Vermietung
Wichtige Fristen für Vermieter in Österreich: Wartung, Prüfung & Pflichten
Alle wichtigen Wartungsfristen für Vermieter in Österreich: Heizung, Rauchfangkehrer, Aufzug, Elektrik & mehr.
Johannes Reichl
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Als Vermieter:in in Österreich trägst du die Verantwortung dafür, dass deine Immobilie sicher und funktionstüchtig ist. Das bedeutet nicht nur, dass du auf akute Probleme reagierst, sondern auch, dass du regelmäßige Wartungen und Prüfungen durchführen lässt. Von der jährlichen Thermenwartung über die Rauchfangkehrung bis zur Aufzugsprüfung gibt es eine Vielzahl an Fristen, die du einhalten musst.
Diese Pflichten sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützen auch dich als Vermieter:in vor Haftungsrisiken. Wenn etwas passiert, weil eine notwendige Wartung versäumt wurde, kann das schnell teuer werden. Gleichzeitig verhindern regelmäßige Kontrollen teure Folgeschäden und sorgen dafür, dass deine Immobilie langfristig im guten Zustand bleibt.
Der Überblick über alle relevanten Fristen kann jedoch schnell verloren gehen. Wann muss der Rauchfangkehrer kommen? Wie oft ist eine Aufzugsprüfung fällig? Welche Wartungen kannst du auf deine Mieter:innen umlegen?
In diesem Artikel erfährst du, welche rechtlichen Pflichten du als Vermieter:in hast, welche Wartungen und Prüfungen in welchen Intervallen fällig sind, wie du die Organisation und Dokumentation am besten managst und welche Kosten du als Betriebskosten umlegen kannst.
Warum Wartungsfristen so wichtig sind
Als Vermieter:in bist du gesetzlich verpflichtet, deine Immobilie in einem bewohnbaren und sicheren Zustand zu erhalten. Diese Erhaltungspflicht umfasst nicht nur die Behebung von akuten Schäden, sondern auch präventive Maßnahmen wie regelmäßige Wartungen und Prüfungen. Versäumst du diese Pflichten, kann das weitreichende Konsequenzen haben.
Rechtliche Pflichten und Haftung
In Österreich regeln verschiedene Gesetze, Normen und auch Versicherungsbedingungen die Wartungs- und Prüfpflichten für Vermieter:innen. Das ABGB bzw. das Mietrechtsgesetz (MRG) legen fest, dass du als Vermieter:in für die Erhaltung des Mietgegenstandes verantwortlich bist. Dazu gehören auch technische Anlagen wie Heizungen, Aufzüge oder elektrische Installationen.
Wenn durch eine unterlassene Wartung ein Schaden entsteht, kannst du als Vermieter:in haften. Das kann von kleineren Reparaturen bis zu schweren Unfällen reichen. Wird beispielsweise eine Person im Aufzug verletzt, weil die vorgeschriebene Prüfung nicht durchgeführt wurde, können neben Schadenersatzansprüchen auch strafrechtliche Konsequenzen drohen.
Auch deine Versicherung kann Probleme machen. Viele Gebäude- und Haftpflichtversicherungen setzen voraus, dass alle vorgeschriebenen Wartungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Kannst du das nicht nachweisen, riskierst du, dass die Versicherung im Schadensfall die Leistung verweigert.
Zusätzlich können Mieter:innen bei nicht durchgeführten Wartungen Mietminderungen geltend machen. Wenn beispielsweise die Heizung im Winter ausfällt, weil die Thermenwartung versäumt wurde, können Mieter:innen die Miete kürzen, bis der Mangel behoben ist.
Wichtig: Dokumentiere alle durchgeführten Wartungen und Prüfungen sorgfältig. Diese Nachweise schützen dich im Streitfall und sind oft Voraussetzung für Versicherungsleistungen.
Vermeidung von Schäden und Kosten
Regelmäßige Wartungen sind nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Sie verhindern teure Folgeschäden und verlängern die Lebensdauer deiner technischen Anlagen erheblich. Eine jährliche Thermenwartung kostet beispielsweise zwischen 100 und 200 Euro, während eine neue Therme schnell 3.000 bis 5.000 Euro kosten kann.
