzerklärung ersetzt daher nicht die Datenschutzinformationen, die ein Flatwise-Kunde betroffenen Personen gegebenenfalls selbst zur Verfügung stellen muss.

Soweit Flatwise Daten daneben für eigene, von der Auftragsverarbeitung getrennte Zwecke verarbeitet, wird dies in eigener Verantwortlichkeit durchgeführt.

Soweit der Kunde Flatwise nach Maßgabe des AVV anweist, aus im Auftrag verarbeiteten Daten anonymisierte und aggregierte statistische Informationen zu erzeugen, erfolgt auch der hierfür erforderliche Anonymisierungsschritt im Rahmen der Auftragsverarbeitung und nach dokumentierter Weisung des Kunden. Flatwise verwendet für eigene statistische Auswertungen, Benchmarking, Markt- und Trendanalysen, Studien sowie Produkt- und Qualitätsentwicklung ausschließlich die daraus hervorgegangenen Informationen, sofern diese so anonymisiert und aggregiert sind, dass sie keiner bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person mehr zugeordnet werden können. Eine Verwendung der zugrunde liegenden personenbezogenen Kundendaten für diese eigenen Zwecke erfolgt nicht.

4. Allgemeine Grundsätze

4.1 Rechtsgrundlagen

Welche Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung gilt, richtet sich nach ihrem konkreten Zweck. Insbesondere kommen folgende Rechtsgrundlagen in Betracht: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen. Diese Rechtsgrundlage verwenden wir insbesondere, soweit Daten für Registrierung, Kontoverwaltung, Vertragsabschluss, Tarifverwaltung, Zahlung oder die Bereitstellung einer von Ihnen angeforderten Funktion erforderlich sind. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - rechtliche Verpflichtung. Bestimmte Daten müssen wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten oder aufbewahren, insbesondere aufgrund unternehmens-, steuer-, rechnungslegungs- oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigte Interessen. Hierauf stützen wir Verarbeitungen insbesondere, soweit diese für einen sicheren und zuverlässigen Betrieb, IT- und Informationssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention, die Bearbeitung allgemeiner Anfragen oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind und keine überwiegenden Interessen oder Rechte betroffener Personen entgegenstehen. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung. Einwilligungsabhängige Analyse- und Marketingverarbeitungen erfolgen erst, nachdem Sie die jeweilige Einwilligung erteilt haben. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit dabei Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder bereits vorhandene Informationen ausgelesen werden, berücksichtigen wir zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021. Verarbeitet Flatwise Daten als Auftragsverarbeiter, bestimmt grundsätzlich nicht Flatwise, sondern der jeweilige Verantwortliche die Rechtsgrundlage. Flatwise verarbeitet diese Daten nach Maßgabe des AVV und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

4.2 Herkunft personenbezogener Daten

Den überwiegenden Teil der Daten erhalten wir unmittelbar von Ihnen oder durch Ihre Nutzung unserer Website beziehungsweise App.

Abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang können Daten außerdem von anderen berechtigten Nutzern eines Flatwise-Kontos, Zahlungs- oder Bankdienstleistern, verbundenen technischen Diensten, Werbe- oder Analyseplattformen, Kommunikationsdiensten oder sozialen Netzwerken stammen.

Personenbezogene Daten, die ein Kunde über Mieter, Eigentümer oder andere Personen in Flatwise verarbeitet, stammen aus den vom jeweiligen Kunden bestimmten Quellen. Flatwise entscheidet als Auftragsverarbeiter grundsätzlich nicht darüber, aus welcher Quelle der Kunde diese Daten erhebt.

4.3 Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur solchen Empfängern zugänglich gemacht, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

Hosting-, Cloud-, Kommunikations- und IT-Dienstleister,
Zahlungs- und Bankdienstleister,
Analyse- und Marketingdienstleister,
beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater,
Behörden und Gerichte bei entsprechender Verpflichtung oder Berechtigung sowie
vom jeweiligen Nutzer selbst bestimmte Empfänger.

Soweit ein externer Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir mit ihm, soweit erforderlich, einen Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Bei Kundendaten kann ein solcher Anbieter entsprechend als Unterauftragsverarbeiter von Flatwise tätig werden.

Einzelne Anbieter verarbeiten bestimmte Daten aufgrund eigener gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten als eigenständige Verantwortliche. Darauf weisen wir beim jeweiligen Dienst hin.

4.4 Übermittlungen außerhalb des EWR

Einzelne von Flatwise eingesetzte Unternehmen gehören internationalen Unternehmensgruppen an oder verarbeiten Daten teilweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“).

Solche Übermittlungen erfolgen nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO. Abhängig vom jeweiligen Empfänger kommen insbesondere

ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar,
Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO und
gegebenenfalls ergänzende technische oder organisatorische Schutzmaßnahmen

zur Anwendung.

Die Wahl eines europäischen Rechenzentrums bedeutet nicht bei jedem international tätigen Anbieter, dass sämtliche Support-, Verwaltungs- oder sonstigen Verarbeitungsvorgänge ausschließlich innerhalb des EWR stattfinden. Die wesentlichen Besonderheiten werden deshalb bei den jeweiligen Diensten beschrieben.

4.5 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erforderlich sein, wenn

gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
ein Vertrags- oder Nutzungsverhältnis fortbesteht,
Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder
eine gesetzliche Rechenschafts- oder Nachweispflicht besteht.

Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine zulässige Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Daten, die Flatwise im Auftrag eines Kunden verarbeitet, werden ergänzend nach den Regelungen des AVV und den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben.

Soweit für das jeweilige System technische Sicherungskopien bestehen, können Daten nach ihrer Löschung aus produktiven Systemen noch für einen begrenzten Zeitraum in diesen Sicherungskopien vorhanden sein, wenn eine sofortige selektive Löschung technisch nicht möglich ist. Solche Sicherungskopien werden nicht für gewöhnliche produktive Zwecke verwendet und im jeweiligen regulären Sicherungszyklus gelöscht beziehungsweise überschrieben.

4.6 Datensicherheit

Flatwise trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art und des Umfangs der Verarbeitung sowie der jeweiligen Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

Diese Maßnahmen dienen insbesondere dem Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Offenlegung und sonstiger unzulässiger Verarbeitung. Sie werden entsprechend technischer Entwicklungen und veränderter Risiken überprüft und weiterentwickelt.

Für Auftragsverarbeitungen sind ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen im AVV beschrieben.

II. Datenschutz auf der Flatwise-Website

Technische Bereitstellung der Website

Unsere Website wird mit dem Website-Dienst Framer erstellt und technisch bereitgestellt.

Anbieter:

Framer B.V.
Rozengracht 207B
1016 LZ Amsterdam
Niederlande

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, insbesondere

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seite beziehungsweise Datei,
Referrer-Informationen,
Browser- und Geräteinformationen,
Betriebssystem sowie
technische Verbindungs- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website und erfolgt grundsätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der Websitebesuch unmittelbar der von Ihnen gewünschten Vertragsanbahnung dient, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Framer verarbeitet personenbezogene Daten für die technische Bereitstellung grundsätzlich als Auftragsverarbeiter. Framer setzt seinerseits technische Unterauftragsverarbeiter und Cloud-Infrastruktur ein.

Technische Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist beziehungsweise nach den mit Framer vereinbarten Speicher- und Löschregelungen vorgesehen ist.

Weitere Informationen: Framer Privacy Statement · Framer Data Processing Addendum

5.1 Rechner und MRG-Check

Auf unserer Website stellen wir verschiedene interaktive Rechner und Orientierungshilfen bereit, insbesondere Finanzierungs-, Rendite-, Amortisations-, Kaufnebenkosten- und Mietpreisrechner sowie den MRG-Check.

Die vom Nutzer in diese Funktionen eingegebenen Berechnungs- und Prüfdaten werden, soweit bei der jeweiligen Funktion nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist, ausschließlich lokal beziehungsweise für die unmittelbare Berechnung verarbeitet und von Flatwise nicht dauerhaft gespeichert oder zu einem Nutzerkonto übertragen.

Bitte geben Sie in diese Funktionen keine Namen, Kontaktdaten oder sonstigen personenbezogenen Daten Dritter ein.

Unabhängig davon können beim Aufruf und bei der Nutzung der betreffenden Webseiten die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen allgemeinen technischen Website-, Analyse- und Marketingdaten verarbeitet werden. Analyse- und Marketingverarbeitungen erfolgen nur nach Maßgabe der hierfür vorgesehenen Einwilligungen.

6. Kontakt, Support und Demo-Buchungen

6.1 Kontakt und Support

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Supportadresse oder über eine andere von uns bereitgestellte Kontaktmöglichkeit kontaktieren, verarbeiten wir die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlichen Angaben.

