Hausmeister und Hausbesorger in Österreich: Kosten, Rechte, Pflichten

Hausmeister, Hausbesorger oder Hausbetreuer? So ist die Rolle rechtlich einzuordnen

Wenn du über einen Hausmeister nachdenkst, stolperst du im österreichischen Kontext wie schon zuvor beschrieben schnell über Begriffe wie Hausbesorger oder Hausbetreuer. Im Alltag werden sie oft durcheinander verwendet, rechtlich gibt es aber Unterschiede, die für dich als Vermieter:in wichtig sind.

Hausbesorger ist ein Altfall, Hausbetreuer der heutige Standard

In vielen älteren Mietshäusern gibt es noch klassische Hausbesorgerdienstverhältnisse. Diese beruhen auf dem Hausbesorgergesetz und sind meist schon sehr lange bestehende Arbeitsverhältnisse. Neue Dienstverhältnisse werden heute in der Regel als Hausbetreuung geführt. Beides betrifft in erster Linie das Arbeitsrecht und die Entlohnung, du spürst dies aber auch bei den Betriebskosten.

Kurz gesagt:

Ein Hausbesorger ist ein angestellter Hausbetreuer mit besonderem rechtlichen Rahmen und meist sehr klar geregelter Aufgabenliste.

Ein moderner Hausmeister oder Hausbetreuer kann angestellt oder als externer Dienstleister tätig sein und wird oft flexibler eingesetzt.

Für dich zählt vor allem, was im Vertrag steht. Dort ist definiert, welche Arbeiten übernommen werden und wie die Abrechnung funktioniert.

Was ein Hausmeister nicht übernehmen sollte

Auch wenn ein Hausmeister viel entlasten kann, ist er kein Ersatz für Fachfirmen. Bestimmte Bereiche solltest du klar abgrenzen.

Typische Grenzen sind zum Beispiel:

• Keine eigenständigen Gas-, Elektro- oder Heizungsreparaturen ohne entsprechende Qualifikation

• Keine baurechtlich relevanten Veränderungen am Gebäude

• Keine eigenständige rechtliche Beratung deiner Mieter:innen

• Keine Entscheidung über Mietzinsminderungen oder formale Mängelanerkennung

Der Hausmeister kann sehr wohl Mängel aufnehmen, Fotos machen, Zustände dokumentieren und dir berichten. Die Entscheidung, wie du rechtlich und vertraglich reagierst, bleibt aber bei dir.

Tipp: Lege in einem einfachen Leistungsprofil fest, was dein Hausmeister konkret macht und was nicht. Das hilft dir bei der Steuerung und verhindert falsche Erwartungen bei Mieter:innen.

Nähe zu den Mieter:innen, aber keine „Nebenverwaltung“

Ein guter Hausmeister ist oft die erste Ansprechperson im Haus. Genau das ist ein großer Vorteil, kann aber auch heikel werden, wenn die Rolle unklar ist. Mieter:innen neigen dazu, Probleme direkt beim Hausmeister „abzuladen“, auch wenn er nicht zuständig ist.

Du solltest klar kommunizieren, wofür der Hausmeister da ist.

Zum Beispiel für:

• Meldung von Schäden und Störungen

• Aufsperrdienste nach Vereinbarung

• Kontrolle von Handwerkern vor Ort

• Unterstützung bei Übergaben und Ablesungen

Nicht seine Aufgabe ist es, Zusagen zu machen, die rechtliche oder finanzielle Folgen haben, etwa „die Miete wird sicher gesenkt“ oder „das wird in jedem Fall repariert“.

Wichtig ist, dass dein Hausmeister weiß, welche Anliegen er einfach aufnimmt und an dich weiterleitet und bei welchen Themen er direkt handeln darf.

Hausmeister und Betriebskostenabrechnung in Österreich: Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Spannend wird es immer dann, wenn Hausmeisterkosten in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler. Oft nicht aus böser Absicht, sondern weil Verträge unklar sind oder Positionen vermischt werden. Für dich als Vermieter:in ist es wichtig, hier sauber zu arbeiten, damit du später nicht über Rückforderungen oder Streit mit Mieter:innen stolperst.

Wo es in der Praxis häufig hakt

Die häufigsten Stolpersteine sind immer wieder die gleichen.

1. Unterschiedliche Leistungen werden in einer Sammelposition zusammengefasst. Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege und Hausbetreuung stehen dann gemeinsam auf einer Rechnung. Das macht es schwer nachvollziehbar, welcher Teil wirklich als umlagefähige Betriebskosten gilt und welcher eher in Richtung Erhaltung oder Verwaltung geht.

2. Es fehlen klare Vereinbarungen darüber, welche Leistungen der Hausmeister laufend übernimmt und welche gesondert verrechnet werden. Wenn der oder die Hausmeister:in zum Beispiel plötzlich regelmäßig kleine Sanierungen mitmacht, kann der Anteil an nicht umlagefähigen Kosten steigen, ohne dass du es merkst.