Durch präventive Wartung erkennst du Probleme frühzeitig, bevor sie zu größeren Schäden führen. Ein Techniker kann beispielsweise bei der Heizungswartung feststellen, dass ein Bauteil bald ausgetauscht werden muss, und so einen plötzlichen Ausfall im Winter verhindern. Das spart nicht nur Reparaturkosten, sondern auch Ärger mit deinen Mieter:innen.
Auch die Energieeffizienz profitiert von regelmäßiger Wartung. Eine gut gewartete Heizung verbraucht weniger Energie, was die Betriebskosten senkt. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für deine Mieter:innen, die sich über niedrigere Nebenkosten freuen.
Nicht zuletzt schafft eine gut gewartete Immobilie Vertrauen bei deinen Mieter:innen. Wenn sie sehen, dass du dich um die Instandhaltung kümmerst und Probleme proaktiv angehst, steigt die Zufriedenheit. Zufriedene Mieter:innen bleiben länger, zahlen pünktlich und behandeln die Immobilie pfleglich.
Tipp: Schließe Wartungsverträge mit Fachbetrieben ab. Das stellt sicher, dass Wartungen nicht vergessen werden, und spart oft Kosten durch Pauschalpreise.
Heizung und Therme
Die Heizungsanlage gehört zu den wichtigsten technischen Einrichtungen in einer Immobilie. Entsprechend streng sind die Wartungs- und Prüfpflichten. Als Vermieter:in musst du dafür sorgen, dass Heizungen und Thermen regelmäßig gewartet werden und alle vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt werden.
Jährliche Thermenwartung
Gasthermen und andere Heizungsanlagen sollten unbedingt mindestens einmal jährlich gewartet werden. Die laufende Wartung ist zwar nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben, aber regelmäßig eine Voraussetzung für die Herstellergarantie und ebenso oft für Versicherungsleistungen. Bei der Wartung überprüft ein Fachbetrieb alle sicherheitsrelevanten Komponenten, reinigt die Anlage und stellt sicher, dass sie effizient arbeitet.
Die Kosten für eine Thermenwartung liegen typischerweise zwischen 100 und 200 Euro. Bei wohnungsweisen Gasthermen bzw. bei Etagenheizungen (Gaskombithermen) wird die laufende Wartung häufig vertraglich auf Mieter:innen überwälzt. Unabhängig davon bleibst du als Vermieter:in für die Erhaltung der Anlage und die Behebung ernster Mängel verantwortlich. Bei zentralen Heizungsanlagen bist du als Vermieter:in in der Verantwortung, dich auch um die Wartung zu kümmern, wobei die Kosten üblicherweise umlagefähig sind.
Viele Vermieter:innen schließen Wartungsverträge ab, bei denen die Wartung automatisch jährlich durchgeführt wird. Das hat den Vorteil, dass du dich nicht selbst um die Terminplanung kümmern musst und oft günstigere Konditionen bekommst. Im Zusammenhang mit den Betriebskosten solltest du unbedingt auch auf die Art und den Umfang des Wartungsvertrages achten.
Bei der Wartung werden unter anderem der Brenner gereinigt, die Zündung überprüft, der Wasserdruck kontrolliert und alle Dichtungen auf Verschleiß untersucht. Der Techniker erstellt ein Wartungsprotokoll, das du aufbewahren solltest. Dieses Protokoll ist wichtig für Versicherungen und bei eventuellen Streitigkeiten mit Mieter:innen.
Wichtig: Die Thermenwartung sollte idealerweise vor Beginn der Heizperiode durchgeführt werden, also im Spätsommer oder Frühherbst. So stellst du sicher, dass die Heizung im Winter einwandfrei funktioniert.
Rauchfangkehrer: Kehrungen und Überprüfungen
Der Rauchfangkehrer ist in Österreich für die Überprüfung und Reinigung von Rauchfängen, Abgasleitungen und Feuerstätten zuständig. Die Intervalle für Kehrungen und Überprüfungen sind gesetzlich vorgeschrieben und unterscheiden sich je nach Art der Feuerstätte.
Bei Gasthermen und Ölheizungen ist in der Regel eine jährliche Überprüfung vorgeschrieben. Der Rauchfangkehrer kontrolliert dabei den ordnungsgemäßen Zustand der Abgasanlage und prüft, ob die Abgase sicher abgeführt werden. Bei offenen Kaminen oder Holzöfen können häufigere Kehrungen notwendig sein, oft zwei- bis viermal jährlich, abhängig von der Nutzungshäufigkeit.