Dies können insbesondere sein:

Name,
E-Mail-Adresse,
gegebenenfalls Telefonnummer und Unternehmen,
Inhalt und Gegenstand der Anfrage,
freiwillig übermittelte Dateien oder sonstige Inhalte,
Datum und Zeitpunkt sowie
erforderliche technische Übermittlungsdaten.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Bei vertragsbezogenen oder von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sonstiger Kommunikation unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Website-Kontaktformular wird technisch über Framer bereitgestellt. Die eingegebenen Informationen werden über dessen Infrastruktur an Flatwise übermittelt.

Anfragen werden so lange aufbewahrt, wie dies für ihre Bearbeitung und eine gegebenenfalls anschließende Kommunikation erforderlich ist. Entsteht daraus ein Vertragsverhältnis oder ist eine weitere Speicherung aus gesetzlichen oder rechtlichen Gründen erforderlich, gelten die entsprechenden längeren Fristen.

Bitte übermitteln Sie uns bei allgemeinen Anfragen möglichst keine personenbezogenen Daten Dritter oder vertraulichen Informationen, die für die Bearbeitung nicht erforderlich sind.

6.2 Demo- und Terminbuchungen mit Calendly

Für die Vereinbarung von Produktdemos und Gesprächsterminen verlinken wir auf den Terminplanungsdienst
Calendly LLC
201 17th St NW, Suite 1100
Atlanta, GA 30363
Vereinigte Staaten (USA)

Wenn Sie diesen Link aufrufen, verlassen Sie die Flatwise-Website und nutzen die von Calendly bereitgestellte Buchungsoberfläche.

Dabei können insbesondere

Name,
E-Mail-Adresse,
gegebenenfalls Telefonnummer,
gewählter Termin und Zeitzone,
Unternehmensangaben,
freiwillige Angaben zur gewünschten Demo sowie
technische Nutzungs- und Verbindungsdaten

verarbeitet werden.

Flatwise erhält die zur Organisation und Durchführung des Termins erforderlichen Buchungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung auf Ihren Wunsch der Vertragsanbahnung dient, andernfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminorganisation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Calendly verarbeitet die im Rahmen der für Flatwise bereitgestellten Terminplanungsfunktion verarbeiteten Kundendaten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter. Aufgrund des Sitzes und der internationalen Infrastruktur von Calendly können Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden. Calendly sieht hierfür insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln vor.

Weitere Informationen: Calendly Privacy Notice · Calendly Data Processing Addendum

Formular Widerruf Newsletter

8. Webanalyse mit Google Analytics

Wir verwenden auf unserer Website Google Analytics 4 („GA4“) von

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland.

Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird und wie Inhalte, Aufbau und Benutzerführung verbessert werden können.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

besuchte Seiten und Seitenpfade,
Zeitpunkt und Dauer von Interaktionen,
Referrer-Informationen,
Sitzungs- und Ereignisdaten,
Browser, Betriebssystem und Geräteart,
ungefähre geografische Informationen,
Sprach- und Regionseinstellungen sowie
pseudonyme Browser- beziehungsweise Client-Kennungen und Informationen in Analytics-Cookies.

Google Analytics wird erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Analyse aktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Google verarbeitet IP-Adressen zunächst technisch, unter anderem zur Ableitung ungefährer Standortinformationen. Nach den für GA4 geltenden Informationen werden einzelne IP-Adressen von EU-Nutzern nicht als Bestandteil der Analytics-Ereignisdaten protokolliert oder dauerhaft gespeichert.

Flatwise übermittelt über Google Analytics keine Mieter-, Vertrags-, Bank-, Dokument- oder sonstigen fachlichen Inhalte aus der Flatwise-App.

Google kann Daten im Rahmen der vereinbarten Analyseleistungen als Auftragsverarbeiter und einzelne Informationen nach Maßgabe eigener gesetzlicher oder produktspezifischer Zwecke in eigener Verantwortung verarbeiten.

Daten können außerhalb des EWR verarbeitet werden. Für Übermittlungen in die USA kommen insbesondere der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework und gegebenenfalls Standardvertragsklauseln zur Anwendung.

Für die produktive Google-Analytics-4-Property von Flatwise ist die Aufbewahrungsdauer für Nutzer- und Ereignisdaten auf 14 Monate eingestellt.

Nach Ablauf dieser Frist werden die hiervon erfassten Daten nach den von Google vorgesehenen Löschprozessen entfernt. Die Einstellung zur Datenaufbewahrung betrifft nicht sämtliche aggregierten Standardberichte; aggregierte statistische Auswertungen können daher länger verfügbar bleiben, soweit daraus kein unmittelbarer Rückschluss auf einzelne Websitebesucher möglich ist.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie Einstellungen“ widerrufen.

Weitere Informationen: Google Analytics - Datenschutzinformationen · Google Datenschutzerklärung

9. Meta Pixel und Meta Ads auf der Website

Auf unserer Website verwenden wir zu Marketing- und Erfolgsmessungszwecken das Meta Pixel und damit verbundene Meta Business Tools.

Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

Meta Platforms Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4, D04 X2K5
Irland

Wir verwenden diese Technologien insbesondere, um

die Wirksamkeit unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen,
Websitebesuche und Conversions Werbekampagnen zuzuordnen,
Reichweite und Kampagnenerfolg auszuwerten,
Kampagnen zu optimieren sowie
soweit eingesetzt, Zielgruppen für Retargeting oder vergleichbare Werbezwecke zu bilden.

Das Meta Pixel wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing geladen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

IP-Adresse,
Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen,
Zeitpunkt des Ereignisses,
aufgerufene URL und Referrer,
Meta-Kennungen wie _fbp und _fbc,
Seitenaufrufe und definierte Ereignisse wie PageView, Lead oder CompleteRegistration sowie
gegebenenfalls pseudonymisierte beziehungsweise gehashte Identifikationsmerkmale.

Flatwise verwendet das Meta Pixel nicht, um Mieter-, Objekt-, Mietvertrags-, Dokument-, Bank-, Zahlungs- oder sonstige fachliche Daten aus dem Immobilienbestand eines Kunden an Meta zu übermitteln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie hinsichtlich des Setzens oder Auslesens nicht technisch erforderlicher Kennungen § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Soweit die Voraussetzungen des Meta Controller Addendum vorliegen, sind Flatwise und Meta hinsichtlich der Erhebung und Übermittlung bestimmter Ereignisdaten für die betreffenden Werbe- und Optimierungszwecke gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO. Flatwise ist dabei insbesondere für die transparente Einbindung und die erforderliche Einwilligung verantwortlich. Nach der Übermittlung kann Meta Daten für eigene Zwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit weiterverarbeiten.

Meta kann Daten an verbundene Unternehmen außerhalb des EWR, insbesondere in die USA, übermitteln. Hierfür kommen die in Abschnitt 4.4 beschriebenen Mechanismen zur Anwendung.

Das browserseitige Meta Pixel wird nach Widerruf Ihrer Marketing-Einwilligung für zukünftige Websitebesuche nicht mehr auf Grundlage dieser Einwilligung aktiviert.

Die zusätzlich innerhalb der Registrierung beziehungsweise Flatwise-App eingesetzte Meta Conversions API wird in Abschnitt 24 beschrieben.

Weitere Informationen: Meta Privacy Policy · Meta Business Tools Terms · Meta Controller Addendum

10. Cookies und Einwilligungsmanagement auf der Website

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

Wir unterscheiden zwischen

technisch notwendigen Technologien,
Analyse und
Marketing.

Technisch notwendige Technologien können ohne gesonderte Einwilligung verwendet werden, soweit sie unbedingt erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen oder eine Nachricht über ein Kommunikationsnetz zu übertragen. Im Übrigen gilt § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Analyse- und Marketingtechnologien werden erst nach vorheriger Einwilligung aktiviert.

Beim ersten Websitebesuch können Sie insbesondere zwischen technisch notwendigen Funktionen, Analyse und Marketing wählen. Analyse und Marketing sind nicht vorausgewählt und können unabhängig voneinander abgelehnt beziehungsweise aktiviert werden.

Die Entscheidung wird technisch gespeichert, um Ihre Auswahl umzusetzen und eine erteilte Einwilligung erforderlichenfalls nachweisen zu können.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Die Einwilligungsentscheidung auf der öffentlichen Website ist von der Einwilligung innerhalb eines Flatwise-Kontos getrennt. Eine Website-Einwilligung gilt daher nicht automatisch für Analyse oder Marketing in der Flatwise-App und umgekehrt.

