Dein gesamter Immobilienbestand an einem Ort

Mit Flatwise 1.0 bildet dein Immobilienbestand die zentrale Grundlage deiner Verwaltung. Gebäude und Einheiten lassen sich strukturiert erfassen und anschließend mit allen relevanten Informationen rund um deine Immobilien verknüpfen.

In der Portfolioübersicht siehst du deine Gebäude wahlweise als Karten, Liste oder direkt auf einer Karte. Kennzahlen wie Einheiten, Vermietungsstatus und Auslastung geben dir dabei einen schnellen Überblick über deinen gesamten Bestand.

Jedes Gebäude erhält in Flatwise eine eigene zentrale Ansicht. Dort findest du nicht nur die zugehörigen Einheiten und wichtigsten Kennzahlen, sondern auch Dokumente, Kontakte, Mieter und Aktivitäten direkt auf Gebäudeebene. So entsteht nach und nach eine umfangreiche digitale Akte deiner Immobilie.

Über die Stammdaten lassen sich darüber hinaus zahlreiche Informationen zu einem Gebäude hinterlegen, von Basisdaten und Flächen über Ausstattung, Wärme und Energie bis hin zu Versicherungen, Hausverwaltung oder Renovierungen. Änderungen bleiben über die Historie nachvollziehbar und die vollständigen Gebäudedaten können jederzeit in einer Gesamtansicht zusammengeführt werden.

Informationen zu einer Immobilie sollen nicht länger an unterschiedlichen Stellen liegen. Flatwise führt sie in einer gemeinsamen Struktur zusammen und schafft damit die Datenbasis für die weitere Verwaltung und Automatisierung.

Einheiten im Detail verwalten

Unterhalb deiner Gebäude bildet Flatwise jede einzelne Einheit mit allen Informationen ab, die für die laufende Vermietung relevant sind. Auf einen Blick siehst du unter anderem Vermietungsstatus, Wohnfläche, Mietverhältnisse, Mieteinnahmen und Zahlungsstatus.

Auch auf Einheitenebene entsteht eine zentrale digitale Akte. Stammdaten zu Flächen, Räumen und Ausstattung können genauso hinterlegt werden wie Informationen zu Schlüsseln, Wärme, Strom oder technischer Infrastruktur. Dokumente, Kontakte und sämtliche Aktivitäten der Einheit sind direkt mit ihr verknüpft und jederzeit auffindbar.

Flatwise erfasst dabei nicht nur die Immobilie selbst, sondern auch ihren Kontext. Informationen zur Umgebung und nahegelegenen Infrastruktur werden automatisch aufbereitet und machen die Lage einer Einheit direkt innerhalb von Flatwise greifbar.

Eine Besonderheit von Flatwise 1.0 ist die Einheiten-Show: Aus den hinterlegten Daten, Räumen und Bildern erstellt Flatwise automatisch eine visuelle Präsentation deiner Immobilie, ein Startschuss, dich auch künftig bei der Vermarktung zu unterstützen. Statt einzelner Datensätze entsteht so ein vollständiges digitales Abbild der Einheit, von den Eckdaten über die Raumaufteilung bis hin zu Ausstattung und Bildern.

Damit wird jede Einheit zu einem zentralen Knotenpunkt, an dem Immobiliendaten, Vermietung, Dokumente und laufende Aktivitäten zusammenlaufen.

Mietverhältnisse einfach im Griff

Mietverhältnisse verbinden in Flatwise deine Einheiten mit den Menschen, Zahlungen und Vereinbarungen dahinter. Für jedes Mietverhältnis siehst du die wichtigsten Informationen wie Laufzeit, Monatsmiete, Zahlungsstatus, Kaution und zugeordnete Mieter:innen zentral an einem Ort.

Die Miete wird dabei detailliert abgebildet. Mietzins, Betriebskosten und weitere Bestandteile können inklusive Umsatzsteuer getrennt erfasst werden. Auch Kosten- und Verteilungsschlüssel für die kommende Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie die für das Mietverhältnis relevanten Dokumente sind direkt hinterlegt.

Besonderes Augenmerk legt Flatwise auf die Indexierung von Mietverhältnissen. Wertsicherungsklausel, Indexreihe & Co. werden einmal hinterlegt. Flatwise berechnet daraus anstehende Mietanpassungen und zeigt dir, wann eine Anpassung möglich ist, wie hoch sie ausfällt und welcher neue Mietzins daraus entsteht. Die Anpassung kann anschließend direkt durchgeführt und das entsprechende Schreiben erstellt werden. Bereits durchgeführte Indexierungen bleiben nachvollziehbar und können bei Bedarf rückgängig gemacht werden.

Auch Veränderungen während eines laufenden Mietverhältnisses lassen sich strukturiert abbilden. Dazu gehören etwa Verlängerungen, Mieterwechsel sowie Anpassungen von Betriebs- und Heizkosten oder die Beendigung eines Mietverhältnisses.

