Dokumente hochladen

Übersicht

Im Bereich Dokumente sammelst du alle wichtigen Unterlagen zentral an einem Ort. Vom Grundbuchauszug über Mietverträge bis zu Rechnungen. Jedes Dokument bekommt direkt beim Hochladen einen passenden Dokumenttyp zugewiesen und du verknüpfst es mit dem betroffenen Gebäude oder der betroffenen Einheit. So findest du später alles sofort wieder, ganz ohne lange zu suchen.

Voraussetzungen

• Du hast ein Flatwise-Konto erstellt und bist eingeloggt.

• Du hast das gewünschte Dokument (z. B. als PDF) griffbereit.

• Idealerweise ist bereits das passende Gebäude oder die passende Einheit angelegt, mit der du das Dokument verknüpfen möchtest.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dokument hochladen

1. Öffne im linken Menü den Bereich Dokumente.

2. Klicke auf Dokumente hochladen und wähle deine Datei aus (oder ziehe sie per Drag & Drop hinein).

3. Dein Dokument erscheint danach im Tab Offen - hier landen alle Dokumente, die noch keinen Dokumenttyp haben.

Dokument kategorisieren

4. Klicke bei deinem Dokument auf + Kategorisieren.

5. Passe im Feld Dokumentname bei Bedarf die Bezeichnung an. Flatwise übernimmt hier automatisch den Dateinamen.

6. Wähle über Dokumenttyp die passende Kategorie aus der großen Auswahl an vordefinierten Typen (z. B. Grundbuchauszug, Mietvertrag, Energieausweis, Betriebskostenabrechnung). Nutze die Suche im Dropdown, um schneller den richtigen Typ zu finden.

7. Ergänze optional eine Beschreibung sowie Tags, um das Dokument später noch leichter wiederzufinden. 

   Tipp: Du kannst auch mehrere Tags angeben, indem du diese mit “,” oder “Enter” trennst.

Dokument verknüpfen

8. Wechsle im selben Fenster zum Tab Verknüpfungen. 

9. Wähle das passende Gebäude (oder die passende Einheit) aus der Liste aus. Genau diese Verknüpfung sorgt dafür, dass du später sofort siehst, wozu ein Dokument gehört.

10. Klicke auf Speichern. Dein Dokument verschwindet danach aus dem Tab Offen und erscheint im Tab Alle - mit Dokumenttyp und Verknüpfung auf einen Blick.

Aktive Dokumente

11. Deine Dokumente erscheinen nach der Kategorisierung nun unter Aktiv und haben direkt die richtigen Dokumententypen und Verknüpfungen hinterlegt.

Nächste Schritte

• Organisiere und durchsuche deine Dokumente gezielt → Leitfaden „Dokumente durchsuchen“ / „Dokumente filtern“

• Teile Dokumente direkt mit Mietern oder Kontakten → Leitfaden „Dokumente versenden“

• Lade einzelne Dokumente lokal herunter → Leitfaden „Dokument herunterladen“