Flatwise kennenlernen

Übersicht

Flatwise ist eine Software zur Verwaltung deiner Immobilien. Sie bringt alles rund um deine Gebäude, Einheiten, Mieter, Finanzen und Dokumente an einem Ort zusammen. Statt Mieteingänge einzeln zu prüfen, Verträge und Rechnungen zu suchen oder Fristen manuell im Kopf zu behalten, übernimmt Flatwise viele dieser wiederkehrenden Aufgaben automatisch für dich. Die Grundlage dafür legst du einmalig an: Du erfasst deine Gebäude und Einheiten, danach kennt Flatwise dein Portfolio und alles, was organisatorisch damit zusammenhängt.

Voraussetzungen

• Du hast ein Flatwise-Konto erstellt.

• Du bist eingeloggt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffne Flatwise und melde dich mit deinem Konto an.

2. Du landest automatisch auf dem Dashboard, das ist dein Ausgangspunkt in Flatwise.

3. Verschaffe dir einen Überblick über die Navigationsleiste: Dort findest du die Bereiche Gebäude und Einheiten, Dokumente, Mietverhältnisse, Adressbuch, Fristen und Aufgaben, Finanzen und Berichte.

Das Dashboard

Auf dem Dashboard siehst du die zentrale Navigation sowie Kennzahlen-Karten zu deinem Portfolio. Das gibt dir einen ersten Eindruck, wie Flatwise aufgebaut ist, die einzelnen Kennzahlen und Elemente schauen wir uns im nächsten Leitfaden "Dashboard verstehen" im Detail an.

So hängt alles zusammen

Flatwise ist so aufgebaut, dass Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse, Kontakte, Dokumente und Finanzen miteinander verknüpft sind:

• Dein Gebäude ist die Immobilie selbst, zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus, eine Tiefgarage oder ein Einfamilienhaus.

• In jedem Gebäude legst du Einheiten an, einzelne Wohnungen, Geschäftsflächen oder Stellplätze.

• Für jede Einheit hinterlegst du ein Mietverhältnis, wer dort wohnt oder mietet, zu welchen Konditionen und ab wann.

• Deine Finanzen (Mieteinnahmen, Betriebskosten, Ausgaben) laufen automatisch mit deinem Portfolio zusammen.

• Deine Dokumente (Verträge, Rechnungen, Belege) ordnest du den passenden Gebäuden, Einheiten oder Mietverhältnissen zu.

• Alle Informationen laufen am Ende in deinen Berichten zusammen, wo du dein gesamtes Portfolio überblickst.

Dadurch musst du nicht mehr selbst an alles denken - Flatwise behält für dich den Überblick.

Gebäude und Einheitenübersicht 

Klickst du in der Navigation auf ein Gebäude oder eine Einheit, gelangst du zu deren eigenem Sub-Dashboard. Beide sind gleich aufgebaut: Über die Reiter Übersicht, Dokumente, Adressbuch, Stammdaten und Aktivitäten (bei Gebäuden zusätzlich Mieter) findest du alle Informationen dazu gebündelt an einem Ort.

• In der Übersicht siehst du auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen - bei einem Gebäude z. B. Auslastung, geplante und tatsächliche Mieteinnahmen sowie die Liste aller Einheiten; bei einer Einheit Status, Fläche, Zimmer und Mietstatus.

• Unter Stammdaten findest du alle hinterlegten Informationen strukturiert nach Themen wie Objekt & Lage, Eigentümer & Erwerb oder Technik & Infrastruktur.

• Unter Aktivitäten siehst du eine Chronik aller Änderungen seit der Erstellung – vom Anlegen bis zu jeder Bearbeitung.

Wie du dich in diesen Sub-Dashboards im Detail zurechtfindest, zeigen wir dir in eigenen Leitfäden zur Gebäude- und zum Einheitenübersicht.

Solltest du bei einem Begriff oder Feld in Flatwise unsicher sein, halte einfach nach dem Fragezeichen-Icon (Tooltip) daneben Ausschau. Dahinter versteckt sich jeweils eine kurze Erklärung oder Zusatzinfo, die dir weiterhilft.

Ein Tipp, bevor du startest

Tipp: Uns ist bewusst, dass du nicht immer sofort alle Informationen zur Hand hast. Trotzdem empfehlen wir dir, deine Daten möglichst sorgfältig anzulegen, so hat Flatwise von Anfang an eine solide Basis, um dich später gezielt und optimal zu unterstützen.

Deshalb ist die Dateneingabe in Flatwise auch so aufgebaut:

• Pflichtfelder zuerst: Du kommst erst weiter, wenn die notwendigsten Angaben ausgefüllt sind.

• Später fortfahren: Angefangene Schritte kannst du jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen.

• Überspringen möglich: Bei manchen Angaben kannst du den Schritt auch überspringen und die Infos zu einem späteren Zeitpunkt nachtragen.

Diese Prinzipien gelten für alle Anlage-Prozesse in Flatwise. In den folgenden Leitfäden gehen wir gemeinsam Schritt für Schritt durch die jeweiligen Anlagen, zum Beispiel von Gebäuden, Einheiten oder Mietverhältnissen. Behalte diese Tipps dabei im Hinterkopf, sie helfen dir, in jedem dieser Schritte souverän und ohne Druck voranzukommen.

Nächste Schritte

• Lerne dein Dashboard im Detail kennen in Dashboard verstehen

• Lege dein erstes Gebäude an Leitfaden in Gebäude anlegen

• Erstelle deine erste Einheit in diesem Gebäude in Einheit anlegen