12. Lokale Google Fonts

Auf unserer Website verwenden wir Schriftarten aus der Bibliothek Google Fonts.

Die von Flatwise verwendeten Schriftdateien werden lokal über unsere Website beziehungsweise deren technische Infrastruktur bereitgestellt.

Für die bloße Darstellung dieser Schriftarten wird daher keine Verbindung zu Google-Fonts-Servern hergestellt und die IP-Adresse des Websitebesuchers nicht allein aufgrund der Schriftartennutzung an Google übermittelt.

Die lokale Bereitstellung ist Bestandteil der technischen Websitebereitstellung und erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer einheitlichen und lesbaren Darstellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine gesonderte Einwilligung für eine Übermittlung an Google ist für diese lokale Konfiguration nicht erforderlich.

III. Datenschutz in der Flatwise-App

13. Registrierung, Nutzerkonto und rechtlich relevante Erklärungen

Für die Nutzung von Flatwise ist grundsätzlich ein persönliches Nutzerkonto erforderlich.

Im Zusammenhang mit Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung können insbesondere verarbeitet werden:

Name,
E-Mail-Adresse,
interne Nutzer- und Kontokennungen,
Authentifizierungs- und Verifizierungsinformationen,
Rollen und Berechtigungen,
gegebenenfalls Einstellungen zur Mehr-Faktor-Authentifizierung,
Tarif- und Kontostatus,
Zeitpunkte von Registrierung und Anmeldungen sowie
technische Sicherheits- und Kontoinformationen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitungen können zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse an IT- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Nachweis rechtlich relevanter Erklärungen

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos sowie zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses. Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist oder auf ihren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen erfolgen, beruht die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Nutzer für einen anderen Kunden, insbesondere ein Unternehmen oder eine sonstige Organisation, tätig werden, beruht die erforderliche Nutzer- und Kontoverwaltung insbesondere auf unserem berechtigten Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung und Administration des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitungen können zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse an IT- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Nachweis rechtlich relevanter Erklärungen

Flatwise dokumentiert bestimmte rechtlich relevante Vorgänge elektronisch. Dies können insbesondere sein:

Einbeziehung beziehungsweise Annahme einer bestimmten AGB-Fassung,
Abschluss des AVV,
Bestell- und Tarifinformationen,
verbraucherrechtliche Erklärungen,
Bereitstellung beziehungsweise Kenntnisnahme bestimmter rechtlicher Informationen sowie
Analyse- und Marketing-Einwilligungen einschließlich Änderungen und Widerrufen.

Dabei können insbesondere Art der Erklärung oder des Vorgangs, die maßgebliche Fassung des betreffenden Textes, Nutzer- und Kundenkennung sowie Datum und Zeitpunkt gespeichert werden.

Diese Dokumentation dient der Durchführung und Nachweisbarkeit des Vertrags sowie, bei Einwilligungen, insbesondere unseren Rechenschafts- und Nachweispflichten gemäß Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Die Datenschutzerklärung selbst ist keine Einwilligungserklärung. Ihre Bereitstellung oder Kenntnisnahme ersetzt daher keine gesondert erforderliche Einwilligung.

Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos beziehungsweise Nutzungsverhältnisses gespeichert. Die Beendigung eines kostenpflichtigen Tarifs führt nicht automatisch zur Kontolöschung, wenn das Konto in einem weiterhin verfügbaren Tarif fortgeführt wird.

Nach endgültiger Kontobeendigung werden nicht mehr erforderliche Kontodaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungsgründe entgegenstehen.

14. Vertrag, Tarife, Abrechnung und Stripe

Für Vertrags- und Tarifverwaltung verarbeitet Flatwise insbesondere die bereits im Nutzerkonto vorhandenen Kunden- und Kontoinformationen sowie

Tarif und Abrechnungsintervall,
Vertragsbeginn, Tarifwechsel und Kündigungsinformationen,
technische Stripe-Kunden- und Abonnementkennungen sowie
den für die Tarif- und Zugangsverwaltung erforderlichen Zahlungs- beziehungsweise Abonnementstatus.

Die Verarbeitung dient dem Vertragsabschluss, der Bereitstellung des gebuchten Tarifs, der Zahlungszuordnung und der Vertragsverwaltung. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise, bei für einen Unternehmenskunden handelnden Nutzern, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie für gesetzlich aufzubewahrende Informationen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen werden nach den in Österreich geltenden gesetzlichen Fristen aufbewahrt; für typische Buchhaltungsunterlagen beträgt diese Frist regelmäßig sieben Jahre, wobei im Einzelfall längere gesetzliche Fristen bestehen können.

Zahlungsabwicklung über Stripe

Für Zahlungsabwicklung, wiederkehrende Abonnements, Rechnungsstellung und damit zusammenhängende Abrechnungsfunktionen verwenden wir:

Stripe Payments Europe, Limited
The One Building
1 Grand Canal Street Lower
Dublin 2
Irland

Im Rahmen eines entgeltlichen Tarifs können bei Stripe abhängig von Zahlungsmethode und Vorgang insbesondere verarbeitet werden:

Name und E-Mail-Adresse,
Rechnungsanschrift,
gegebenenfalls steuerlich erforderliche Angaben,
Tarif-, Bestell-, Rechnungs- und Betragsinformationen,
Zahlungsstatus und Transaktionskennungen,
Zahlungs- beziehungsweise Bankinformationen,
Informationen über Rückerstattungen,
IP- und Geräteinformationen sowie
Informationen zur Betrugs- und Risikoprüfung.

Flatwise selbst speichert im Zusammenhang mit der Stripe-Abrechnung grundsätzlich nur die für Tarif- und Vertragsverwaltung erforderlichen technischen Kunden- und Abonnementkennungen, Tarif, Abrechnungsintervall und Zahlungsstatus. Rechnungs-, Zahlungs- und Adressdaten werden im Rahmen der Zahlungs- und Abrechnungsfunktion grundsätzlich bei Stripe erhoben und gespeichert. Für einen ausschließlich kostenlosen Light-Tarif wird kein Stripe-Kundenkonto angelegt und werden zu diesem Zweck keine Daten an Stripe übermittelt.

Vollständige Kartennummern und Sicherheitscodes werden unmittelbar über die Stripe-Zahlungsinfrastruktur verarbeitet; Flatwise erhält für die gewöhnliche Zahlungsabwicklung keinen Zugriff auf vollständige Kartendaten.

Stripe nimmt abhängig vom konkreten Verarbeitungsvorgang unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein. Für bestimmte von Flatwise beauftragte Verarbeitungsvorgänge handelt Stripe als Auftragsverarbeiter. Für andere Vorgänge, insbesondere Betrugsprävention, Zahlungsverkehrssicherheit sowie regulatorische und Compliance-Pflichten, verarbeitet Stripe personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit.

Stripe ist international tätig. Daten können unter Einbindung von Stripe-Gesellschaften und Dienstleistern außerhalb des EWR verarbeitet werden. Internationale Übermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO und der im Stripe-DPA vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar, beziehungsweise der Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung · Stripe Data Processing Agreement

15. Technischer Betrieb, Infrastruktur und Entwicklungsumgebungen

15.1 Technische Betriebs- und Sicherheitsdaten

Bei der Nutzung der App werden technische Daten verarbeitet, die erforderlich sind, um Flatwise sicher und zuverlässig bereitzustellen.

Hierzu können insbesondere gehören:

Nutzer- und Kontokennungen,
IP-Adresse,
Datum und Zeitpunkt einer Anfrage,
verwendeter Anwendungsbereich und technische Pfade,
Browser-, Betriebssystem- und Geräteinformationen,
Authentifizierungs- und Berechtigungsinformationen,
technische Status- und Fehlercodes sowie
Sicherheits- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung, Authentifizierung, Mandanten- und Zugriffstrennung, Fehlerbehebung, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung unmittelbar für die angeforderte Leistung erforderlich ist, sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Allgemeine technische Betriebs- und Anwendungsprotokolle werden grundsätzlich für 14 Tage, technische Fehlerprotokolle grundsätzlich für bis zu 30 Tage aufbewahrt. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit konkrete Daten beispielsweise für die Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls, gesetzliche Pflichten oder Rechtsansprüche benötigt werden.

Die allgemeine Request-Protokollierung ist so ausgestaltet, dass fachliche Inhalte nicht unnötig in Logs übernommen werden. Insbesondere werden Inhalte gewöhnlicher POST-Anfragen nicht systematisch in allgemeinen Request-Logs gespeichert; URL-Query- und Fragmentbestandteile werden soweit vorgesehen entfernt.