3. Altverträge oder alte Strukturen werden einfach weitergeführt, obwohl sie nicht mehr zu deiner aktuellen Nutzungssituation passen. Vielleicht hat der vorherige Eigentümer Leistungen beauftragt, die niemand mehr braucht, du aber weiter bezahlst und in der Abrechnung durchziehst.

Wichtig: Je unklarer die Struktur deiner Hausmeisterkosten ist, desto angreifbarer wird deine Betriebskostenabrechnung. Transparenz schützt dich und schafft Vertrauen.

Was du in der Abrechnung klar trennen solltest

Ein guter Ausgangspunkt ist, deine Hausmeisterleistungen in zwei Gruppen zu denken.

Erste Gruppe

Die erste Gruppe umfasst laufende Leistungen, die du recht gut als Betriebskosten weiterverrechnen kannst. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige Kontrollgänge im Haus, laufende Erhaltungsarbeiten im Sinn von Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands, einfache Reinigungsarbeiten in Allgemeinflächen, Unterstützung bei Müllmanagement oder die Koordination von Winterdienst und Reinigung.

Zweite Gruppe

Diese betrifft Tätigkeiten, die eher in Richtung Erneuerung, Verbesserung oder Verwaltung gehen. Wenn dein Hausmeister etwa bei einer umfassenden Sanierung mithilft, größere Baumaßnahmen begleitet oder regelmäßig Aufgaben übernimmt, die eher in das Gebiet der Hausverwaltung fallen, solltest du diese Kosten gesondert führen. Sie gehören in der Regel nicht in die laufende Betriebskostenabrechnung.

Eine klare Gliederung im Vertrag und in den Rechnungen macht es dir leichter, diese Trennung auch tatsächlich vorzunehmen.

Tipp: Bitte deinen Hausmeisterdienst oder deine Hausbetreuungsfirma, die Rechnungen mit klaren Leistungszeilen zu versehen. Begriffe wie „allgemeine Betreuung“ oder „Diverse Arbeiten“ sind auf Dauer ein Risiko.

Belege und Dokumentation

Spätestens wenn eine Mieter:in Einsicht in die Belege verlangt, zeigt sich, wie gut deine Struktur funktioniert. Du solltest jederzeit nachweisen können, welche Leistungen du bezahlt hast und wie sich die Beträge zusammensetzen.

Dazu gehört, dass…

• der Vertrag mit dem Hausmeister oder der Hausbetreuung leicht auffindbar ist

• die Rechnungen verständliche Leistungsbeschreibungen enthalten

• die Zuordnung zu den Betriebskostenpositionen nachvollziehbar ist

Im Idealfall erkennst du aus Vertrag und Rechnungen bereits auf den ersten Blick, welche Anteile als Betriebskosten weiterverrechnet werden und welche du selbst tragen musst.

Wenn du merkst, dass sich über die Jahre vieles „eingeschliffen“ hat, lohnt sich eine kleine Bestandsaufnahme. Oft genügt schon ein Gespräch mit der Hausbetreuung und eine Anpassung der Beschreibung, damit deine Abrechnung deutlich klarer wird.

Kommunikation mit deinen Mieter:innen

Viele Konflikte rund um Hausmeisterkosten entstehen, weil niemand so genau weiß, was der oder die Hausmeister:in eigentlich macht. Wenn auf der Abrechnung ein größerer Betrag für „Hausbetreuung“ steht, aber im Alltag niemand eine Person vor Ort wahrnimmt, ist Ärger vorprogrammiert.

Du kannst hier gut vorbeugen, indem du…

• deinen Mieter:innen bei Einzug kurz erklärst, welche Aufgaben der Hausmeister übernimmt

• einen Aushang im Haus machst, wo Name und Erreichbarkeit ersichtlich sind

• bei Änderungen im Leistungsumfang kurz informierst

Wenn Mieter:innen verstehen, was im Hintergrund erledigt wird, steigt die Akzeptanz für die entsprechenden Betriebskosten deutlich.

Tipp: Ein einfaches Infoblatt „Was macht unser Hausmeister eigentlich?“ wirkt oft Wunder und kostet dich kaum Aufwand.

Brauche ich für mein Haus überhaupt einen Hausmeister

Nicht jedes Haus braucht automatisch einen Hausmeister oder eine eigene Hausbetreuung. Für manche kleine Objekte reicht eine gute Struktur mit externen Dienstleister:innen, bei anderen ist eine zentrale Ansprechperson vor Ort fast unverzichtbar. Die Entscheidung hängt weniger vom Bauchgefühl ab, sondern von ein paar klaren Faktoren.

1. Objektgröße und Anzahl der Einheiten

Je mehr Parteien im Haus wohnen, desto eher lohnt sich ein Hausmeistermodell.

• Kleine Objekte mit zwei bis vier Einheiten: Hier reicht oft eine Kombination aus externer Reinigung, Winterdienst und einem Handwerker deines Vertrauens. Ein formalisierter Hausmeisterdienst wäre in vielen Fällen überdimensioniert.

