Betriebskostenabrechnung in Österreich: Das müssen Vermieter wissen

Umlagefähige Kosten vs. nicht umlagefähige Ausgaben

Nicht jede Ausgabe, die mit deiner Immobilie zu tun hat, darf über die Betriebskosten abgerechnet werden. Der Gesetzgeber zieht hier eine klare Grenze zwischen laufenden Bewirtschaftungskosten (umlagefähig) und Erhaltungs- oder Investitionskosten (nicht umlagefähig). Umlagefähig sind, wie bereits zuvor aufgelistet, alle regelmäßig anfallenden Kosten, die für den laufenden Betrieb des Hauses notwendig sind, also jene, die den ordentlichen Gebrauch der Liegenschaft ermöglichen.

Nicht umlagefähig sind dagegen:

• Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen (z. B. Tausch von Fenstern, Sanierung des Daches oder der Heizungsanlage)

• Verbesserungs- und Modernisierungsmaßnahmen

• Einmalige Investitionen

• Verwaltungskosten, die über das gesetzliche Pauschale hinausgehen

• Vollwartungsverträge (nur anteilig umlagefähig)

Diese Kosten trägst du als Vermieter:in selbst, auch wenn sie im Zusammenhang mit dem Mietobjekt stehen. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die versehentliche oder unzulässige Einbeziehung von Reparaturkosten in die Betriebskostenabrechnung. Selbst wenn eine Maßnahme regelmäßig anfällt, etwa das Streichen des Stiegenhauses oder das Ersetzen defekter Beleuchtungskörper, gilt sie rechtlich nicht automatisch als Betriebskostenposition. Hier ist Vorsicht geboten, denn fehlerhafte Abrechnungen können von Mieter:innen beeinsprucht und im schlimmsten Fall sogar rückgefordert werden.

Vorschriften zur Erstellung und Vorlage der Betriebskostenabrechnung

Als Vermieter:in bist du gesetzlich verpflichtet, einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Sie ist nicht nur eine lästige Pflicht, sondern ein zentrales Element für ein transparentes und faires Mietverhältnis. Die Abrechnung zeigt deinen Mieter:innen, wie sich die laufenden Hauskosten zusammensetzen, und belegt, dass die eingehobenen Akontozahlungen korrekt verwendet wurden.

Gemäß § 21 MRG musst du die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni des Folgejahres vorlegen. Das heißt, für das Kalenderjahr 2024 muss die Abrechnung spätestens am 30. Juni 2025 fertiggestellt und deinen Mieter:innen zugänglich gemacht werden.

Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten abweichende Fristen. Sie müssen innerhalb von sechs Monaten nach Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode erstellt werden. Endet diese zum Beispiel im August, ist der 28. Februar des Folgejahres die späteste Frist. Wird das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum verwendet, bleibt der 30. Juni der maßgebliche Stichtag.

Diese Fristen sind nicht nur formaler Natur, sie haben auch rechtliche Konsequenzen. Verspätete oder fehlende Abrechnungen können dazu führen, dass du Nachforderungen verlierst oder Mieter:innen Einwendungen erfolgreich erheben können.

Formale Anforderungen an die Abrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen und klar nachvollziehbar sein. Sie darf keine Sammelposten oder unklare Pauschalen enthalten, sondern muss jede Kostenposition einzeln ausweisen. Folgende Punkte sollten daher in keiner Abrechnung fehlen:

• eine detaillierte Auflistung aller Kostenarten gemäß MRG

• der Verteilungsschlüssel (z. B. nach Nutzfläche, Verbrauch oder vertraglicher Vereinbarung)

• die Berechnung der anteiligen Kosten für jede Mietwohnung

• die Angabe der bereits geleisteten Akontozahlungen

• sowie die daraus resultierende Nachzahlung oder das Guthaben

Wichtig ist außerdem, dass du sämtliche Belege und Rechnungen zu den angeführten Kosten aufbewahrst und auf Verlangen Einsicht gewährst. Mieter:innen haben das Recht, die Unterlagen einzusehen, um die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Es genügt, wenn du Einsicht vor Ort anbietest , etwa in deinem Büro oder bei der Hausverwaltung. Eine Pflicht, Kopien zu übermitteln, besteht nur in Ausnahmefällen.