Die Kosten für den Rauchfangkehrer sind ebenfalls als Betriebskosten umlagefähig. Sie variieren je nach Bundesland und Art der Feuerstätte, liegen aber typischerweise zwischen 50 und 150 Euro pro Jahr und Wohneinheit.
Rauchfangkehrer haben in Österreich ein sogenanntes Kehrgebiet. Das bedeutet, dass du als Vermieter:in nicht frei wählen kannst, welchen Rauchfangkehrer du beauftragst. Jedes Kehrgebiet ist einem bestimmten Rauchfangkehrer zugeordnet, der für alle Immobilien in diesem Bereich zuständig ist.
Tipp: Der Rauchfangkehrer meldet sich in der Regel automatisch für die fälligen Termine. Achte dennoch darauf, dass die Termine wahrgenommen werden, und informiere deine Mieter:innen rechtzeitig.
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Abgasmessung bei Gasthermen
Zusätzlich zur jährlichen Wartung ist bei Gasthermen regelmäßig eine Abgasmessung vorgeschrieben. Diese wird ebenfalls vom Rauchfangkehrer durchgeführt und dient der Überprüfung, ob die Therme ordnungsgemäß verbrennt und keine gefährlichen Abgase in die Wohnräume gelangen.
Die Abgasmessung muss je nach Alter und Leistung der Therme alle ein bis drei Jahre durchgeführt werden. Bei neueren Geräten mit Brennwerttechnik sind die Intervalle oft länger als bei älteren Thermen. Der Rauchfangkehrer informiert dich über die für deine Anlage geltenden Fristen.
Die Kosten für die Abgasmessung liegen bei etwa 30 bis 60 Euro und können ebenfalls auf die Mieter:innen umgelegt werden. Der Rauchfangkehrer stellt nach der Messung ein Prüfprotokoll aus, das du aufbewahren solltest.
Werden bei der Abgasmessung Mängel festgestellt, musst du diese umgehend beheben lassen. Der Rauchfangkehrer setzt eine Frist zur Mängelbehebung und führt anschließend eine Nachkontrolle durch. Werden schwerwiegende Mängel festgestellt, kann die Therme im Extremfall stillgelegt werden, bis die Probleme behoben sind.
Wichtig: Halte die Prüfprotokolle des Rauchfangkehrers griffbereit. Sie sind Nachweis dafür, dass du deinen Pflichten nachgekommen bist.
Lesetipp: Wie du Betriebskosten korrekt abrechnest und welche Posten umlagefähig sind, erfährst du in unserem Artikel über Betriebskosten.
Elektrische Anlagen und Sicherheit
Elektrische Anlagen gehören zu den sicherheitsrelevantesten Bereichen einer Immobilie. Defekte oder veraltete Elektroinstallationen können zu Bränden, Stromschlägen und anderen gefährlichen Situationen führen. Entsprechend wichtig sind regelmäßige Überprüfungen und Wartungen.
Elektroinstallationen und Blitzschutz
In Österreich gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist für die Überprüfung von Elektroinstallationen in Wohngebäuden. Dennoch wird von Fachverbänden und Versicherungen empfohlen, elektrische Anlagen alle 10 bis 15 Jahre überprüfen zu lassen. Bei älteren Gebäuden oder nach größeren Umbauarbeiten sollte die Prüfung früher erfolgen.
Die Elektroprüfung wird von einem konzessionierten Elektriker durchgeführt. Dabei werden unter anderem die Erdung, Leitungen, Sicherungen, Steckdosen und Schalter auf ihre Funktionstüchtigkeit und Sicherheit überprüft. Der Elektriker erstellt ein Prüfprotokoll, das dokumentiert, ob die Installation den aktuellen Normen entspricht. Die Kosten für hierfür trägst du als Vermieter:in.
Besonders wichtig ist die Überprüfung in Altbauten, wo noch alte Leitungen oder veraltete Sicherungskästen vorhanden sein können. Hier kann eine Modernisierung der Elektrik nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch den Wohnkomfort verbessern und den Wert der Immobilie steigern.