Flatwise ist außerdem WG-fähig. Einer Einheit können mehrere gleichzeitig aktive Mietverhältnisse zugeordnet werden. Damit lassen sich neben klassischen Mietverhältnissen auch Wohnungen mit mehreren separat vermieteten Plätzen bzw. Zimmern sauber abbilden.

Dokumente dort, wo sie hingehören

Mit Flatwise 1.0 wird die Dokumentenverwaltung direkt mit deinem Immobilienbestand verbunden. Verträge, Energieausweise, Abrechnungen, Belege oder automatisch von Flatwise erstellte Schreiben liegen damit nicht nur in einer Ablage, sondern im richtigen Kontext.

Dokumente können kategorisiert und mit Gebäuden, Einheiten oder anderen Bereichen verknüpft werden. Dadurch findest du Unterlagen sowohl in der zentralen Dokumentenübersicht als auch direkt bei der jeweiligen Immobilie. Dokumente lassen sich außerdem direkt in Flatwise öffnen und ansehen, ohne sie dafür zuerst herunterladen zu müssen.

Auch die Weitergabe wird einfacher. Einzelne Dokumente kannst du direkt aus Flatwise per E-Mail an Mieter:innen oder hinterlegte Kontakte senden und bei Bedarf eine persönliche Nachricht ergänzen. Der erste Baustein für das kommende Kommunikationsportal.

Für Exports lassen sich mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen, archivieren, teilen oder gebündelt als ZIP-Datei herunterladen. So kannst du beispielsweise benötigte Unterlagen gesammelt an deine Steuerberatung übergeben, ohne jedes Dokument einzeln zusammensuchen und herunterladen zu müssen.

Gleichzeitig erstellt Flatwise bei bestimmten Prozessen selbst die passenden Dokumente, etwa bei einer Mietindexierung. Diese werden automatisch in der Dokumentenverwaltung abgelegt und mit der entsprechenden Immobilie verknüpft.

Dein Netzwerk direkt mit deinen Immobilien verbunden

Im Flatwise Adressbuch verwaltest du alle Kontakte, die rund um deine Immobilien eine Rolle spielen, zentral an einem Ort. Von Steuerberatung und Architektur über Handwerksbetriebe bis hin zu Behörden und anderen Dienstleistern.

Kontakte lassen sich nach ihrem Kontakttyp kategorisieren und direkt mit einem oder mehreren Gebäuden verknüpfen. Neben den klassischen Stammdaten kannst du auch Kontaktdaten und Bankverbindungen hinterlegen. So weiß Flatwise nicht nur, wer ein Kontakt ist, sondern auch, welche Rolle er in deinem Portfolio spielt.

Diese Verknüpfungen werden bereits an mehreren Stellen genutzt. Bei der Erfassung von Buchungen für kommende Abrechnungen kannst du beispielsweise direkt den zugehörigen Dienstleister auswählen. Auch beim Dokumentenversand greifst du auf dein Adressbuch zu und kannst Unterlagen direkt aus Flatwise an hinterlegte Kontakte senden.

Das Adressbuch wird künftig noch stärker mit den Prozessen in Flatwise zusammenspielen. So sollen Kontakte beispielsweise als Prüfer oder verantwortliche Ansprechpartner für bestimmte Aufgaben und Prozesse hinterlegt werden können. Aus einer klassischen Kontaktliste entsteht damit Schritt für Schritt ein Netzwerk, das aktiv in die Verwaltung deines Portfolios eingebunden ist.

Deine Finanzen automatisch im Blick

Mit Flatwise bündelst du die finanziellen Vorgänge deines gesamten Immobilienportfolios an einem Ort. Verbinde deine Bankkonten direkt mit Flatwise und behalte Kontostände, Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben zentral im Blick.

Eingehende Kontobewegungen werden automatisch synchronisiert und von Flatwise analysiert. Relevante Transaktionen lassen sich den passenden Gebäuden, Einheiten und Mietverhältnissen zuordnen. So entsteht aus einzelnen Bankbewegungen eine strukturierte Finanzübersicht, die direkt mit deinem Portfolio verbunden ist.

Ein besonderer Fokus liegt auf der automatischen Mieteingangskontrolle. Flatwise kennt die erwarteten Mieten aus deinen hinterlegten Mietverhältnissen und gleicht diese mit den tatsächlichen Zahlungseingängen ab. Du siehst auf einen Blick, welche Mieten bereits eingegangen sind, welche noch offen sind und wo Zahlungen überfällig werden.

Auch Einnahmen und Ausgaben kannst du als Buchungen erfassen und mit Belegen verknüpfen. Dabei hinterlegst du unter anderem Zahlungsart, Dienstleister oder Mieter, Leistungsperiode, Steuer, einzelne Positionen und die entsprechende Immobilie. Ausgaben können zusätzlich als umlagefähig gekennzeichnet werden und bilden damit die Grundlage für weitere Prozesse wie die Betriebskostenabrechnung (bald verfügbar).

So wächst in Flatwise Schritt für Schritt eine durchgängige Finanzlogik: vom Bankkonto über die einzelne Transaktion und den Beleg bis hin zum Gebäude, Mietverhältnis und Mieteingang. Statt Finanzdaten isoliert zu verwalten, werden sie direkt Teil deiner laufenden Immobilienverwaltung.