15.2 Hetzner

Für die Anwendungs- und Serverinfrastruktur verwenden wir:

Hetzner Online GmbH
Industriestraße 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Die produktive Flatwise-Serverinfrastruktur befindet sich in Nürnberg, Deutschland.

Über diese Infrastruktur werden serverseitige Anfragen, Flatwise-Funktionen, Berechtigungsprüfungen und technische Protokolle verarbeitet.

Hetzner ist nicht der primäre Datenbank- oder Dokumentenspeicher von Flatwise und wird von Flatwise nicht für die hier beschriebenen Datenbankbackups eingesetzt.

Weitere Informationen: Hetzner Datenschutzhinweise

15.3 Supabase

Für zentrale Backend-, Datenbank-, Authentifizierungs- und Speicherfunktionen verwenden wir:

Supabase Pte. Ltd
65 Chulia Street #38-02/03
OCBC Centre
Singapore 049513

Supabase wird insbesondere eingesetzt für

relationale Datenbankfunktionen,
Benutzerregistrierung und Authentifizierung,
Berechtigungs- und Kontoinformationen,
Kunden- und Anwendungsdaten sowie
Dokument- und Dateispeicherung.

Soweit Flatwise selbst Auftragsverarbeiter ist, wird Supabase für die betroffenen Kundendaten als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt.

Das produktive Flatwise-Projekt wird in der AWS-Region eu-north-1 – Stockholm, Schweden betrieben. Die primären Projekt-, Datenbank- und Speicherobjektdaten werden damit in dieser Region gespeichert.

Supabase kann für Support, Administration, Sicherheit und weitere technische Funktionen seinerseits Personen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR einbeziehen. Für entsprechende Drittlandübermittlungen gelten die im Supabase Data Processing Addendum vorgesehenen Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Die produktive PostgreSQL-Datenbank wird derzeit täglich gesichert. Diese täglichen Datenbanksicherungen werden rollierend für sieben Tage aufbewahrt. Sie umfassen nicht die über die Supabase Storage API gespeicherten Dokumente und sonstigen Speicherobjekte. Für diese besteht derzeit keine gesonderte Backup-, Versionierungs- oder Point-in-Time-Restore-Funktion. Die Speicherung und technische Redundanz der produktiven Speicherobjekte ist von einem eigenständigen Backup zu unterscheiden.

Weitere Informationen: Supabase Security · Supabase DPA

16. Vom Kunden verwaltete personenbezogene Daten

Dieser Abschnitt betrifft personenbezogene Daten, die ein Flatwise-Kunde über andere Personen innerhalb seines Immobilienbestands verarbeitet.

16.1 Betroffene Personen und Daten

Abhängig von der Nutzung können insbesondere Daten folgender Personen verarbeitet werden:

Mieter, ehemalige Mieter, Mitmieter und Mietinteressenten,
Eigentümer und Miteigentümer,
Verkäufer, Schenker, Erblasser oder andere Personen im Zusammenhang mit Eigentums- oder Erwerbsvorgängen,
Dienstleister, Professionisten, Berater und Ansprechpartner,
Zahlungspflichtige und Zahlungsempfänger,
Personen, die in Dokumenten, Kommunikation, Terminen oder Aufgaben genannt werden,
Mitarbeiter und sonstige Nutzer des Kunden sowie
andere Personen, deren Daten der Kunde im Zusammenhang mit seiner Immobilienverwaltung verarbeitet.

Hierzu können insbesondere folgende Datenkategorien gehören:

Stamm- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rollen und interne Kennungen.

Miet- und Vertragsdaten: Mietverhältnis, Vertragsbeginn und -ende, Befristung, Mietzins, Kaution, Vorschreibungen, Indexierungen und sonstige Vertragsinformationen.

Eigentums- und Immobiliendaten: Eigentumsverhältnisse, Miteigentumsanteile, Gebäude- und Einheitenzuordnung, Erwerbsinformationen, Grundstücks- und Grundbuchinformationen sowie Objekt- und Standortdaten.

Finanz- und Abrechnungsdaten: Mietforderungen, Zahlungseingänge, offene Beträge, Betriebskosten, Heizkosten, Kautionen, Einnahmen, Ausgaben und sonstige objektbezogene Finanzinformationen.

Bank- und Transaktionsdaten: Kontostammdaten, Salden, Umsätze, Buchungsdaten, Beträge, Zahlungsreferenzen und Zahlungspartner, soweit eine Bankanbindung verwendet wird.

Dokument- und Inhaltsdaten: insbesondere Mietverträge, Rechnungen, Abrechnungen, Energieausweise, Korrespondenz und sonstige hochgeladene oder erzeugte Dokumente einschließlich darin enthaltener personenbezogener Angaben.

Kommunikations-, Kalender- und Aufgabendaten: Nachrichten, Empfängerinformationen, Termine, Fristen, Aufgaben, Erinnerungen und Freitexte.

Aus den gespeicherten Informationen können außerdem Berechnungen, Berichte, Kennzahlen, Zuordnungen und andere Auswertungen erzeugt werden.

Nicht sämtliche Datenkategorien werden bei jedem Kunden oder jeder Person verarbeitet.

16.2 Zwecke

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der vom Kunden verwendeten Funktionen, insbesondere

Gebäude- und Einheitenverwaltung,
Miet- und Vertragsverwaltung,
Kontakt- und Adressverwaltung,
Dokumentenmanagement,
automatisierter Dokumentauslese,
Finanz-, Miet-, Betriebs- und Heizkostenverwaltung,
Bankanbindung und Mieteingangskontrolle,
Kalender-, Fristen- und Aufgabenverwaltung,
vom Kunden veranlasster Kommunikation,
Berichten und Auswertungen sowie
dem KI-Assistenten Walter, soweit dieser vom Kunden genutzt wird.
sowie, soweit vom Verantwortlichen nach Maßgabe des AVV angewiesen, der Erzeugung anonymisierter und aggregierter statistischer Informationen.

Die hierfür erforderliche Verarbeitung personenbezogener Ausgangsdaten erfolgt bis zur wirksamen Anonymisierung innerhalb der Auftragsverarbeitung. Für eigene Markt-/Benchmark-Zwecke nutzt Flatwise ausschließlich das danach nicht mehr personenbezogene Ergebnis.

16.3 Verantwortung für die Rechtsgrundlage

Flatwise bestimmt nicht die Rechtsgrundlage, auf deren Grundlage ein Kunde Daten seiner Mieter, Eigentümer oder sonstiger Personen verarbeitet.

Hierfür ist der jeweilige Verantwortliche zuständig. Flatwise verarbeitet die Daten nach Maßgabe des AVV und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

Flatwise ist nicht darauf ausgelegt, systematisch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder Daten gemäß Art. 10 DSGVO zu verarbeiten. Da Kunden Dokumente, Nachrichten und Freitexte selbst bereitstellen können, kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass solche Informationen im Einzelfall enthalten sind. Der jeweilige Verantwortliche muss sicherstellen, dass eine solche Verarbeitung rechtmäßig und auf das erforderliche Maß beschränkt ist.

16.4 Betroffenenrechte bei Kundendaten

Wenn Ihre Daten beispielsweise deshalb in Flatwise gespeichert sind, weil Ihr Vermieter, Eigentümer, eine Hausverwaltung oder ein anderer Flatwise-Kunde Flatwise verwendet, ist grundsätzlich dieser Verantwortliche der richtige Ansprechpartner für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch.

Flatwise trifft als Auftragsverarbeiter grundsätzlich keine eigenständige Entscheidung darüber, ob solche Daten gelöscht, berichtigt oder herausgegeben werden.

Geht eine entsprechende Anfrage unmittelbar bei Flatwise ein und können wir sie einem Kunden zuordnen, unterstützen wir den betreffenden Verantwortlichen nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO bei der Bearbeitung beziehungsweise leiten die Anfrage, soweit erforderlich und zulässig, an ihn weiter.

17. Produktanalyse mit PostHog

Innerhalb der Flatwise-App verwenden wir nach Ihrer Einwilligung für Produktanalyse und freiwilliges Produktfeedback

PostHog, Inc.
2261 Market Street #4008
San Francisco, CA 94114
Vereinigte Staaten (USA)

Für Flatwise wird die PostHog Cloud EU in Frankfurt, Deutschland verwendet.

Zweck ist insbesondere zu verstehen,

welche Funktionen genutzt werden,
wo Arbeitsabläufe abgebrochen werden,
ob bestimmte Produktänderungen funktionieren und
wie die Benutzerführung verbessert werden kann.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

pseudonyme Nutzer- beziehungsweise Konto-ID,
Datum der Registrierung und verwendeter Anmeldeweg,
aufgerufene App-Bereiche,
Klicks und Nutzungsereignisse,
Beginn, Fortschritt und Abschluss bestimmter Abläufe,
Validierungsfehler,
technische Objekt-Referenzen,
Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen sowie
technische Zeitstempel und Ereignismetadaten.

