Erstes Mietverhältnis anlegen

Übersicht

Ein Mietverhältnis verbindet deine Einheit mit dem Mieter, dem Mietvertrag und allen finanziellen Details wie Miete, Kaution, Betriebskosten und optional der Indexierung (Wertsicherung deiner Miete). Sobald ein Mietverhältnis angelegt ist, ändert sich der Status deiner Einheit (mit Beginn des Mietverhältnisses) automatisch von „Leerstand“ auf „Vermietet“, und deine Mieteinnahmen laufen ab sofort automatisch mit deinen Finanzen zusammen.

Voraussetzungen

• Du hast bereits eine Einheit angelegt → Leitfaden „Einheit anlegen“

• Du hast idealerweise den unterschriebenen Mietvertrag als Datei griffbereit.

Der Anlageprozess ist in sechs Schritte unterteilt, die du oben als Fortschrittsanzeige siehst: Mietvertrag, Hauptmieter, Bürgen, Miete & Kosten, Indexierung, Betriebskostenschlüssel. Nach Abschluss zeigt die Einheit statt „Leerstand“ eine Mieter-Karte mit Name, Mietdauer, Monatsmiete, Fälligkeit und Befristung sowie einen direkten Link zum vollständigen Mietverhältnis.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffne deine Einheit. Ihr Status zeigt aktuell Leerstand an.

2. Klicke unterhalb der Übersicht oder oben rechts auf Mietverhältnis anlegen. Es öffnet sich ein Fenster, welches dich in 6 Schritten durch die Anlage deines Mietverhältnisses führt.

Mietvertrag 

3. Lade im Schritt Mietvertrag deinen unterschriebenen Mietvertrag per Drag & Drop hoch (optional).

4. Lege den Mietvertragsbeginn fest und wähle, ob der Vertrag befristet oder unbefristet ist. Bei einem befristeten Vertrag gibst du die Befristungsdauer an (z. B. 3 Jahre). Flatwise berechnet das Mietvertragsende automatisch für dich. 

   Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klickst du auf Weiter.

Hauptmieter 

5. Erfasse im Schritt Hauptmieter die Kontaktdaten aller Hauptmieter: Anrede, Vor- und Nachname, optional akademischer Titel, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon und aktuelle Adresse.  Du kannst über das Feld + Neuer Mieterweitere Hauptmieter hinzufügen, sollten mehrere Mierter im gleichen Mietvertrag verzeichnet sein.

   Achtung: Bei einer WG-Verwaltung handelt es sich meist nicht um mehrere Hauptmieter pro Mietvertrag, sondern i.d.R um eigene Mietverträge für jeden WG-Bewohner. Es müssen daher mehrere Mietverhältnisse angelegt werden.

   Tipp: Erfasse die E-Mail Adresse der Hauptmieter, so kannst du diese direkt aus Flatwise kontaktieren.

Bürgen

6. Erfasse im Schritt Bürgen bei Bedarf Name, Telefonnummer, E-Mail und optional Firma, Geburtsdatum und Adresse des Bürgen oder überspringe diesen Schritt mit Weiter, wenn kein Bürge benötigt wird.

Miete & Kosten

7. Lege im Schritt Miete & Kosten unter Zahlung & Kaution die Fälligkeit fest (an welchem Tag des Monats die Miete fällig ist), es kann ein Mieteingangskonto (siehe Leitfaden Bankkonto verknüpfen) hinzugefügt werden sowie einen Verwendungszweck.

8. Trage die Kaution ein und wähle die Kautionsart (z. B. Überweisung, Barzahlung, Bankgarantie oder Sparbuch).

9. Erfasse bei den Kostenpositionen Mietzins und Betriebskosten jeweils als Nettobetrag und wähle den passenden Steuersatz, den Bruttobetrag berechnet Flatwise automatisch. Weitere Posten wie Heizkosten, Möbelmiete oder PKW-Stellplatz fügst du per Klick hinzu. Die Gesamtsumme (netto, Umsatzsteuer, brutto) siehst du direkt ganz unten.

Indexierung

10. Lege im optionalen Schritt Indexierung fest, ob dein Mietvertrag eine Wertsicherung vorsieht. Starte diesen Prozess mit einem Klick auf Indexierung konfigurieren. 

12. Wähle zuerst den MRG-Anwendungsbereich (Vollanwendung, Teilanwendung oder Nichtanwendung).

13. Wähle unter Wertsicherungsklausel, wie deine Klausel funktioniert:

    • Schwellenwert - Anpassung erst, wenn der Index um einen bestimmten Prozentsatz steigt

    • §2-Verweis/Sonderlogik - der Vertrag verweist auf die gesetzliche Wertsicherung

    • Unklar (manuelle Prüfung) - du prüfst diese Klausel selbst

14. Lege unter Indexgrundlage & Referenzperiode die Indexreihe fest (z. B. VPI 2025, VPI 2020, VPI 2015 …) sowie Referenzmonat und Referenzjahr laut Vertrag. Den Ausgangswert (Indexwert) schlägt Flatwise automatisch nach, sofern für die gewählte Periode ein Wert vorliegt.

15. Gib bei Senkung bei fallendem Index an, ob deine Klausel auch eine Senkung vorsieht, falls der Index einmal fällt, oder nur eine Erhöhung zulässt.

16. Trage bei Anpassungsregelung den Schwellenwert (in %) ein und lege fest, ob die Klausel bei Erreichen oder bei Überschreiten dieses Werts greift.

17. Gib bei Bisherige Valorisierung an, ob dieser Vertrag schon einmal angepasst wurde.

18. Wähle bei Anpassungssperre, ob eine Sperre gilt: Keine Sperre, Nächste Anpassung überspringen oder Nächsten 2 Anpassungen überspringen.

Betriebs- und Heizkostenschlüssel 

Dieser Schritt ist eine Grundlage für die bevorstehende Betriebs- und Heizkostenabrechnung.

19. Lege im Schritt Betriebs- und Heizkostenschlüssel die Abrechnungsart fest (Pauschal oder Akonto) sowie den prozentualen Schlüssel, mit dem sich diese Einheit an den Betriebskosten des Gebäudes beteiligt.

Hinweis: Wenn du im Schritt Miete Heizkosten angegeben hast, wirst du hier aufgefordert auch den Heizkostenschlüssel anzugeben.

19. Schließe den Anlagenprozess ab, nun siehst du die Bestätigung „Mietverhältnis erfolgreich erstellt“.

Alle Mietverhältnis-Informationen findest du auch zentral im Bereich Mietverhältnisse in der Navigation - mit eigenen Tabs für Übersicht, Mieter und Indexierung. Dort kannst du nach Status filtern (Aktiv, Anstehend, Beendet) und nach Gebäude, um schnell den Überblick über dein gesamtes Portfolio zu behalten.

Nächste Schritte

• Richte deine Indexierung ein, falls noch nicht geschehen → Leitfaden „Indexierung einrichten“

• Verbinde dein Bankkonto, um Mieteingänge automatisch zu erkennen → Leitfaden „Bankkonto verbinden“

• Lade den Mietvertrag als Dokument hoch, falls noch nicht geschehen → Leitfaden „Mietvertrag hochladen“

• Bearbeite das Mietverhältnis jederzeit → Leitfaden „Mietverhältnis bearbeiten“