Bei Blitzschutzanlagen sind die Vorgaben klarer. Wenn eine Blitzschutzanlage vorhanden ist, muss sie alle drei bis vier Jahre, abhängig von Risikoklasse und Gebäudeart, von einem Fachbetrieb überprüft werden. Diese Prüfung ist besonders bei höheren Gebäuden oder exponierten Lagen wichtig.
Im Falle einer Neuvermietung bist du als Vermieter:in zur Vorlage eines aktuellen E-Befunds verpflichtet. Dieser muss nur einmalig bei der Wohnungsübergabe vorgelegt werden. Ohne E-Befund gilt die Elektrik als potenziell unsicher, weshalb Mieter.innen diesen bei Übergabe einfordern oder das Fehlen samt Nachfrist schriftlich im Protokoll festhalten können. Werden Mieter:innen hier nicht aktiv, akzeptieren sie den mangelhaften Standard. Dies kann im Schadensfall, etwa bei einem Brand, zu einer Haftungsteilung führen.
Tipp: Auch wenn bei laufenden Mietverhältnissen keine gesetzliche Pflicht besteht, solltest du elektrische Anlagen regelmäßig prüfen lassen. Das schützt dich vor Haftungsrisiken und wird von Versicherungen oft als Voraussetzung für den vollen Versicherungsschutz verlangt.
Brandmelder und Rauchmelder
Die Rauchmelderpflicht in Österreich ist bundeslandabhängig geregelt. In den meisten Bundesländern besteht eine Rauchmelderpflicht für Neubauten und zum Teil auch für Bestandsgebäude (Nachrüstpflicht). Als Vermieter:in bist du in der Regel für die Installation und Wartung der Rauchmelder verantwortlich.
Rauchmelder müssen mindestens einmal jährlich auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft werden. Die meisten modernen Rauchmelder haben einen Testknopf, mit dem die Funktion einfach überprüft werden kann. Zusätzlich sollten die Batterien regelmäßig gewechselt werden, oder du setzt auf Rauchmelder mit fest verbauten Langzeitbatterien, die bis zu 10 Jahre halten.
Die Installation von Rauchmeldern ist verhältnismäßig günstig, die Geräte kosten zwischen 10 und 50 Euro pro Stück. Die Wartung kann entweder von dir selbst, von deinen Mieter:innen oder von einem Fachbetrieb durchgeführt werden. In der Praxis haben sich Wartungsverträge bewährt, bei denen ein Dienstleister alle Rauchmelder im Gebäude jährlich überprüft.
Die Kosten für Wartung und Batteriewechsel können grundsätzlich auf die Mieter:innen umgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass du die Verantwortung für die ordnungsgemäße Funktion der Rauchmelder behältst. Kommt es zu einem Schaden und die Rauchmelder waren entgegen der gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten nicht funktionsfähig, kann eine Haftung von dir als Vermieter:in entstehen.
Wichtig: Informiere dich über die spezifischen Regelungen in deinem Bundesland. Die Rauchmelderpflicht und die Details zur Installation variieren zwischen den Bundesländern.
Aufzüge und technische Anlagen
Technische Anlagen wie Aufzüge oder Lüftungssysteme unterliegen strengen Prüfpflichten. Diese Anlagen sind sicherheitsrelevant und müssen regelmäßig von befugten Personen überprüft werden.
Regelmäßige Aufzugsprüfungen
Aufzüge gehören zu den am stärksten regulierten technischen Anlagen in Gebäuden. In Österreich schreibt die Aufzüge-Sicherheitsverordnung (ASV) vor, dass Aufzüge regelmäßig gewartet und geprüft werden müssen. Die Prüfungen müssen von einer autorisierten Stelle durchgeführt werden.
Es gibt zwei Arten von Prüfungen: die wiederkehrende Prüfung und die außerordentliche Prüfung. Die wiederkehrende Prüfung muss alle 12 Monate durchgeführt werden und überprüft den gesamten technischen Zustand des Aufzugs. Zudem ist eine Sichtprüfung in kürzeren Abständen durch eine befähigte Person vorgeschrieben, meist übernimmt das der Wartungstechniker oder der Hausverwalter.
Die Kosten für Aufzugswartung und -prüfung sind erheblich und liegen je nach Größe und Alter des Aufzugs zwischen 1.000 und 3.000 Euro pro Jahr. Diese Kosten können als Betriebskosten auf die Mieter:innen umgelegt werden. Ein Wartungsvertrag mit einem spezialisierten Aufzugsunternehmen ist hier Standard und gesetzlich oft erforderlich.