Fristen für Einwendungen und Nachforderungen

Nachdem du die Abrechnung übermittelt hast, haben deine Mieter:innen das Recht, Einwendungen zu erheben, falls sie Unstimmigkeiten vermuten. Bei Genossenschaftswohnungen gilt eine Frist von sechs Monaten ab Erhalt der Abrechnung. Danach können keine Einwendungen mehr geltend gemacht werden. In allen anderen Mietverhältnissen in der Vollanwendung des MRG, unterliegt eine etwaige Nachforderung der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem die Nachzahlung fällig wurde. Innerhalb dieser Zeit kannst du also noch offene Forderungen geltend machen, danach verfallen sie. 

Wie werden Betriebskosten aufgeteilt - Betriebskostenschlüssel

Die Aufteilung der Betriebskosten ist einer der zentralen Punkte in der Abrechnung und sie entscheidet darüber, wie fair und nachvollziehbar deine Mieter:innen an den laufenden Kosten beteiligt werden. Grundsätzlich schreibt das Mietrechtsgesetz (§ 17 MRG) vor, dass die Verteilung nach der Nutzfläche zu erfolgen hat, sofern im Mietvertrag keine andere Regelung vereinbart wurde.

Der sogenannte Betriebskostenschlüssel legt fest, in welchem Verhältnis die einzelnen Mieter:innen an den Gesamtkosten beteiligt werden. Er basiert in der Regel auf dem Verhältnis der Nutzfläche der jeweiligen Wohnung zur gesamten Nutzfläche des Hauses. Das bedeutet, du ermittelst zunächst die Gesamtnutzfläche des Hauses, also die Summe der Nutzflächen aller vermieteten Mietobjekte plus jener Flächen, die zwar vermietbar, aber derzeit leerstehend sind. Auf Basis dieser Gesamtnutzfläche wird dann der Anteil jeder Wohnung berechnet. Dieser Schlüssel dient als rechnerische Grundlage der Abrechnung und muss nachvollziehbar, einheitlich und sachlich gerechtfertigt sein. Eine Änderung ist nur möglich, wenn sie im Mietvertrag vereinbart oder durch bauliche Veränderungen (z. B. Zu- oder Umbauten) notwendig wird.

Beispiel: Beträgt die Gesamtnutzfläche 400 m² und die Wohnung deines/r Mieter:in hat 80 m², so trägt er/sie 20 % der umlagefähigen Betriebskosten.

Leerstehende, aber grundsätzlich vermietbare Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mieter:innen umgelegt werden. Die Kosten für diese Einheiten musst du als Vermieter:in selbst tragen. Das gilt auch dann, wenn die Leerstände über einen längeren Zeitraum bestehen, das Risiko trägt immer die Vermieterseite.

In bestimmten Fällen ist auch eine andere Aufteilung zulässig, etwa nach tatsächlichem Verbrauch (z. B. bei Warmwasser) oder nach der Zahl der Bewohner:innen, wenn das sachlich besser gerechtfertigt ist. Solche Sonderregelungen müssen jedoch klar und schriftlich im Mietvertrag vereinbart werden.

Was tun mit unklaren Positionen und Kosten?

Nicht selten kommt es bei der Betriebskostenabrechnung zu Fragen oder Unklarheiten etwa, wenn Kosten nicht eindeutig zuordenbar sind oder einzelne Positionen den Mieter:innen ungewöhnlich hoch erscheinen. In solchen Fällen gilt für dich als Vermieter:in: Nur klar belegbare und gesetzlich zulässige Kosten dürfen weiterverrechnet werden. Fehlt der Nachweis oder ist der Zusammenhang mit dem laufenden Betrieb nicht eindeutig, solltest du diese Position lieber nicht in die Abrechnung aufnehmen. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, jede Kostenposition mit Rechnungen oder Zahlungsbelegen zu dokumentieren. 

