Vermietung
Was machen Hausverwaltungen? Aufgaben und Pflichten einfach erklärt
Du überlegst, eine Hausverwaltung zu beauftragen? Wir zeigen dir, was ein Hausverwalter macht, wofür er verantwortlich ist und worauf du achten musst.
Überblick über die Hausverwaltung für Vermieter
Als Vermieter Immobilie stehst du früher oder später vor der Herausforderung, die vielen administrativen, technischen und kaufmännischen Aufgaben rund um deine Immobilie effizient, professionell und rechtssicher zu organisieren. Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt diese Aufgaben in deinem Auftrag. Doch was genau bedeutet das für dich als Eigentümer und Vermieter? Welche Pflichten kannst du übertragen, welche Verantwortung bleibt bei dir und wie schützt du dich auch rechtlich?
Was leistet die Hausverwaltung?
Die Hausverwaltung fungiert als ein Dienstleister und vertritt deine wirtschaftlichen, rechtlichen und organisatorischen Interessen rund um die Vermietung der Immobilie. Typische Aufgaben sind:
Technische Verwaltung: Planung und Überwachung von Instandhaltungen, Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, regelmäßige Objektbegehungen zur Schadenserhebung.
Kaufmännische Verwaltung: Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, Verwaltung der Rücklagen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Mahnwesen bei Mietrückständen.
Vertragliche Verwaltung: Abschluss, Verwaltung und Kündigung von Mietverträgen, Durchführung von Wohnungsübergaben und -abnahmen.
Kommunikation: Ansprechpartner für Mieter, Eigentümer und Dienstleister, Bearbeitung von Beschwerden sowie Verwaltungsschriftverkehr.
Der Umfang der Leistungen richtet sich dabei nach Art des Objekts (und den vertraglichen Vereinbarungen.
Besonderheiten bei Eigentumswohnungen (WEG-Verwaltung)
Bist du Eigentümer einer Wohnung in einem pazifizierten Mehrparteienhaus, gilt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Die Verwaltung vertritt die gemeinschaftlichen Interessen der Eigentümergemeinschaft und ist an klare gesetzliche Pflichten gebunden. Dazu gehören unter anderem:
Organisation der laufenden Instandhaltung und Sanierungen (Fensteraustausch, Dachreparaturen, Außenanlagenpflege).
Erstellung der Betriebskostenabrechnungen und Verwaltung der Rücklagen.
Informationspflichten wie transparente Kontoführung und regelmäßige Berichte zu geplanten Maßnahmen.
Durchführung von Eigentümerversammlungen mindestens alle zwei Jahre.
Als Wohnungseigentümer hast du natürlich ein Mitspracherecht bei wichtigen Entscheidungen, etwa baulichen Maßnahmen oder der Bestellung der Verwaltung.
Aufgaben bei Zinshäusern und vermieteten Wohnungen
Die Verwaltung ist nicht einheitlich geregelt, sondern basiert weitgehend auf einem individuellen Verwaltungsvertrag. Das heißt, du vereinbarst vertraglich, welche Aufgaben die Hausverwaltung für dich übernimmt. Typische Leistungen umfassen:
Kontrolle des Zustandes der Immobilie
Abwicklung der Mietverträge inklusive Kautionsverwaltung.
Neuvermietung, Leerstandsmanagement und Wohnungsübergaben.
Hauptmietzinsabrechnung sowie Jahresabrechnung
Mietzahlungen verbuchen mit Kontrolle der Zahlungseingänge und Mahnwesen sowie Inkasso.
Erstellung und Versand der Betriebskostenabrechnungen gemäß Mietrecht.
Technisches Gebäudemanagement mit Reparaturkoordination.
Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen
Management von Hausbesorgern
Führung von Schlichtungs- und Gerichtsverfahren ohne Rechtsanwaltspflicht
Wichtig: Nicht alle Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Je nach Mietrechtslage (Altbau, Voll- oder Teilanwendung des MRG) gelten unterschiedliche Regeln, insbesondere zur Umlage von Betriebskosten und Instandhaltungskosten.
Rechtliche Grundlagen und Verantwortung
Für Vermieter ist es entscheidend, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und die Aufgaben klar zwischen Hausverwaltung, Vermieter und Mieter abzugrenzen.
Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Regelt klar die Pflichten bei Eigentumswohnungen mit mehreren Parteien.
Mietrechtsgesetz (MRG): Wichtig bei vermieteten Objekten, speziell Altbauten.
Die Hausverwaltung vertritt mehrheitlich deine Interessen gegenüber Mietern, Dienstleistern und Behörden. Typische Aufgaben, die Du übertragen kannst, sind Mietvertragsverwaltung, Beauftragung von Reparaturen, Betriebskostenabrechnung und Kommunikation mit Mietern.
Dennoch bleibt die Letztverantwortung beim Vermieter. Du musst die Verwaltung kontrollieren, Abrechnungen prüfen, über bauliche Maßnahmen entscheiden und rechtssichere Kündigungen oder Mieterhöhungen sicherstellen. Eine enge Abstimmung mit der Verwaltung, besonders bei rechtlich sensiblen Themen, minimiert Risiken und sollte unbedingt erfolgen.
