Lesedauer: 8 Minuten
Übergabeprotokoll für Wohnung: Was Vermieter wissen müssen – mit kostenloser Vorlage
Wohnungsübergabe richtig dokumentieren: Was im Übergabeprotokoll stehen muss – inkl. kostenloser Vorlage speziell für Vermieter.
DATE
22.05.2025
CATEGORY
Vermietung
Neu
Artikel geschrieben von
Johannes Reichl
Ein paar Worte zu Beginn
Ob beim Einzug oder Auszug – das Übergabeprotokoll ist für Vermieter:innen eines der wichtigsten Dokumente, um den Zustand der Wohnung eindeutig festzuhalten und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Dennoch wird es in der Praxis oft stiefmütterlich behandelt oder gar und ganz weggelassen – ein Fehler, der teuer werden kann.
Denn ohne klare Dokumentation hast du im Streitfall schlechte Karten. Kratzer im Parkett? Schimmel im Bad? Fehlende Schlüssel? Ohne Übergabeprotokoll wird’s schwer, Nachweise zu erbringen oder Kosten weiterzugeben.
In diesem Artikel erfährst du, was in ein professionelles Übergabeprotokoll gehört, welche Grundlagen du kennen solltest und wie du es richtig einsetzt – mit kostenloser Vorlage zum Download.
Was ist ein Übergabeprotokoll – und warum ist es so wichtig?
Ein Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand einer Wohnung bzw. Immobilie bei der Übergabe an neue Mieter:innen festhält. Dazu sollte ein Protokoll sowohl beim Einzug (Übergabe- oder auch Übernahmeprotokoll) als auch beim Auszug (Rückstellungsprotokoll) angefertigt werden. Diese Protokolle werden in der Regel von Vermieter und Mieter gemeinsam erstellt und anschließend unterzeichnet sowie mit Fotos ergänzt.
Das Protokoll dokumentiert unter anderem:
→ Den allgemeinen Zustand der Wohnung
→ Zustand der Oberflächen (Parkettböden, Wände, Fließen, Wände, Decken etc.) und bestehende Mängel
→ Vorhandene Möbel und Einrichtungsgegenstände sowie deren Zustand und Funktionsfähigkeit (E-Herd, Kühlschrank etc.)
→ Zählerstände (Strom, Wasser, Gas),
→ Anzahl und Zweck der übergebenen Schlüssel
→ Sichtbare Mängel oder Schäden
→ Besondere Vereinbarungen (z. B. über Reparaturen oder noch zu erledigende Arbeiten).
Warum ist ein Übergabeprotokoll für Vermieter:innen so wichtig?
Ein sauber erstelltes Übergabeprotokoll schützt dich als Vermieter:in vor ungerechtfertigten Forderungen oder Streitigkeiten z.B. bei der Kautionsrückzahlung. Du kannst im Streitfall beweisen, was bereits beschädigt war oder was noch in Ordnung übergeben wurde. Umgekehrt ist es auch ein Schutz für Mieter:innen – denn ohne Protokoll sind Behauptungen schwer belegbar.
Besonders wichtig wird das Übergabeprotokoll bei:
→ Mietverhältnissen mit hoher Fluktuation
→ älteren Mietobjekten mit Abnutzungserscheinungen
→ Übergaben, bei denen es bereits Konflikte gab
→ geplanten Sanierungen oder Umbauten nach Auszug
Kurz gesagt: Es ist dein stärkstes Instrument zur Klarheit – und kostet dich nur wenige Minuten.
Zusätzlich kannst du kannst im Mietvertrag direkt auf das Übergabeprotokoll Bezug nehmen. Das schafft eine wichtige Verbindlichkeit. Lies hier, wie du deinen Mietvertrag richtig aufsetzt und worauf du dabei achten solltest.
Wann wird ein Übergabeprotokoll erstellt?
Das Übergabeprotokoll kommt immer dann ins Spiel, wenn eine Wohnung den/die Mieter:innen wechselt, also konkret bei Einzug oder Auszug. In beiden Fällen ist die Unterfertigung ratsam um mit dem Protokoll als objektiver Beleg den Zustand der Wohnung zum jeweiligen Zeitpunkt festzuhalten.