Name und E-Mail-Adresse werden nicht an PostHog übermittelt. Die Flatwise-Konfiguration ist außerdem darauf ausgelegt, fachliche Inhalte aus Mietverhältnissen, Verträgen, Dokumenten, Bankdaten, Transaktionen oder sonstigen Immobilienverwaltungsdaten nicht für die Produktanalyse an PostHog zu übermitteln.

Bei automatischer Erfassung von Formular- oder Eingabefeldinteraktionen wird das betreffende Nutzungsereignis, nicht jedoch der eingegebene fachliche Inhalt erfasst.

IP-Adressen können für die technische Netzwerkkommunikation anfallen, werden innerhalb des Flatwise-PostHog-Projekts jedoch nicht als Analysedatum gespeichert; die entsprechende Verwerfungsfunktion ist aktiviert.

Flatwise verwendet keine Session-Replay- oder Bildschirmaufzeichnungsfunktion von PostHog.

Freiwilliges Feedback

Wenn Sie den Feedback-Dialog nutzen, können zusätzlich der von Ihnen eingegebene Feedback-Inhalt, Feedback-Kategorie, App-Bereich, Zeitpunkt, Browser-/Geräteinformationen und die Information verarbeitet werden, ob eine Kontaktaufnahme gewünscht ist.

Bitte übermitteln Sie darin möglichst keine Mieterdaten, Vertrags-, Bank- oder sonstigen vertraulichen Informationen, wenn diese für Ihre Rückmeldung nicht erforderlich sind.

Das freiwillige Feedback selbst verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Produktverbesserung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die darüber hinausgehende Produktanalyse mit PostHog wird erst nach Ihrer Einwilligung in Analyse aktiviert und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie gegebenenfalls § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Die Analyse-Ereignisse werden nach der für das Flatwise-Projekt gewählten Einstellung für bis zu zwölf Monate gespeichert.

Weitere Informationen: PostHog Trust Center · PostHog Privacy Policy

18. Fehleranalyse mit Sentry

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler verwenden wir Sentry, angeboten von

Functional Software, Inc.
d/b/a Sentry
45 Fremont Street, 8th Floor
San Francisco, CA 94105
Vereinigte Staaten (USA)

Sentry verarbeitet abhängig vom Fehler insbesondere

Fehlerart und Zeitpunkt,
technische Fehlermeldungen und Stack Traces,
betroffene Anwendungskomponenten,
technische Pfade,
Browser-, Betriebssystem- und Geräteinformationen,
Fehlercodes,
pseudonyme beziehungsweise interne Kennungen sowie
weitere erforderliche technische Metadaten.

Flatwise hat Sentry datensparsam konfiguriert. Die standardmäßige Übermittlung personenbezogener Identifikationsinformationen ist deaktiviert; sensible Felder wie Request-Bodies, Payloads und Cookies werden soweit vorgesehen entfernt oder geschwärzt.

Walter-Prompts, Chatantworten und fachliche Tool-Ein- oder -Ausgaben werden nicht gezielt an Sentry übermittelt.

Die Verarbeitung dient der Erkennung, Analyse und Behebung technischer Fehler sowie der Sicherheit und Stabilität von Flatwise. Soweit Flatwise hierfür selbst Verantwortlicher ist, beruht sie insbesondere auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen technischen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit im Einzelfall im Auftrag des Kunden verarbeitete personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe des AVV.

Aufgrund des Sitzes von Sentry und der Einbindung weiterer Dienstleister können trotz Verwendung einer europäischen Datenregion einzelne Verarbeitungen außerhalb Europas stattfinden. Internationale Datenübermittlungen erfolgen nach Maßgabe des Sentry-DPA und der darin vorgesehenen Mechanismen, insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise der Standardvertragsklauseln, soweit jeweils anwendbar.

Die Speicherdauer der bei Sentry verarbeiteten Fehler- und Ereignisdaten richtet sich nach der für das Flatwise-Projekt konfigurierten technischen Aufbewahrung und wird auf den Zeitraum beschränkt, der für Fehleranalyse, Fehlerbehebung, Sicherheit und technische Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Nicht mehr erforderliche Daten werden nach den vorgesehenen Löschprozessen entfernt. Gesetzliche Verpflichtungen oder die Erforderlichkeit zur Untersuchung konkreter Sicherheitsvorfälle können im Einzelfall eine längere Aufbewahrung rechtfertigen.

Weitere Informationen: Sentry Privacy Policy · Sentry Data Processing Addendum

19. Bankanbindung über finAPI

Soweit die Bankfunktion verfügbar ist und vom Kunden aktiviert wird, ermöglicht Flatwise die Anbindung unterstützter Bankkonten.

Hierfür setzen wir Dienste der

finAPI GmbH
Adams-Lehmann-Straße 44
80797 München
Deutschland

ein.

finAPI ist ein von der deutschen Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht beaufsichtigtes Zahlungsinstitut und erbringt unter anderem regulierte Kontoinformationsdienste.

Die Bankanbindung erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des Nutzers. Dieser entscheidet, welches unterstützte Bankkonto verbunden wird und nimmt die erforderliche Authentifizierung beziehungsweise Freigabe über die hierfür vorgesehenen Prozesse des Kreditinstituts beziehungsweise Kontoinformationsdienstes vor.

Flatwise ist nicht dazu vorgesehen, Online-Banking-Passwörter dauerhaft zu speichern.

Über die Anbindung können insbesondere verarbeitet werden:

Kontoinhaber und Kontobezeichnung,
IBAN und Kontostammdaten,
Kontosalden,
Transaktionen und Umsätze,
Buchungs- und Wertstellungsdaten,
Beträge und Währungen,
Verwendungszwecke und Zahlungsreferenzen sowie
Namen beziehungsweise Bezeichnungen von Zahlungspartnern.

Transaktionsinformationen können personenbezogene Daten Dritter enthalten, beispielsweise Namen von Mietern oder Zahlungsempfängern.

Die Bankanbindung erfolgt über die von finAPI bereitgestellte WebForm beziehungsweise die darüber eingebundenen Authentifizierungsverfahren. Der Nutzer wird für die erforderliche Bankauthentifizierung in den von finAPI beziehungsweise dem jeweiligen Kreditinstitut bereitgestellten Prozess geführt.

finAPI ruft nach entsprechender Freigabe des Nutzers die erforderlichen Kontoinformationen vom jeweiligen Kreditinstitut ab und stellt die für die Flatwise-Funktion benötigten Kontoinformationen anschließend Flatwise zur Verfügung.

Flatwise erhält und speichert im Rahmen dieser Integration keine Online-Banking-Passwörter oder vergleichbaren dauerhaften persönlichen Zugangsdaten zum Bankkonto.

finAPI handelt bei der Erbringung seines regulierten Kontoinformationsdienstes als eigenständig datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung zur Erbringung des Kontoinformationsdienstes sowie zur Erfüllung eigener gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher, Sicherheits- und Betrugspräventionspflichten.

Sobald die für Flatwise bestimmten Bank- und Transaktionsinformationen an Flatwise übermittelt wurden, richtet sich ihre weitere Verarbeitung innerhalb von Flatwise nach dem in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Rollenmodell. Soweit es sich um vom Kunden verantwortete Daten handelt, verarbeitet Flatwise diese als Auftragsverarbeiter.

Über finAPI werden von Flatwise derzeit keine Zahlungsauslösedienste und keine darüber hinausgehenden finAPI-Dienste eingesetzt.

Weitere Informationen: finAPI Datenschutzhinweise · finAPI Datenschutzinformationen für Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienste

20. E-Mail- und Dokumentversand über Resend

Für bestimmte E-Mail- und Kommunikationsfunktionen verwenden wir:

Plus Five Five, Inc. d/b/a Resend
2261 Market Street #5039
San Francisco, CA 94114
Vereinigte Staaten (USA)

Resend stellt die technische Infrastruktur für

von Flatwise selbst versandte Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und Systemnachrichten sowie
vom Kunden über Flatwise veranlasste E-Mails und Dokumentversendungen

bereit.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

Absender- und Empfänger-E-Mail-Adresse,
gegebenenfalls Name,
Betreff und Nachrichteninhalt,
Anhänge,
Versandzeitpunkt,
Nachrichten- und Versandkennungen,
Zustellstatus und Fehlermeldungen sowie
erforderliche technische Metadaten.

Bei einem vom Kunden veranlassten Versand können Nachrichten und Anhänge personenbezogene Daten aus dessen Immobilienbestand enthalten.