• Mittlere Häuser mit fünf bis zehn Einheiten: Ab dieser Größenordnung entstehen deutlich mehr Alltagsfragen, kleine Mängel und Koordinationsthemen. Ein kleines Stundenkontingent bei einer Hausbetreuungsfirma oder ein flexibler Hausmeistervertrag kann hier viel Druck von dir nehmen.

• Größere Mehrparteienhäuser: Wenn viele Mieter:innen im Haus leben oder mehrere Stiegenhäuser vorhanden sind, ist eine zentrale Ansprechperson fast immer sinnvoll. Ohne Hausmeister laufen Beschwerden schnell bei dir oder der Hausverwaltung auf und der Aufwand steigt.

2. Entfernung zu deinem Objekt und deine eigene Zeit

Wenn du im selben Haus wohnst oder um die Ecke, ist es relativ leicht, selbst regelmäßig nach dem Rechten zu sehen. Sobald du weiter weg bist oder mehrere Objekte hast, wird das schwieriger.

Stell dir zwei Fragen:

• Wie oft schaust du realistisch selbst im Haus vorbei

• Wie viel Zeit möchtest du wirklich in Organisation, Kontrolle und Koordination stecken

Wenn du merkst, dass du ständig „nebenbei“ Kleinzeug organisierst oder dich innerlich davor drückst, ins Haus zu fahren, ist das ein guter Hinweis darauf, dass ein Hausmeister oder eine Hausbetreuung Sinn macht.

Tipp: Tracke einmal einen Monat lang grob deine Zeit für das Haus. Wenn du überrascht bist, wie viel zusammenkommt, ist ein kleines Hausbetreuungsmodell oft günstiger als gedacht.

3. Technische Ausstattung und Risikoprofil

Nicht jedes Gebäude ist gleich komplex. Ein einfaches Zinshaus ohne Lift, ohne Tiefgarage und ohne besondere Haustechnik verursacht weniger laufenden Betreuungsaufwand als ein modernes Objekt mit Aufzug, Sprechanlage, Außenflächen und sensibler Haustechnik.

Typische Risikofaktoren sind zum Beispiel…

• Aufzug und andere überwachungspflichtige Anlagen

• Tiefgarage oder größere Außenflächen

• häufige Fremdfirmen vor Ort, etwa bei Gewerbenutzung

• viele Allgemeinbereiche, die gepflegt und kontrolliert werden müssen

Je technischer dein Objekt ist, desto wichtiger wird eine Person, die regelmäßig hinschaut, Störungen früh erkennt und die richtigen Schritte einleitet.

4. Mieterstruktur und Konfliktpotenzial

Ein Haus mit langjährigen, ruhigen Mietverhältnissen funktioniert oft mit wenig Betreuung. Wenn du eine hohe Fluktuation hast, viele Studierende, WGs oder eine gemischte Nutzung, steigt der Koordinationsaufwand.

Ein Hausmeister kann hier…

• beim Ein und Auszug unterstützen

• auf Hausordnung und Ruhezeiten achten

• kleinere Konflikte früh entschärfen

Gerade bei Vermietung an Studierende oder in sehr lebendigen Lagen kann eine sichtbare Ansprechperson im Haus das Klima deutlich verbessern.

5. Kosten und Nutzen ins Verhältnis setzen

Am Ende ist es eine wirtschaftliche Entscheidung. Du kannst dir grob drei Szenarien vorstellen.

• Du machst alles selbst: Geringe direkte Kosten, aber ein hoher Zeitaufwand und mehr Stress. Passt, wenn du nur sehr wenige Einheiten hast oder gerne selbst „Hand anlegst“.

• Du arbeitest mit einem schlanken Hausbetreuungsmodell: Fixes Grundpaket mit klaren Leistungen und überschaubarem Stundenkontingent. Für viele private Vermieter:innen der beste Mittelweg zwischen eigenem Einsatz und professioneller Unterstützung.

• Du hast eine umfangreiche Hausbetreuung: Eher relevant bei größeren Häusern oder gemischter Nutzung. Du zahlst mehr, verschiebst aber einen großen Teil des operativen Alltags von dir weg.

Sobald du mehrere Objekte besitzt oder eine Immobilie verwaltest, die mehr als nur ein klassisches Zinshaus mit wenigen Parteien ist, lohnt sich eine strukturierte Hausbetreuung in vielen Fällen. Wichtig ist, dass du bewusst entscheidest, statt „irgendwie“ in ein Modell hineinzurutschen.

Ein Hausmeister oder eine Hausbetreuung kann für dich als Vermieter:in ein echter Hebel sein. Du entlastest dich im Alltag, erhöhst die Qualität im Haus und sorgst dafür, dass Schäden früher erkannt werden. Gleichzeitig ist das Thema rechtlich und wirtschaftlich nicht trivial. Es geht nicht nur darum, wer das Stiegenhaus wischt, sondern auch um Arbeitsrecht, Betriebskosten und Pflichten im Rahmen des MRG.