Bei der Prüfung werden unter anderem die Bremsen, Seile, Türen, Notrufsysteme und Sicherheitseinrichtungen überprüft. Der Prüfer erstellt ein Protokoll, das im Aufzug ausgehängt werden muss. Werden Mängel festgestellt, müssen diese umgehend behoben werden. Bei schwerwiegenden Sicherheitsmängeln kann der Aufzug stillgelegt werden.
Wichtig: Die Prüfprotokolle müssen i.d.R. mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Sie sind bei Kontrollen durch Behörden vorzulegen und im Schadensfall als Nachweis wichtig.
Lüftungsanlagen
Auch Lüftungsanlagen müssen regelmäßig gewartet werden, besonders wenn es sich um zentrale Anlagen mit Wärmerückgewinnung handelt. Die Wartungsintervalle hängen vom System ab, typischerweise sind jährliche Inspektionen und Filterwechsel notwendig.
Bei zentralen Lüftungsanlagen muss zusätzlich alle drei bis fünf Jahre eine professionelle Reinigung der Lüftungskanäle erfolgen. Diese Reinigung ist wichtig für die Luftqualität und verhindert die Ansammlung von Staub, Schmutz und möglicherweise Schimmelsporen in den Kanälen.
Die Kosten für Wartung und Betrieb von Lüftungsanlagen können teilweise als Betriebskosten umgelegt werden. Dazu gehören die Stromkosten und der regelmäßige Filterwechsel. Größere Instandhaltungsmaßnahmen wie die Kanalreinigung fallen jedoch üblicherweise unter die Erhaltungspflicht und müssen von dir als Vermieter:in getragen werden.
Tipp: Schließe auch Wartungsverträge für Lüftungsanlagen ab, die automatisch an Filterwechsel und Inspektionen erinnern. Das verhindert, dass wichtige Wartungen vergessen werden.
Lesetipp: Alles über Wohnraumlüftungen, Wartung und Pflichten erfährst du in unserem Artikel über Wohnraumlüftungen.
Weitere wichtige Prüffristen
Neben den bereits genannten technischen Anlagen gibt es weitere Bereiche, die regelmäßige Prüfungen und Wartungen erfordern. Einige davon werden oft übersehen, sind aber gesetzlich vorgeschrieben oder dringend empfohlen.
Wasserqualität und Legionellenprüfung
In Österreich besteht unter bestimmten Umständen die Pflicht, das Trinkwasser auf Legionellen zu untersuchen. Legionellen sind Bakterien, die sich in warmem Wasser vermehren und die gefährliche Legionärskrankheit auslösen können. Besonders gefährdet sind Warmwassersysteme mit Temperaturen zwischen 25 und 50 Grad Celsius.
Die Legionellenprüfung ist für Gebäude mit zentralen Warmwasseranlagen, die Wasser an die Öffentlichkeit abgeben (z.B. größere Wohnanlagen) faktisch pflichtig (ÖNORM B 5019). Dies hängt von der Größe und Beschaffenheit sowie dem Stand der Technik ab. Hierzu solltest du dich unbedingt fachlich beraten lassen.
Die Prüfung sollte alle drei Jahre durchgeführt werden, bei Auffälligkeiten auch häufiger. Ein spezialisiertes Labor entnimmt Wasserproben und untersucht diese auf Legionellen. Die Kosten liegen bei etwa 150 bis 300 Euro pro Prüfung.
Werden erhöhte Legionellenwerte festgestellt, musst du umgehend Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören die thermische Desinfektion der Leitungen, die Überprüfung der Warmwassertemperatur (sollte über 60 Grad liegen) oder im Extremfall der Austausch von Leitungen.
Wichtig: Auch wenn du nicht direkt gesetzlich verpflichtet bist, solltest du bei älteren Warmwassersystemen oder nach längeren Leerständen eine Legionellenprüfung in Betracht ziehen. Das schützt deine Mieter:innen und dich vor Haftungsrisiken.