Für eigene Flatwise-Kommunikation ist Flatwise Verantwortlicher und Resend Auftragsverarbeiter. Veranlasst ein Kunde den Versand von Nachrichten oder Dokumenten an von ihm bestimmte Empfänger, bestimmt grundsätzlich der Kunde Zweck, Empfänger und Inhalt; Flatwise handelt insoweit als Auftragsverarbeiter und setzt Resend als Unterauftragsverarbeiter ein.

Das von Resend bereitgestellte Data Processing Addendum gemäß Art. 28 DSGVO gilt nach den Vertragsbedingungen von Resend für jedes Resend-Konto und wird mit Abschluss des zugrunde liegenden Nutzungsvertrags wirksam.

Resend speichert Kundendaten grundsätzlich in den Vereinigten Staaten. Eine gegebenenfalls verwendete europäische Sending Region beeinflusst den technischen Versandweg, führt jedoch nicht zu einer ausschließlichen Speicherung der Resend-Kundendaten innerhalb der Europäischen Union.

Für internationale Datenübermittlungen sieht Resend insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln vor.

Für die von Flatwise verwendete Standardkonfiguration speichert Resend E-Mail-Daten und damit zusammenhängende Versandinformationen grundsätzlich für 30 Tage. Nach den Resend-Vertragsbedingungen können Daten nach endgültiger Beendigung eines Kontos darüber hinaus innerhalb der dort vorgesehenen Löschfristen aus den Systemen entfernt werden.

Unabhängig davon können bei Flatwise selbst gespeicherte Kommunikations- oder Versandinformationen länger aufbewahrt werden, soweit dies für die jeweilige Kommunikationsfunktion, gesetzliche Pflichten, Nachweiszwecke oder Rechtsansprüche erforderlich ist.

Weitere Informationen: Resend GDPR Information · Resend Data Processing Addendum

21. Google Maps und Google Places

Für die Google Maps Platform ist bei einem österreichischen beziehungsweise sonstigen EWR-Geschäftskunden nach den derzeit geltenden Google-Vertragsbedingungen grundsätzlich folgende Gesellschaft zuständig:

Google Cloud EMEA Limited
70 Sir John Rogerson’s Quay
Dublin 2
Irland

Flatwise verwendet Google Maps und Google Places für Adresssuche, geografische Zuordnung und interaktive Kartendarstellungen.

Eine vom Nutzer veranlasste Adress- oder Ortssuche kann serverseitig über die Google Maps Platform verarbeitet werden. Dabei können insbesondere die eingegebene Adresse beziehungsweise Suchangabe, geografische Koordinaten und die für die technische Verarbeitung erforderlichen Informationen an Google übermittelt werden. Soweit Flatwise hierfür selbst Verantwortlicher ist, dient diese Verarbeitung der Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Flatwise-Funktion und beruht insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Nutzern eines Unternehmenskunden auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine direkte Verbindung zwischen dem Browser des Nutzers und Google zur Bereitstellung einer interaktiven Kartenansicht wird erst hergestellt, wenn die betreffende Kartenfunktion vom Nutzer aktiviert und eine hierfür erforderliche Einwilligung erteilt wurde. Im Rahmen dieser direkten Verbindung kann Google insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Such- beziehungsweise Ortsinformationen, geografische Koordinaten und weitere für die Kartenbereitstellung erforderliche technische Informationen verarbeiten.

Soweit für die direkte browserseitige Einbindung eine Einwilligung erforderlich ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und – soweit Informationen auf der Endeinrichtung gespeichert oder ausgelesen werden – zusätzlich auf § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Google und Flatwise handeln hinsichtlich der unter die Google Maps Platform Controller-Controller Data Protection Terms fallenden Verarbeitungen jeweils in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

Weitere Informationen: Google Maps Platform EEA Terms · Google Privacy Policy

22. Automatisierte Auslese von Energieausweisen

Für die automatisierte Auslese von Energieausweisen verwendet Flatwise Microsoft Azure Document Intelligence.

Für europäische Azure-Kunden ist nach den derzeit geltenden Microsoft-Vertragsbedingungen grundsätzlich folgende Gesellschaft Vertragspartner:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Irland

Für die Verarbeitung gilt das jeweils aktuelle Microsoft Products and Services Data Protection Addendum („Microsoft DPA“).

Für den produktiven Einsatz von Azure Document Intelligence verwendet Flatwise eine in der Azure-Region Sweden Central (Schweden) betriebene Ressource.

Microsoft verarbeitet eingereichte Dokumente nach seinen Produktinformationen in derselben Azure-Region, in der die jeweilige Document-Intelligence-Ressource eingerichtet wurde. Die zur Analyse übermittelten Dokumente und die daraus erzeugten Analyseergebnisse werden dort vorübergehend verschlüsselt gespeichert.

Microsoft löscht die eingereichten Dokumente und Analyseergebnisse nach den aktuellen Produktbedingungen grundsätzlich 24 Stunden nach Abschluss des Analysevorgangs automatisch.

Flatwise verwendet für diese Funktion ein vorgefertigtes Microsoft-Modell und trainiert mit den hochgeladenen Kundendokumenten kein eigenes KI- beziehungsweise Dokumentenmodell.

Soweit personenbezogene Daten aus dem vom Kunden verwalteten Immobilienbestand verarbeitet werden, handelt Flatwise als Auftragsverarbeiter und Microsoft als Unterauftragsverarbeiter nach Maßgabe des AVV beziehungsweise des Microsoft DPA.

Weitere Informationen: Microsoft - Datenschutz und Sicherheit bei Document Intelligence · Microsoft Products and Services DPA

23. KI-Assistent Walter

23.1 Funktionsweise

Walter ist der in Flatwise integrierte KI-gestützte Assistent.

Nutzer können Walter in natürlicher Sprache Fragen zu ihrem innerhalb von Flatwise verwalteten Immobilienbestand stellen.

Walter kann abhängig vom freigegebenen Funktionsumfang insbesondere

Informationen zu Gebäuden und Einheiten abrufen,
Informationen zu Mietverhältnissen und bestimmten Finanzwerten zusammenfassen,
Felder und Zusammenhänge erklären,
bei der Navigation innerhalb der App unterstützen sowie
einen Kalendereintrag zur ausdrücklichen Freigabe durch den Nutzer vorbereiten.

Walter wird innerhalb der Anwendung als KI-System gekennzeichnet. Vor der ersten Nutzung werden Nutzer außerdem über die wesentliche Funktionsweise, Datenverarbeitung und Grenzen des Systems informiert.

23.2 Begrenzter Datenzugriff

Walter verfügt über keinen unbeschränkten direkten Datenbankzugriff.

Der Assistent kann ausschließlich serverseitig definierte und freigegebene Flatwise-Funktionen verwenden. Jeder Zugriff ist insbesondere beschränkt durch

die Identität des angemeldeten Nutzers,
dessen Berechtigungen,
serverseitige Eigentums- und Zugriffsprüfungen,
den freigegebenen Walter-Funktionsumfang sowie
die vom Nutzer vorgenommenen Walter-Einstellungen.

Der Nutzer kann innerhalb der vorgesehenen Einstellungen bestimmen, welche Walter-Werkzeuge verwendet werden dürfen. Die Einschränkungen werden serverseitig durchgesetzt.

23.3 Welche Daten können verarbeitet werden?

Je nach Frage können an das KI-Modell insbesondere übermittelt werden:

Nutzereingabe,
begrenzter vorheriger Gesprächskontext,
Informationen über den aktuell geöffneten App-Bereich,
technische Objektkennungen beziehungsweise Objektbezeichnungen,
technische Werkzeugbeschreibungen sowie
Ergebnisse der für die jeweilige Frage erforderlichen Flatwise-Funktionen.

Dadurch können, abhängig von der Anfrage, insbesondere Namen beziehungsweise Anzeigenamen von Mietern oder Mitmietern, Mietvertragsinformationen, Mietzins- und sonstige Finanzwerte, Gebäude- und Einheiteninformationen, Eigentümerinformationen sowie Kalender-, Fristen- und Aufgabendaten verarbeitet werden.

Nicht jede Anfrage enthält sämtliche Daten.

23.4 Datenminimierung

Der Walter-Datenzugriff ist bewusst enger als der allgemeine Funktionsumfang von Flatwise.

Bei Mietern sind insbesondere Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, IBAN und Postanschrift nicht Bestandteil der vorgesehenen Walter-Tool-Ausgaben. Für Mieter werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen reduzierten Angaben, insbesondere Anzeigename und Rolle im Mietverhältnis, bereitgestellt.