Wenn sich trotz aller Sorgfalt Differenzen mit deinen Mieter:innen ergeben, kannst du dich an die Schlichtungsstelle oder das Bezirksgericht wenden, um eine verbindliche Klärung herbeizuführen. Eine saubere und nachvollziehbare Aufstellung ist hier dein bester Schutz. 

Besondere Punkte und Praxisfallen

Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung gibt es einige Stolpersteine, die du als Vermieter:in kennen solltest, um Fehler und Konflikte zu vermeiden.

Rücklagen für Reparaturen vs. Betriebskosten

Wie bereits zuvor erklärt, ist ein zentraler Punkt die Unterscheidung zwischen laufenden Betriebskosten und Rücklagen für Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen. Betriebskosten sind jene regelmäßigen Kosten, die durch die Nutzung des Hauses oder der Wohnungen entstehen und auf deine Mieter:innen umgelegt werden dürfen. Rücklagen für Reparaturen, Sanierungen oder Investitionen in die Immobilie sind hingegen nicht umlagefähig und müssen von dir selbst getragen werden. Werden diese Kosten fälschlicherweise in der Abrechnung berücksichtigt, kann das zu Rückforderungen und rechtlichen Streitigkeiten führen.

Nachforderungen oder Gutschriften richtig behandeln

Die tatsächlichen Ausgaben für Betriebskosten werden mit den im gleichen Jahr geleisteten Vorauszahlungen deiner Mieter:innen verglichen. Liegen die Vorauszahlungen über den tatsächlichen Kosten, erhalten deine Mieter:innen eine Gutschrift. Liegen die Ausgaben höher, kannst du den Differenzbetrag nachverrechnen. Es ist wichtig, dass du in der Abrechnung genau darstellst, wie sich der zu zahlende oder gutzuschreibende Betrag zusammensetzt. Nachforderungen kannst du nur innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen geltend machen, und die Berechnung sollte nachvollziehbar auf den Abrechnungsunterlagen basieren. Bei Gutschriften musst du überschüssige Vorauszahlungen entweder zurückerstatten oder mit künftigen Vorauszahlungen verrechnen. Auch hier gilt, eine klare, nachvollziehbare Dokumentation schützt dich vor späteren Einwänden.

Zu hohe Verwaltungskosten

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Verrechnung tatsächlicher Verwaltungskosten, die über die gesetzlich zulässige Pauschale hinausgehen. Auch wenn die Ausgaben höher ausfallen, dürfen diese Mehrkosten nicht auf deine Mieter:innen überwälzt werden. Achte daher darauf, dass in der Abrechnung nur der Pauschalbetrag gemäß § 21 MRG angesetzt wird, um rechtliche Beanstandungen zu vermeiden

Leerstand 

Ein häufiger Stolperstein ist die Behandlung leerstehender, aber grundsätzlich vermietbarer Wohnungen. Die Kosten für diese Einheiten musst du als Vermieter:in selbst tragen, dürfen also nicht auf die übrigen Mieter:innen umgelegt werden. In der Praxis führt dies jedoch oft zu Berechnungsfehlern, etwa wenn die Leerstandsfläche versehentlich in den Betriebskostenschlüssel einbezogen wird. Prüfe daher die Aufteilung sorgfältig, um unzulässige Kostenweitergaben zu vermeiden.

Verspätete Abrechnungen

Viele Konflikte entstehen durch unklare Kostenpositionen oder verspätete Abrechnungen. Wenn Positionen vage bezeichnet oder nicht ausreichend erläutert werden, entsteht Raum für Missverständnisse. Auch die Nichteinhaltung von Fristen kann rechtliche Konsequenzen haben, etwa Rückforderungen oder Verzugszinsen nach sich ziehen.

Wichtiger Hinweis: Formuliere die Kostenpositionen präzise und verständlich, halte die gesetzlichen Abrechnungsfristen ein und sorge dafür, dass alle Belege und Abrechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Eine transparente Kommunikation mit deinen Mieter:innen bei Rückfragen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und das Abrechnungssystem fair und rechtssicher zu gestalten.