Spielplätze und Außenanlagen
Wenn deine Immobilie über einen Spielplatz oder andere Außenanlagen verfügt, musst du auch hier regelmäßige Prüfungen durchführen lassen. Spielplätze unterliegen strengen Sicherheitsvorschriften, und Verstöße können bei Unfällen zu erheblichen Haftungsansprüchen führen.
Spielplatzgeräte müssen mindestens einmal jährlich von einem zertifizierten Prüfer auf ihre Verkehrssicherheit überprüft werden. Zusätzlich sind regelmäßige Sichtkontrollen (wöchentlich oder monatlich) durch den Betreiber vorgeschrieben. Bei der jährlichen Hauptprüfung werden alle Spielgeräte auf Verschleiß, Stabilität und Sicherheit geprüft.
Die Kosten für die Spielplatzprüfung variieren je nach Größe und Anzahl der Geräte, liegen aber typischerweise zwischen 200 und 500 Euro pro Jahr. Auch diese Kosten können als Betriebskosten umgelegt werden, sofern der Spielplatz allen Mieter:innen zur Verfügung steht.
Außenanlagen wie Zäune, Tore oder Beleuchtung sollten ebenfalls regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüft werden. Hier gibt es keine festen gesetzlichen Fristen, aber eine jährliche Sichtkontrolle ist empfehlenswert.
Tipp: Dokumentiere auch die Sichtkontrollen schriftlich. Ein einfaches Protokoll mit Datum und festgestellten Mängeln reicht aus und schützt dich im Schadensfall.
Lesetipp: Mehr über Spielplätze in der Vermietung erfährst du in unserem Artikel über Spielplätze.
Übersicht der wichtigsten Prüffristen
Hier findest du eine kompakte Übersicht der wichtigsten Wartungs- und Prüffristen für Vermieter:innen in Österreich:
Anlage/Bereich | Prüfintervall* | Durchführung durch* | Umlagefähig (Regelfall)* |
|---|---|---|---|
Thermenwartung | Jährlich | Fachbetrieb | Ja |
Rauchfangkehrer (Überprüfung) | Jährlich | Rauchfangkehrer | Ja |
Abgasmessung (Gasthermen) | 1-3 Jahre (je nach Gerät) | Rauchfangkehrer | Ja |
Elektroinstallationen | Alle 10-15 Jahre (empfohlen) | Konzessionierter Elektriker | Teilweise |
Blitzschutzanlage | Alle 3-4 Jahre | Fachbetrieb | Ja |
Rauchmelder | Jährlich | Selbst oder Fachbetrieb | Ja |
Aufzugsprüfung | Jährlich | Autorisierte Stelle | Ja |
Lüftungsanlagen (Wartung) | Jährlich | Fachbetrieb | Teilweise |
Lüftungskanäle (Reinigung) | Alle 3-5 Jahre | Spezialbetrieb | Nein |
Legionellenprüfung | Alle 3 Jahre (bei Pflicht) | Speziallabor | Ja |
Spielplatzprüfung | Jährlich | Zertifizierter Prüfer | Ja |
*Hinweis zur obigen Tabelle: Die Umlagefähigkeit kann je nach Einzelfall stark variieren. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rücksprache mit einem Steuerberater oder Rechtsexperten.
Organisation und Dokumentation
Die Vielzahl an Wartungs- und Prüffristen kann schnell unübersichtlich werden, besonders wenn du mehrere Immobilien verwaltest. Eine strukturierte Organisation und sorgfältige Dokumentation sind deshalb unverzichtbar. Sie helfen dir nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern schützen dich auch rechtlich.
Wartungsverträge und Terminplanung
Wartungsverträge mit Fachbetrieben sind die einfachste Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle notwendigen Wartungen rechtzeitig durchgeführt werden. Bei einem Wartungsvertrag kümmert sich der Dienstleister automatisch um die Terminplanung und erinnert dich an fällige Prüfungen. Das nimmt dir viel organisatorischen Aufwand ab.
Für Heizungsanlagen, Aufzüge und Lüftungsanlagen sind Wartungsverträge besonders sinnvoll. Die meisten Fachbetriebe bieten Pauschalpreise an, die oft günstiger sind als Einzelbeauftragungen. Zudem hast du einen festen Ansprechpartner, der deine Anlagen kennt und bei Problemen schnell reagieren kann. Beachte bei Vollwartungsverträgen die in i.d.R. nur anteilige Umlagefähigkeit auf die Betriebskosten.