Die zwei typischen Zeitpunkte für ein Übergabeprotokoll:
Bei Einzug eines neuen Mieters
→ dokumentiert, ob und welche Mängel bereits bestehen (besonders bei bereits gebrauchen Wohnungen)
→ beugt späteren Unstimmigkeiten vor („Das war schon so!“)
→ kann als Basis für Kautionsregelungen bei Auszug der Mieter:innen verwendet werden
Bei Auszug des bisherigen Mieters
→ prüft den aktuellen Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt des Auszuges (Rückstellung)
→ zeigt, ob neue Mängel hinzugekommen sind
→ ermöglicht eine faire und nachvollziehbare Abrechnung der Kaution
Was gehört alles ins Übergabeprotokoll?
Ein gutes Übergabeprotokoll ist mehr als nur eine Liste von Schlüsseln oder Zählerständen, es ist ein Sicherheitsnetz für beide Seiten, wenn es später Unklarheiten oder Streitigkeiten gibt. Deshalb lohnt es sich, alle relevanten Punkte strukturiert und vollständig festzuhalten.
Diese Inhalte sollte dein Protokoll immer enthalten:
Allgemeine Daten zur Wohnung
→ Adresse, Stockwerk, Türnummer
→ Name des Vermieters und Mieters
→ Datum und Uhrzeit der Übergabe
→ Art der Übergabe (Einzug oder Auszug)
Zustand der Räume
→ Jedes Zimmer einzeln erfassen: Böden, Wände, Fenster, Türen, Decken
→ Besonderheiten oder Schäden dokumentieren (z. B. Kratzer am Parkett, Schimmelstellen)
→ Notizen zu Renovierungen oder Neuzustand (z. B. frisch gestrichen)
→ Wasserleitungen prüfen und Steckdosen testen
Ausstattung
→ Möblierung und Einrichtungsgegenstände, falls mitvermietet (z. B. Küche, Kühlschrank, Kästen)
→ Funktionstüchtigkeit prüfen und ggf. vermerken (z. B. „Herd funktioniert einwandfrei“)
→ Fehlende oder defekte Teile dokumentieren
Zählerstände
→ Stromzähler - falls möglich für HT (Hochtarif) und NT (Nachtarif)
→ Wasserzähler (falls möglich warm und kalt)
→ Gaszähler
→ Heizkostenverteiler (sofern vorhanden)
Schlüsselübergabe
→ Anzahl und Art der Schlüssel (z. B. Wohnungstür, Haustür, Kellerabteil, Briefkasten)
→ Vermerk, ob alle Schlüssel zurückgegeben wurden
Sonstige Punkte
→ Hinweise auf offene Mängel oder noch ausstehende Reparaturen
→ Vereinbarungen über Reinigungszustand, Nachbesserungen etc.
→ Hinweis auf bereits bezahlte oder einbehaltene Kaution
Tipp: Am Ende des Artikels findest du eine kostenlose Vorlage von einem Übergabeprotokoll. Damit kannst du sofort loslegen.
So füllst du das Übergabeprotokoll richtig aus – Schritt für Schritt
Ein gut vorbereitetes Übergabeprotokoll ist das A und O für eine gelungen Wohnungsübergabe. Doch wie fertigst du als Vermieter:in ein solche Protokoll an und wie läuft die Übergabe konkret ab? Im folgenden Abschnitt erklären wir dir, wie du am besten vorgehst.
Vor der Übergabe: Vorbereitung ist alles
Bevor du dich mit dem/der Mieter:in zur Übergabe triffst, solltest du das Protokoll vorbereiten. Das bedeutet:
→ Lege eine strukturierte Vorlage zurecht - zur Übergabeprotokoll-Vorlage
→ Drucke das Dokument zweifach aus
→ Bringe Kugelschreiber, Kamera/Handy und ggf. einen Zählerstand-Notizblock mit
Tipp: Kläre vorab, ob der Strom- oder Gasversorger eigene Übergabeformulare verlangt. Manche Energieversorger bestehen auf separate Zählerstandsmeldungen.