Kommunikation mit Mieter:innen

Eine transparente und verständliche Kommunikation ist entscheidend für eine reibungslose Abwicklung deiner Betriebskostenabrechnung. Sie verhindert Missverständnisse, reduziert Konflikte und stärkt das Vertrauen deiner Mieter:innen.

Gestalte die Abrechnung klar und nachvollziehbar, benenne alle Kostenpositionen eindeutig, erkläre den Verteilungsschlüssel, etwa nach Wohnfläche, und berücksichtige bereits geleistete Vorauszahlungen. Eine kurze Zusammenfassung am Anfang der Abrechnung hilft deinen Mieter:innen, die Zahlen schneller nachzuvollziehen.

Sei auf Rückfragen oder Einsprüche vorbereitet. Mieter:innen haben das Recht, die Belege einzusehen und bei Unklarheiten nachzufragen. Reagiere zeitnah und halte die entsprechenden Unterlagen bereit. Viele Einsprüche lassen sich so schon im Vorfeld klären, bevor sie zu Konflikten führen. Um den Prozess zu erleichtern, kannst du deinen Mieter:innen die Abrechnung auch digital oder über ein Online-Portal zugänglich machen. So können sie jederzeit nachvollziehen, wofür die Vorauszahlungen verwendet wurden, und Rückfragen werden schneller geklärt.

Eine übersichtliche, gut dokumentierte Abrechnung ist dein bester Schutz vor Streitigkeiten. Stelle die Kostenarten getrennt dar, zeige Nachzahlungen oder Guthaben deutlich auf, und halte alle Fristen ein. So vermittelst du Fairness und Professionalität und trägst gleichzeitig dazu bei, das Mietverhältnis langfristig stabil zu halten.

Lesetipp: Guter Kontakt zu Mietern - 7 Tipps für Vermieter

Verfahren und Streitfälle

Auch bei sorgfältiger Erstellung der Betriebskostenabrechnung kann es vorkommen, dass Mieter:innen einzelne Positionen oder die Höhe beanstanden. Im Anwendungsgebiet des MRG kannst du in solchen Fällen die örtliche Schlichtungsstelle oder das zuständige Bezirksgericht anrufen. Alle Mieter:innen des Hauses müssen über das Verfahren informiert werden und haben die Möglichkeit, daran teilzunehmen oder sich vertreten zu lassen.

Das Verfahren ist ein Außerstreitverfahren. Du musst nicht zwingend durch eine Anwältin oder einen Anwalt vertreten werden, es ist jedoch sinnvoll, dass deine Vertretung mit mietrechtlichen Fragen vertraut ist. Erst in weiterer Instanz besteht ein Vertretungszwang. Konsultiere daher im Streitfall immer deine Rechtsvertretung. 

Bei einer Schlichtung entstehen in der Regel keine Kosten. Bei einem Gerichtsverfahren fallen Antrags- und mögliche Sachverständigen- oder Vertretungskosten an, die das Gericht nach Billigkeitsgrundsätzen auf die Parteien verteilt. Ziel des Verfahrens ist die Feststellung, ob die Abrechnung die gesetzlich zulässigen Grenzen überschreitet.

Fazit

Die Betriebskostenabrechnung nach MRG ist ein zentrales Instrument, um ein faires und transparentes Mietverhältnis zu gestalten. Indem du nur zulässige Kosten abrechnest, die Abrechnung fristgerecht erstellst und verständlich aufbereitest, schaffst du sowohl Rechtssicherheit für dich als Vermieter:in als auch Vertrauen bei deinen Mieter:innen. Eine klare Dokumentation, nachvollziehbare Verteilung der Kosten und die Möglichkeit für Mieter:innen, Belege einzusehen, verhindern Missverständnisse und minimieren Konflikte. Wer diese Grundsätze konsequent einhält, gestaltet die Abrechnung professionell, fair und transparent – und sorgt dafür, dass das Mietverhältnis langfristig stabil und konfliktfrei bleibt.