Auch ohne Wartungsverträge solltest du ein System zur Terminplanung haben. Eine einfache Tabelle oder ein digitaler Kalender, in dem alle fälligen Wartungen und Prüfungen eingetragen sind, reicht oft schon aus. Setze Erinnerungen mehrere Wochen im Voraus, damit du genug Zeit hast, Termine zu koordinieren und Handwerker zu beauftragen.
Bei größeren Immobilienportfolios lohnt sich der Einsatz spezialisierter Immobilienverwaltungssoftware. Diese Programme können automatisch an fällige Wartungen erinnern, Dokumente verwalten und Kosten erfassen. Das spart Zeit und reduziert das Risiko, dass wichtige Fristen übersehen werden.
Tipp: Lege für jede Immobilie einen eigenen Ordner an, in dem alle Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Verträge aufbewahrt werden. Das erleichtert die Übersicht und den Zugriff bei Bedarf.
Pflichtdokumentation für Vermieter
Die Dokumentation aller durchgeführten Wartungen und Prüfungen ist nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern oft auch gesetzlich vorgeschrieben. Viele Prüfprotokolle müssen über mehrere Jahre aufbewahrt werden und bei Kontrollen durch Behörden oder im Schadensfall vorgelegt werden können.
Zu den wichtigsten Dokumenten gehören Wartungsprotokolle der Heizungsanlagen, Prüfberichte des Rauchfangkehrers, Aufzugsprüfprotokolle, Elektroprüfberichte, Legionellenprüfungen und Spielplatzprüfberichte. Diese Dokumente sollten mindestens fünf Jahre, besser zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Im Schadensfall bist du als Vermieter:in in der Beweispflicht. Wenn beispielsweise ein Unfall passiert und dir vorgeworfen wird, eine notwendige Wartung versäumt zu haben, musst du nachweisen können, dass alle Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Ohne entsprechende Dokumentation stehst du im Streitfall schlecht da.
Lesetipp: Wie du die Dokumentation ordnungesgemäß in einem Bauwerkshandbuch abwickelst, kannst du hier nachlesen.
Auch für die Betriebskostenabrechnung ist eine saubere Dokumentation wichtig. Deine Mieter:innen haben das Recht, die Abrechnung zu überprüfen und Belege einzusehen. Wenn du Wartungskosten umlegen möchtest, musst du entsprechende Rechnungen und Protokolle vorlegen können.
Digitale Dokumentation hat sich in der Praxis bewährt. Scanne alle wichtigen Dokumente ein und speichere sie in einer strukturierten Ordnerstruktur, idealerweise mit Cloud-Backup. So hast du von überall Zugriff auf deine Unterlagen und verlierst keine wichtigen Dokumente.
Wichtig: Informiere auch deine Mieter:innen über durchgeführte Wartungen. Ein kurzes Schreiben oder eine E-Mail nach größeren Wartungsarbeiten schafft Transparenz und zeigt, dass du dich um die Immobilie kümmerst.
Fazit
Wartungs- und Prüffristen mögen auf den ersten Blick wie eine lästige Pflicht erscheinen, sind aber ein wesentlicher Bestandteil verantwortungsvoller Immobilienverwaltung. Sie schützen nicht nur deine Mieter:innen vor Gefahren, sondern auch dich vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Eine defekte Heizung im Winter, ein nicht gewarteter Aufzug oder versäumte Rauchfangkehrungen können schnell zu teuren Problemen werden.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Organisation und Wartungsverträgen lassen sich die meisten Fristen gut managen. Investiere Zeit in eine strukturierte Dokumentation und nutze Erinnerungssysteme, um keine wichtigen Termine zu verpassen. Die Kosten für Wartungen sind in den meisten Fällen als Betriebskosten umlagefähig und amortisieren sich durch die Vermeidung von Folgeschäden.
Als Vermieter:in trägst du die Verantwortung für die Sicherheit und Funktionstüchtigkeit deiner Immobilie. Nimm diese Verantwortung ernst und sieh regelmäßige Wartungen nicht als Kostenfaktor, sondern als Investition in den langfristigen Werterhalt deiner Immobilie und die Zufriedenheit deiner Mieter:innen.
Häufig gestellte Fragen zu diesem Thema
Hier findest du alle Antworten auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.
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