Abgrenzung gegenüber dem Mieter
Deine Mieter haben Anspruch auf eine mängelfreie Wohnung und ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnungen. Nicht jeder Schaden fällt automatisch in den Verantwortungsbereich des Vermieters oder der Verwaltung. In der nachfolgenden Tabelle sieht du einer Gegenüberstellung von Aufgaben an denen du dich orientieren kannst, wer zuständig ist.
Klare Regelungen im Mietvertrag helfen hier, Missverständnisse zu vermeiden. Dies solltest du bei der Erstellung von Mietverträgen beachten.
Lesetipp: Mietvertrag richtig aufsetzen
Was tun, wenn die Hausverwaltung ihre Pflichten verletzt?
Erfüllt die Verwaltung ihre Aufgaben nicht, etwa bei ausbleibenden Reparaturen oder fehlerhaften Abrechnungen, kannst du den Vertrag kündigen. Die Kündigung sollte gut dokumentiert sein und erfolgt meist zum Ende der Abrechnungsperiode mit einer Frist von rund drei Monaten. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Zustimmung der Mehrheit erforderlich. In Fällen grober Pflichtverletzung kann die Kündigung auch außerordentlich möglich sein, dann ist rechtlicher Beistand ratsam.
Kosten der Hausverwaltung
Die Verwaltungskosten variieren je nach Leistungsumfang, Objektgröße und Region:
Für Eigentumsobjekte liegen die Kosten meist bei 3,50 bis 5,50 Euro pro m² Nutzfläche pro Jahr (ohne USt).
Bei Mietobjekten nach MRG beträgt der Höchstsatz derzeit ca. 4,47 Euro/m² jährlich.
Diese Gebühren decken Basisleistungen wie Abrechnung, Korrespondenz, Objektkontrolle und Reparaturkoordination ab. Sonderleistungen (juristische Beratung, Sanierungsbegleitung) werden oft separat berechnet. Achte genau auf eine Regelung des Honoraras.
Umlagefähigkeit von Kosten auf Mieter
Wichtig ist, dass die rechtlichen Grenzen der Umlagefähigkeit eingehalten werden:
Umlagefähig sind Betriebskosten (z. B. Wasser, Müll, Beleuchtung), Verwaltungskosten bis zu einem gesetzlich festgelegten Höchstsatz sowie Versicherungen.
Nicht umlagefähig sind Rücklagenbildung, Instandhaltungs- und Sanierungskosten sowie Verwaltungskosten über dem Höchstsatz.
Eine klare und transparente Abrechnung verhindert Streitigkeiten und sorgt für Rechtssicherheit.
Wirtschaftliche Aspekte einer Hausverwaltung
Obwohl eine Hausverwaltung Kosten verursacht, kann sie langfristig wirtschaftliche Vorteile bringen:
Zeitersparnis: Du musst dich nicht selbst um Abrechnungen, Reparaturen oder Mietanfragen kümmern, aber unter Umständen um deren Kontrolle.
Rechtssicherheit: Die Verwaltung kennt die gesetzlichen Vorgaben und reduziert dein Haftungsrisiko, schließt es aber nicht aus.
Werterhalt: Regelmäßige Wartung und professionelle Betreuung erhöhen den Marktwert deiner Immobilie. Achte dabei immer auf die Notwendigkeit der Investitionen.
Weniger Leerstand: Eine aktive Verwaltung kümmert sich um Neuvermietung und minimiert Mietausfälle, insofern du nicht einen eigenen Makler hast.
Die Verwaltungskosten machen oft einen nicht unnenneswerten Teil der Einnahmen aus, überlege daher als Vermieter eines Zinshauses oder einzelner Wohnungen genau, ob sich eine Hausverwaltung für dich tatsächlich lohnt.
Praktische Hinweise & Checkliste für Vermieter
Auch mit Hausverwaltung bleibst du als Vermieter in der Pflicht, die Leistungen zu überwachen und gegebenenfalls nachzuhaken. Die folgenden Liste unterstützt dich bei der Kontrolle der Tätigkeit deiner Hausverwaltung.
Bei wiederholten Mängeln oder einem Nachlässigen Umgang solltest du das Gespräch mit der Verwaltung suchen oder im Ernstfall einen Wechsel erwägen.
Fazit
Eine gute Hausverwaltung ist für dich als Vermieter unter Umständen eine praktische Entlastung, sowie auch ein Partner für die rechtliche, transparente und wirtschaftliche Immobilienbetreuung. Damit dies gelingt, musst du aber selbst informiert bleiben, klare Verträge abschließen und die Arbeit der Verwaltung laufend kontrollieren. Nur so stellst du sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, Kosten korrekt abgerechnet sind und Mängel schnell behoben werden. Auf diese Weise bewahrst du den Wert deiner Immobilie und sorgst für langfristigen Vermietungserfolg.