Berichte aus deinen Immobiliendaten erstellen

Mit Flatwise verwandelst du die Daten deines Portfolios mit wenigen Klicks in übersichtliche Berichte. Statt Informationen aus verschiedenen Bereichen manuell zusammenzutragen, greift Flatwise direkt auf deine hinterlegten Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse und Finanzdaten zurück.

Je nach Anwendungsfall stehen dir unterschiedliche Standard-, Vermietungs- und Finanzberichte zur Verfügung. Erstelle beispielsweise eine Mieterliste für ein bestimmtes Gebäude, eine portfolioweite Leerstandsliste, eine Hauptmietzinsliste oder eine Übersicht deiner aktiven Mietverhältnisse. Weitere Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Rendite, Leerständen und Instandhaltung kommen laufend hinzu.

Vor der Erstellung wählst du einfach das gewünschte Gebäude, den Zeitraum oder Stichtag und das Ausgabeformat. Viele Berichte kannst du als PDF für eine übersichtliche Weitergabe oder als CSV zur weiteren Verarbeitung und Analyse erstellen.

Einmal erstellte Berichte bleiben in Flatwise gespeichert und können jederzeit erneut geöffnet oder heruntergeladen werden. Gleichzeitig landen sie im Dokumentenspeicher, sodass wichtige Auswertungen gemeinsam mit deinen übrigen Unterlagen zentral verfügbar bleiben.

So wird aus den laufend gepflegten Daten in Flatwise eine wiederverwendbare Informationsbasis. Daten einmal erfassen und daraus jederzeit genau die Auswertung erstellen, die du gerade brauchst.

Fristen und Aufgaben automatisch im Blick behalten

Flatwise hilft dir dabei, wichtige Termine, Prüfungen und Aufgaben rund um deine Immobilien rechtzeitig im Blick zu behalten. Viele relevante Fristen entstehen dabei automatisch aus den bereits vorhandenen Daten, sodass du sie nicht jedes Mal selbst anlegen und überwachen musst.

Flatwise berücksichtigt dafür unter anderem ausgewählte gesetzlich relevante Fristen, Daten aus deinen Mietverhältnissen sowie hinterlegte Prüf- und Wartungsintervalle technischer Anlagen. Ist beispielsweise für eine Anlage ein regelmäßiges Prüfintervall hinterlegt, können die entsprechenden Termine automatisch in deinem Kalender erscheinen. Auch auslaufende Mietverträge oder wiederkehrende Pflichten werden so frühzeitig sichtbar.

Zusätzlich kannst du jederzeit eigene Fristen und Aufgaben anlegen, priorisieren, wiederholen und mit Erinnerungen versehen. Eine Frist lässt sich bei Bedarf direkt als Aufgabe übernehmen, sodass aus einem anstehenden Termin ein konkreter To-do entsteht.

Über die Aufgabenübersicht siehst du auf einen Blick, was offen, demnächst fällig oder bereits erledigt ist. Damit verbindet Flatwise die langfristige Terminüberwachung deines Portfolios mit deiner täglichen Arbeit.

Deinen Flatwise-Kalender kannst du außerdem per privatem Feed mit Google Calendar, Apple Calendar oder Outlook abonnieren. So hast du relevante Immobilientermine auch außerhalb von Flatwise in deinem gewohnten Kalender verfügbar.

Du musst also nicht mehr selbst daran denken, wann die nächste Prüfung, Verlängerung oder wichtige Frist ansteht. Flatwise kennt den Kontext deiner Immobilien und bringt relevante Termine automatisch dorthin, wo du sie rechtzeitig siehst.

Der Flatwise KI-Agent: Dein Portfolio verstehen, ohne selbst danach zu suchen

Der Flatwise KI-Agent macht die Informationen aus deinem Portfolio direkt zugänglich. Statt dich durch Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse oder Fristen zu klicken, kannst du deine Fragen einfach in natürlicher Sprache stellen.

Frag zum Beispiel:

• „Was sollte ich aktuell bei meinen Immobilien beachten?“

• „Welche Mietverträge laufen demnächst aus?“

• „Wo habe ich aktuell Leerstände?“

• „Welche Mietverhältnisse könnten indexiert werden?“

• „Welche Fristen stehen diesen Monat an?“

Der KI-Agent greift dabei auf die in Flatwise vorhandenen Informationen zurück, bringt Daten aus unterschiedlichen Bereichen zusammen und bereitet sie für dich verständlich auf. So werden aus einzelnen Datenpunkten konkrete Antworten und du erkennst schneller, wo deine Aufmerksamkeit gefragt ist.

Vorerst liegt der Fokus auf dem Verstehen und Aufbereiten deiner Daten. Schritt für Schritt soll der Agent jedoch vom Informationsassistenten zum aktiven Begleiter deiner Immobilienverwaltung werden. Künftig soll er nicht nur erkennen, was zu tun ist, sondern dich bei konkreten Prozessen unterstützen und Aufgaben direkt in Flatwise anstoßen oder durchführen können.