Geburtsdatum und Geschlecht von Eigentümern, Verkäufern, Schenkern oder Erblassern gehören ebenfalls nicht zum vorgesehenen Walter-Datenumfang.

Im Go-live-Funktionsumfang verfügt Walter außerdem über keine Werkzeuge zum Abruf von Dokumenten und Dateien, Bankverbindungen oder Kontotransaktionen.

23.5 Microsoft Azure OpenAI / Microsoft Foundry

Für den KI-Assistenten Walter verwendet Flatwise Microsoft Azure OpenAI beziehungsweise Models sold by Azure innerhalb von Microsoft Foundry.

Vertragspartner für europäische Azure-Kunden ist nach den derzeit geltenden Microsoft-Vertragsbedingungen grundsätzlich:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Irland

Für die Verarbeitung gilt das jeweils aktuelle Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

Walter wird über eine Azure-Konfiguration innerhalb der EU Data Zone betrieben. Bei einer solchen Data-Zone-Bereitstellung können Prompts und Antworten nach den Microsoft-Produktinformationen innerhalb der Europäischen Union auch zwischen verschiedenen EU-Regionen verarbeitet werden. Die Verarbeitung ist daher nicht zwingend auf ein einzelnes Rechenzentrum beschränkt, bleibt hinsichtlich dieser Modellverarbeitung jedoch innerhalb der EU Data Zone.

Microsoft stellt die an das Modell übermittelten Prompts und Antworten nicht OpenAI oder anderen Kunden zur Verfügung und verwendet sie ohne ausdrückliche Anweisung oder Erlaubnis des Kunden nicht zum Training generativer Basismodelle oder zur Verbesserung von Microsoft- beziehungsweise Drittanbieterprodukten.

Flatwise verwendet für Walter store: false. Dadurch wird über die verwendete Schnittstelle kein dauerhafter Walter-Gesprächsverlauf als persistente Conversation angelegt.

Für die produktive Flatwise-Ressource gilt das reguläre Abuse Monitoring von Microsoft.

Microsoft prüft Prompts und Antworten automatisiert auf Hinweise auf missbräuchliche oder gegen die geltenden Produktbedingungen verstoßende Nutzung. Werden entsprechende Hinweise erkannt, können einzelne Inhalte für eine weitergehende automatisierte Prüfung ausgewählt werden. Soweit in besonderen Fällen zusätzlich eine menschliche Prüfung erforderlich wird, erfolgt der Zugriff ausschließlich durch hierfür autorisierte Microsoft-Mitarbeiter. Bei im Europäischen Wirtschaftsraum bereitgestellten Modellen befinden sich diese autorisierten Prüfer nach den aktuellen Microsoft-Informationen im Europäischen Wirtschaftsraum.

Soweit Walter personenbezogene Daten aus dem vom Kunden verwalteten Immobilienbestand verarbeitet, handelt Flatwise als Auftragsverarbeiter und Microsoft als Unterauftragsverarbeiter.

23.6 Speicherung des Chats

Flatwise speichert keinen dauerhaften Walter-Chatverlauf.

Während eines laufenden Chats kann ein begrenzter Gesprächskontext vorübergehend im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten werden. Dieser wird insbesondere bei einem neuen Chat, Neuladen, Abmeldung oder Sitzungswechsel verworfen.

Auf dem Flatwise-Server wird der für eine einzelne Anfrage zusammengestellte Kontext nur für die Dauer des betreffenden Verarbeitungsvorgangs vorgehalten.

Ein dauerhafter Live-Chat-Export ist im vorgesehenen Go-live-Funktionsumfang nicht vorhanden.

Dauerhaft gespeichert werden nicht die Inhalte des Walter-Chats, sondern lediglich die vom Nutzer vorgenommenen Walter-Einstellungen, insbesondere Einstellungen zu freigegebenen beziehungsweise deaktivierten Werkzeugen, sowie technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten nach Abschnitt 15.1.

23.7 Missbrauchsüberwachung bei Microsoft

Die Einstellung store: false ist von der von Microsoft betriebenen Missbrauchs- und Sicherheitsüberwachung zu unterscheiden.

Microsoft prüft Prompts und Antworten automatisiert auf Hinweise auf missbräuchliche Nutzung. Nach den Microsoft-Produktinformationen können bei entsprechend erkannten Signalen einzelne Inhalte für weitergehende Prüfungen ausgewählt werden. Bei der regulären Konfiguration kann dies unter bestimmten Voraussetzungen auch eine vorübergehende Speicherung und Prüfung durch hierzu berechtigte Personen umfassen.

Bei EWR-Bereitstellungen befinden sich hierfür eingesetzte menschliche Prüfer nach den aktuellen Microsoft-Informationen im EWR.

23.8 Menschliche Freigabe von Aktionen

Walter führt keine autonome Schreibaktion allein aufgrund einer Chatnachricht aus.

Im vorgesehenen Go-live-Funktionsumfang kann Walter insbesondere einen Kalendereintrag zur Freigabe durch den Nutzer vorbereiten. Der hierfür erzeugte Vorschlag kann vorübergehend in der Flatwise-Datenbank gespeichert werden. Ein tatsächlicher Kalendereintrag wird erst erstellt, wenn der Nutzer den Vorschlag über die dafür vorgesehene gesonderte Freigabefunktion ausdrücklich bestätigt.

Ein bloßes „Ja“ oder eine vergleichbare natürlichsprachliche Erklärung innerhalb des Chats ersetzt diesen technischen Freigabeschritt nicht.

Der vorübergehend gespeicherte Kalendervorschlag wird ausschließlich für die vom Nutzer angeforderte Vorschlags- und Freigabefunktion verwendet und spätestens sieben Tage nach seiner Erstellung automatisch gelöscht, sofern er nicht bereits zuvor verarbeitet oder gelöscht wurde.

23.9 Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Walter ist nicht dazu vorgesehen, Entscheidungen zu treffen, die einer betroffenen Person gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.

Insbesondere nimmt Walter keine automatische Bonitäts- oder Personenbewertung, Mieterauswahl, Kündigungsentscheidung oder autonome Mieterkommunikation vor.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im vorgesehenen Walter-Funktionsumfang daher nicht statt.

KI-generierte Antworten können trotz technischer Schutzmechanismen unvollständig oder unrichtig sein. Walter dient daher als unterstützende Auskunfts- und Navigationsfunktion; für wesentliche rechtliche, wirtschaftliche, steuerliche oder sonstige Entscheidungen sind die zugrunde liegenden Informationen angemessen zu prüfen.

Weitere Informationen zu Microsoft: Microsoft - Data, Privacy and Security for Azure AI Models · Microsoft Products and Services DPA

24. Einwilligungen in der App und Meta Conversions API

24.1 Einwilligungsverwaltung

Innerhalb der Flatwise-App unterscheiden wir insbesondere zwischen den freiwilligen Kategorien Analyse und Marketing.

Analyse umfasst die in Abschnitt 17 beschriebene Produktanalyse mit PostHog.

Marketing umfasst die nachfolgend beschriebene Verarbeitung mit Meta Business Tools im Registrierungs- und Einrichtungsprozess.

Die Entscheidung wird im Einrichtungsprozess des Flatwise-Kontos eingeholt. Dabei gilt:

Analyse und Marketing sind nicht vorausgewählt,
beide Kategorien können unabhängig voneinander abgelehnt oder aktiviert werden,
Ablehnung und Zustimmung werden gleichwertig angeboten,
Registrierung und gewöhnliche Nutzung sind ohne Einwilligung möglich und
die hiervon abhängigen Verarbeitungen werden vor einer entsprechenden Einwilligung nicht aktiviert.

Die Einwilligungsentscheidung wird kontobezogen serverseitig dokumentiert. Hierbei können Nutzerkennung, gewählte Kategorie, Entscheidung, Zeitpunkt, Änderungen beziehungsweise Widerrufe und die maßgebliche Einwilligungsfassung gespeichert werden.

Dadurch kann Ihre Entscheidung auch bei Nutzung eines anderen Browsers oder Endgeräts berücksichtigt werden.

Die Dokumentation dient insbesondere der technischen Umsetzung und dem Nachweis einer erteilten oder widerrufenen Einwilligung.

Sie können Analyse und Marketing jederzeit getrennt voneinander über die vorgesehenen Datenschutz- beziehungsweise Einwilligungseinstellungen mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Die App-Einwilligung ist von der Einwilligung auf der öffentlichen Website getrennt.

24.2 Meta Pixel im Registrierungs- und Einrichtungsbereich

Im Registrierungs- und Einrichtungsbereich kann nach Ihrer Marketing-Einwilligung das Meta Pixel eingesetzt werden.