2. Während der Übergabe: Schritt für Schritt dokumentieren
Gehe mit dem/der Mieter:in gemeinsam durch die Wohnung. Wichtig ist, die Übergabe erfolgt im beidseitigen Einvernehmen, alles wird gemeinsam kontrolliert und dokumentiert.
Nochmal zur Erinnerung - die folgenden Punkte gehören in jedes Übergabeprotokoll:
→ Allgemeine Daten: Datum, Adresse, Mietvertragsdaten, Name von Vermieter:in & Mieter:in
→ Zählerstände: Strom, Gas, Wasser, Fernwärme (am besten mit Foto dokumentieren!)
→ Zustand der Räume: Sichtbare Mängel, Schäden, Abnutzung, Sauberkeit (Raum für Raum dokumentieren)
→ Ausstattung: Vorhandene Möbel, Einbauten, Geräte inkl. Alter und Zustand
→ Schlüsselübergabe: Anzahl & Art der übergebenen Schlüssel (Haus, Keller, Briefkasten etc.)
→ Fotos: Mach Fotos von Zählerständen, Mängeln, besonderen Einrichtungsdetails oder Streitpunkten
Tipp: Verwende dein Smartphone, um strittige Punkte sofort zu dokumentieren. Ein kurzes Video der gesamten Wohnung wirkt im Ernstfall Wunder.
Nach der Übergabe: Unterschrift & Ausfertigung
Am Ende des Termins unterzeichnen beide Parteien das Übergabeprotokoll. Jede Partei erhält ein Original. Falls du digital arbeitest, kannst du das Dokument auch direkt in deinem digitalen Verwaltungstool (z. B. Flatwise) speichern oder per Mail versenden.
Tipp: Lade das unterschriebene Protokoll gemeinsam mit dem Mietvertrag und Kautionsnachweis an einem Ort hoch. So bist du später rechtlich abgesichert.
Bonus: Worauf du als Vermieter besonders achten solltest
→ Fotografiere nicht nur Mängel, sonder auch unbeschädigte Teile und Ausstattungen der Wohnung. Bewahre die Fotos anschließend zumindest ein Jahr lang auf, da du als Vermieter:in in der Regel das Recht hast, ein Jahr lang Schadensersatzansprüche gegenüber früheren Mieter:innen geltend zu machen sollte die einbehaltene Kaution nicht ausreichen bzw. nicht mehr zugänglich sein.
→ Lass dir nicht unter Zeitdruck eine unklare Formulierung ins Protokoll diktieren
→ Bestehe auf Fotos, insbesondere bei Auszügen
→ Notiere alle Schäden konkret – keine schwammigen Aussagen („leichte Abnutzung“ ist nicht eindeutig)
→ Bei Befristung: Prüfe, ob alle Rückgabepflichten erfüllt wurden (z. B. Malerarbeiten, Entfernung von Möbeln).
Fazit: Warum ein gutes Übergabeprotokoll für Vermieter bares Geld wert ist
Ein professionelles Übergabeprotokoll ist kein bürokratischer Ballast – es ist dein bester Schutz vor Streit bei der Kautionsabrechnung oder zur Durchsetzung von Schadenersatzforderungen. Je klarer der Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug dokumentiert ist, desto stressfreier läuft das Mietverhältnis – für beide Seiten.
Mit einer klaren Struktur, der passenden Vorlage, ausreichend Fotos und gegenseitiger Unterschrift ist das Protokoll in wenigen Minuten erledigt – und kann dir im Ernstfall viele hundert Euro sparen. Vor allem bei häufigem Mieterwechsel oder gebrauchten Objekten solltest du nie darauf verzichten.
Die Inhalte dieses Artikels dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Bitte wende dich bei rechtlichen Fragen oder individuellen Anliegen an eine qualifizierte Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden. Eine Haftung für direkte oder indirekte Schäden, die aus der Nutzung der Informationen entstehen, ist, soweit zulässig, ausgeschlossen. Weitere Hinweise und der vollständige Haftungsausschluss sind im Impressum einsehbar.
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