Im gewöhnlichen angemeldeten Fachbereich, in dem Immobilien, Mieter, Dokumente und Finanzen verwaltet werden, wird dieses Pixel für die Flatwise-Marketingmessung nicht geladen.

24.3 Meta Conversions API

Ergänzend verwenden wir die Meta Conversions API („CAPI“).

Hierbei wird ein Ereignis nicht unmittelbar vom Browser, sondern serverseitig über die Flatwise-Infrastruktur an Meta übermittelt.

Die CAPI wird derzeit ausschließlich für das Ereignis einer erfolgreich abgeschlossenen Registrierung beziehungsweise Einrichtung (CompleteRegistration) verwendet.

Vor der Übermittlung wird serverseitig geprüft, ob für das Nutzerkonto eine wirksame Marketing-Einwilligung besteht. Ohne entsprechende Einwilligung wird dieses Marketingereignis nicht über die CAPI an Meta übermittelt.

Dabei können insbesondere übermittelt werden:

Information über die abgeschlossene Registrierung,
Zeitpunkt und Ereigniskennung,
IP-Adresse,
User-Agent beziehungsweise Browserkennung,
_fbp und _fbc, soweit vorhanden,
Event- beziehungsweise Quell-URL,
E-Mail-Adresse in mittels SHA-256 gehashter Form sowie
interne Nutzerkennung in mittels SHA-256 gehashter Form.

Die Hashwerte sind pseudonymisierte, nicht anonyme personenbezogene Daten. Meta kann sie verwenden, um Ereignisse vorhandenen Konten beziehungsweise Geräten zuzuordnen.

IP-Adresse und User-Agent werden für die Ereigniszuordnung nicht gehasht übermittelt.

Nicht übermittelt werden insbesondere Passwörter, Telefonnummern, Postanschriften sowie Mieter-, Objekt-, Vertrags-, Dokument-, Bank-, Transaktions-, Zahlungs- oder sonstige fachliche Portfoliodaten.

24.4 Werbe- und Attributionskennungen

Damit die spätere Registrierung einem vorausgegangenen Werbekontakt zugeordnet werden kann, können solche Kennungen erst nach vorliegender Marketing-Einwilligung vorübergehend dem Flatwise-Nutzerkonto zugeordnet werden.

Vor der Einwilligung erfolgt keine kontobezogene Speicherung dieser Kennungen für die Marketingattribution. Bei Widerruf werden die von Flatwise gespeicherten Attributionskennungen gelöscht.

Die bei Flatwise gespeicherten Meta-Attributionskennungen, insbesondere _fbp, _fbc und fbclid, werden nur bei bestehender Marketing-Einwilligung für die Zuordnung einer Registrierung zu einem vorausgegangenen Werbekontakt gespeichert. Bei Widerruf der Marketing-Einwilligung werden diese bei Flatwise gespeicherten Kennungen gelöscht.

Unabhängig von einem Widerruf werden die kontobezogenen Attributionskennungen spätestens 90 Tage nach der Registrierung automatisch gelöscht.

Die hierfür erforderliche technische Löschroutine ist im Produktivsystem eingerichtet.

24.5 Rechtsgrundlage und Rolle von Meta

Sämtliche hier beschriebenen Flatwise-Marketingverarbeitungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit auf Informationen im Endgerät zugegriffen wird, zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Soweit für die Erhebung und Übermittlung von Ereignisdaten das Meta Controller Addendum gilt, sind Flatwise und Meta Platforms Ireland Limited für diesen Verarbeitungsschritt gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO.

Meta verarbeitet übermittelte Daten anschließend teilweise für eigene Zwecke und nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen weiter.

Personenbezogene Daten von Mietern, Miteigentümern, Dienstleistern oder anderen Personen aus dem vom Kunden verwalteten Immobilienbestand werden nicht für die Flatwise-Werbeerfolgsmessung verwendet.

Weitere Informationen: Meta Privacy Policy · Meta Business Tools Terms · Meta Controller Addendum

IV. Ihre Rechte und abschließende Informationen

25. Ihre Datenschutzrechte

Soweit Flatwise Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortlicher verarbeitet, stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO unrichtiger beziehungsweise Vervollständigung unvollständiger Daten;
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, soweit keine gesetzliche oder sonstige zulässige Grundlage für die weitere Verarbeitung besteht;
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit deren gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind;
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, wenn die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht;
Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; sowie
die Rechte nach Art. 22 DSGVO hinsichtlich ausschließlich automatisierter Entscheidungen, soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind.

Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Die betreffenden Daten werden anschließend nicht mehr für diese Direktwerbung verarbeitet.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO ist von den vertraglich beziehungsweise technisch in Flatwise angebotenen Exportfunktionen zu unterscheiden.

Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Flatwise-Verarbeitungen werden nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen eingesetzt, die Ihnen gegenüber rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkungen im Sinne des Art. 22 DSGVO entfalten.

25.1 Ausübung Ihrer Rechte

Sie können sich hierzu insbesondere an datenschutz@flatwise.at wenden.

Wir bearbeiten Betroffenenanträge grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat. Diese Frist kann unter den Voraussetzungen des Art. 12 Abs. 3 DSGVO aufgrund von Komplexität oder Anzahl der Anträge um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden.

Bestehen begründete Zweifel an der Identität des Antragstellers, können wir zusätzliche Informationen anfordern, soweit dies erforderlich ist, um personenbezogene Daten vor unberechtigter Offenlegung oder Veränderung zu schützen.

Die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich unentgeltlich; für offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge gelten die gesetzlichen Ausnahmen des Art. 12 Abs. 5 DSGVO.

26. Rechte bei Daten eines Flatwise-Kunden

Wenn Ihre Daten in Flatwise verarbeitet werden, weil beispielsweise Ihr Vermieter, Eigentümer, eine Hausverwaltung oder ein anderer Flatwise-Kunde Flatwise verwendet, ist grundsätzlich dieser Verantwortliche Ansprechpartner für Ihre Betroffenenrechte hinsichtlich der von ihm verwalteten Daten.

Flatwise darf als Auftragsverarbeiter nicht eigenständig darüber entscheiden, ob diese Daten gelöscht, berichtigt, eingeschränkt oder herausgegeben werden.

Wenn Sie sich unmittelbar an Flatwise wenden, unterstützen wir den jeweiligen Verantwortlichen im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten. Soweit erforderlich und zulässig, kann Ihre Anfrage an diesen Verantwortlichen weitergeleitet werden.

Dies berührt nicht Ihre Rechte hinsichtlich solcher Daten, die Flatwise unabhängig davon für eigene Zwecke in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet.

27. Erforderlichkeit und Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Bestimmte Daten sind erforderlich, um ein Flatwise-Konto einzurichten, einen Vertrag abzuschließen oder eine bestimmte Funktion bereitzustellen. Hierzu gehören insbesondere die für Registrierung, Authentifizierung, Kontoverwaltung und, bei kostenpflichtigen Tarifen, Abrechnung und Zahlung notwendigen Angaben.

Ohne diese Daten kann die betreffende Leistung gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden.

Freiwillig sind insbesondere Einwilligungen in Analyse und Marketing. Registrierung und gewöhnliche Nutzung von Flatwise hängen nicht von diesen Einwilligungen ab.

Bei personenbezogenen Daten, die ein Kunde über Mieter oder andere Personen in Flatwise verwaltet, bestimmt der jeweilige Verantwortliche, welche Daten erforderlich sind. Flatwise kann als Auftragsverarbeiter nicht allgemein beurteilen, ob eine betroffene Person gegenüber diesem Kunden gesetzlich oder vertraglich zur Bereitstellung bestimmter Daten verpflichtet ist.

28. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder andere anwendbare Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

In Österreich:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich

E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Telefon: +43 1 52 152-0

Das Beschwerderecht besteht unbeschadet sonstiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie an, wenn sich insbesondere die Rechtslage, unsere Funktionen, technische Infrastruktur, eingesetzte Dienstleister oder Verarbeitungsvorgänge ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird über unsere Website beziehungsweise die Flatwise-App bereitgestellt.

Bei wesentlichen Änderungen können registrierte Nutzer zusätzlich innerhalb der App oder über die hinterlegte Kontaktmöglichkeit informiert werden.

Eine Änderung dieser Datenschutzerklärung bedeutet nicht automatisch, dass eine neue Einwilligung erforderlich ist.

Soweit eine neue oder geänderte Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, holen wir diese gesondert ein. Die bloße Bereitstellung oder Kenntnisnahme einer aktualisierten Datenschutzerklärung ersetzt eine erforderliche Einwilligung nicht.

Stand: 04. September 2026

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